Wenn Sie jemals in einem Büro gearbeitet haben, wissen Sie, dass Besprechungen das schwarze Schaf von Arbeitsaufgaben sind. Wir lieben es, sie zu hassen, und wir bemühen uns, sie für immer zu beseitigen, und dennoch haben wir sie immer wieder, bis wir uns fragen, warum wir so viel Zeit in ihnen verbringen.
Jeder hat seine Geheimnisse, wenn es darum geht, durch die knifflige Landschaft von Meetings zu navigieren (und einige sind besser als andere.)
Deshalb habe ich die Strategien für die Reduzierung Ihrer Besprechungslast (und Steigerung Ihrer Produktivität) von vier erfolgreichen Unternehmensleitern zusammengefasst. Wer weiß, vielleicht können Sie eine dieser Taktiken in Ihrem eigenen Büro ausprobieren!
1. Erstellen von Zeitfenstern ohne Besprechung
Dies ist der älteste und einfachste Trick in diesem Buch für alle, die Schwierigkeiten haben, Heads-down-Arbeiten zu planen.
Und es hat für Andrew Fingerman, CEO bei PhotoShelter, funktioniert:
„Seit etwas mehr als einem Jahr lehne ich es ab, vor Mittag Besprechungen abzuhalten. Die Auswirkungen auf meine Produktivität waren erstaunlich. Als jemand, der auch an ADHS leidet, habe ich festgestellt, dass der Morgen für eine Arbeit unerlässlich ist, die ein Höchstmaß an kritischem Denken erfordert. Wenn sich jemand am Morgen unbedingt mit mir treffen muss, lehne ich fast immer ab und frage stattdessen, ob wir am Nachmittag eine Zeit auswählen können. Die einzige Bedingung, auf die ich verzichten werde, ist, dass das Meeting perfekt zu meinen obersten Prioritäten passt. “
Bei The Muse verfolgen wir eine ähnliche Strategie, indem wir „Winning Wednesdays“ implementieren, bei dem von 9.00 bis 13.00 Uhr mittwochs niemand im Unternehmen Besprechungen planen darf.
"Die häufigsten Beschwerden waren, dass die Leute nicht genug konsequente Bedenkzeit hatten, weil Meetings so häufig unterbrochen wurden", sagt Toni Thompson, unser Vizepräsident für Menschen und Talente. „Es gibt ein paar Meetings, von denen mir die Leute gesagt haben, dass sie nicht aufhören können, aber wenn der Aufwand sogar 70% der unproduktiven Meetings einschränkt und diese durch viel Produktivität, Kreativität und Vernunft der Mitarbeiter ersetzt, lohnt es sich.“
2. Treffen nur an einem Tag in der Woche
Mattan Griffel ist Mitbegründer und CEO von One Month. Um seine eigenen Besprechungsprobleme zu lösen, beschloss er, dass er, anstatt bestimmte Zeiten zu blockieren, jeden Tag außer einem blockieren würde.
Im Gegensatz zum eigenen System der Muse trifft sich Griffel nur mittwochs: „Ich mache keine große Sache daraus. Wenn jemand am Dienstag nach einem Kaffee fragt, frage ich, ob der Mittwoch funktioniert. Wenn dieser Mittwoch ausgebucht ist, frage ich nach dem nächsten Mittwoch (manchmal muss ich zwei oder drei Mittwoche ausbuchen) “, heißt es in einem kürzlich erschienenen Forbes- Artikel. Überraschend einfach, oder?
Das Ergebnis, so stellte er fest, ist nicht nur ein enormer Zeitaufwand, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, sondern auch, dass „das Warten auf Mittwoch häufig die unwichtigen Besprechungen herausfiltert. Es wird Leute eliminieren, die etwas von Ihrer Zeit wollen, aber nicht bereit sind, darauf zu warten oder innerhalb Ihres Zeitplans zu arbeiten. Das ist großartig für mich, denn ich möchte mich sowieso nicht mit diesen Leuten treffen. “
3. Regelmäßiger Besuch des Kalenders
„Wir haben die Besprechungen regelmäßig vierteljährlich überprüft, um die Besprechungspläne bei Bedarf zu überarbeiten“, sagt Dinah Alobeid, Director of Communications bei Greenhouse. Dies bedeutet, dass jeder im Unternehmen in jedem Quartal auf seinen Kalender blickt und entscheidet, ob bestimmte Diskussionen auf einen anderen Kanal verschoben werden können.
Sie können dies ganz einfach mit Ihrem eigenen Zeitplan tun. Um einzugrenzen, welche Besprechungen stattfinden und welche nicht, schlägt Alobeid vor, den Zeitrahmen zu verkürzen: „Beginnen Sie mit 30-minütigen Besprechungen und reduzieren Sie diese nach Möglichkeit auf 20 Minuten. Das Gleiche gilt für 60 Minuten. Versuchen Sie es mit 45 Minuten. “Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie genauso viel in kürzerer Zeit erreichen können, wenn Sie nicht stattdessen eine E-Mail oder ein Google-Dokument verwenden.
Außerdem sagt sie: „Nehmen Sie sich am Montag Zeit, um herauszufinden, was Sie in dieser Woche erreichen möchten und welche Besprechungen stattfinden müssen, um die Arbeit zu erledigen und bestimmte Projekte voranzutreiben.“ Wenn diese nicht Ihren Prioritäten entsprechen, entfernen Sie sie Sie.
4. Besprechungslöschung durchführen
Alex Villa, Chief Operating Officer bei Healthify, geht noch einen Schritt weiter und organisiert in seinem Unternehmen eine „Meeting Purge“:
"Dies ist ein bestimmter Zeitpunkt, zu dem wir alle sechs bis neun Monate 100% der wiederkehrenden Besprechungen und Institutsregeln löschen, um sie wieder hinzuzufügen."
Was genau bedeutet es, ein Meeting für Villa und sein Team wieder in den Kalender aufzunehmen? „Bei einmaligen Besprechungen mit Kundenkontakt können Sie die Besprechung nach eigenem Ermessen behalten oder löschen. Die gelöschten Besprechungen können erst nach zwei Wochen wieder hinzugefügt werden. Nach diesen zwei Wochen können Sie die Besprechung nur wieder hinzufügen, wenn die Mehrheit der Teilnehmer proaktiv die Rückgabe der Besprechung beantragt (Lobbyarbeit für Ihre eigenen Besprechungen ist verboten!). “
Die Resonanz in seinem Unternehmen war unglaublich positiv, obwohl es eine so einschüchternde Bitte war: „Jeder liebt es und kann es kaum erwarten, alles zu löschen. Ohne das Problem anzuerkennen, beginnt die unangenehme Situation, dass niemand sagen will: "Dieses Treffen ist nicht nützlich, können wir es einfach absagen?" Letztendlich durchlaufen wir Zyklen optimaler Leistung, in denen die Mitarbeiter ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Zusammenarbeit und Zeit für ihre individuelle Arbeit finden. “
Obwohl es schwierig sein kann, alle Mitglieder Ihres Teams mit diesem Plan vertraut zu machen, lohnt es sich, Tests für kleinere Besprechungen durchzuführen. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über das Entfernen nicht dringender Check-ins für ein paar Wochen und prüfen Sie, ob dies Ihre Arbeit überhaupt beeinträchtigt.
Das Lösen der Überlastung von Besprechungen hängt wirklich von der Priorisierung Ihrer Arbeitslast ab, weshalb die oben genannten Strategien so effektiv sind.
