Wie oft gelang es Ihnen nicht, Ihre To-Do-Liste zu durchlaufen?
Und nein, einschließlich „Write to do list“ (Aufgabenliste schreiben), nur um sich selbst etwas zu geben, das Sie sofort abkreuzen können, zählt nicht als Gewinn.
Natürlich ist es nicht immer deine Schuld - jede Feuerwehrübung, die auftaucht, macht deine Liste immer länger.
"Wir sind einfach zu sehr damit beschäftigt, unser Leben durchzuarbeiten und zu versuchen, die Bälle in der Luft und über Wasser zu halten. Gibt es einen besseren Weg, dies zu tun?", Sagt Maura Thomas, Gründerin von RegainYourTime.com und Autorin von Personal Produktivitätsgeheimnisse .
Es stellt sich heraus, dass es so ist - wenn Sie Dwight D. Eisenhower einen Tipp geben.
Die von Stephen Covey beliebte Eisenhower-Matrix basiert auf den Produktivitätsprinzipien des früheren Präsidenten und hilft Ihnen, Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren, damit Sie entscheiden können, wo Sie Ihre Energie konzentrieren möchten.
Indem Sie Ihre Aufgaben in eine von vier klar definierten Kategorien einteilen, werden Sie von der Eisenhower-Matrix gezwungen, zu bewerten, was Ihrer Zeit wirklich wert ist - und was delegiert oder sogar gänzlich vernachlässigt werden kann.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für die Arten von Aktivitäten, die in die einzelnen Kategorien fallen. Sehen Sie, wie Sie Ihre To-Do-Liste aufteilen würden. Befolgen Sie dann die Anweisungen von Thomas, wie Sie die einzelnen Typen angehen, um in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.
Kategorie 1: Wichtig und dringend
Ihre Assistentin gibt ihr Bescheid - und ihr letzter Tag ist morgen. Eine eilige Kundenanfrage wirft einen Schraubenschlüssel in ein Projekt, das reibungslos lief. Diese Aufgaben gelten als Krise oder haben kritische Fristen, die Sie einhalten müssen.
Wie man sie angeht
Da Sie nicht vorhersagen können, wann Krisen auftauchen, gehen Sie davon aus, dass sie eintreten werden, und lassen Sie in Ihrem Zeitplan Platz für sie.
"Die meisten Leute überplanen sich selbst, aber wenn etwas schief geht, fallen alle Ihre Pläne wie Dominosteine", sagt Thomas. Die Lösung? Füllen Sie nicht mehr als 60% Ihrer produktiven Zeit aus.
Wenn Sie beispielsweise von 8.00 bis 18.00 Uhr arbeiten, lassen Sie in Ihrem Kalender etwa vier Stunden frei, um Notfälle zu berücksichtigen. Wenn es an diesem Tag keine Notfälle gibt, haben Sie Glück und können mit den Aufgaben des nächsten Tages weitermachen.
Kategorie 2: Wichtig, aber nicht dringend
Planen Sie ein Networking-Mittagessen mit einem Personalchef. Machen Sie sich bereit für die Planung Ihres Familienurlaubs. Brainstorming langfristiger Ziele für Ihr Team. Diese Aufgaben beeinflussen Ihre Gesamtziele, haben aber nicht unbedingt eine brennende Frist.
Wie man sie angeht
Bei den meisten dieser Aufgaben handelt es sich eher um große Projekte als um tägliche Aufgaben. Teilen Sie sie daher in mundgerechte Fristen ein, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sagt Thomas.
Bestimmen Sie für alle Elemente, die Sie nicht auflösen können, eine festgelegte Zeitspanne, in der Sie an ihnen arbeiten können, die sich für Sie kurz anfühlt, damit die Aufgabe selbst weniger überwältigend wirkt.
Thomas schlägt außerdem vor, nur drei wichtige, aber nicht dringende Aufgaben in Ihre tägliche To-Do-Liste aufzunehmen, damit Sie Zeit für E-Mails, Besprechungen und Krisen haben - und wann immer möglich, an ihnen zu den Tageszeiten zu arbeiten, an denen Sie sich am stärksten erregt fühlen.
Kategorie 3: Nicht wichtig, aber dringend
E-Mails, Telefonanrufe, Fragen von Mitarbeitern - diese Dinge müssen Sie sofort ansprechen, auch wenn sie Ihnen bei Ihren größeren Zielen nicht helfen.
Wie man sie angeht
"Der einfachste Weg, Ihre Ablenkungen zu kontrollieren, besteht darin, Ihre Technologie zu kontrollieren", sagt Thomas.
Überprüfen Sie Ihre E-Mails zunächst nur ein paar Mal am Tag, beispielsweise alle drei Stunden, oder nachdem Sie eine wichtigere Aufgabe erledigt haben. Um sicherzustellen, dass Sie dabei bleiben, beenden Sie Ihre E-Mail vollständig, damit Sie nicht versucht sind, Warnungen zu überprüfen.
Das Gleiche gilt für Ihr Telefon: Stellen Sie es ganz zum Schweigen - und verstauen Sie es dann in einer Schublade oder verdeckt auf Ihrem Schreibtisch, damit Sie die Warnungen nicht sehen.
Und wenn Sie zu viele Anrufe oder Anfragen von Kollegen außerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitraums erhalten, schließen Sie einfach Ihre Bürotür, setzen Sie Kopfhörer auf oder setzen Sie ein Schild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ auf Ihre Stuhl oder Kabinenwand.
Kategorie 4: Nicht wichtig und nicht dringend
Ob es darum geht, Spesenabrechnungen zu erstellen, Verträge zu erstellen oder Papiere einzureichen: „Diese Aufgaben werden keine großen Auswirkungen auf unsere Arbeit haben, wenn wir sie erst einmal erledigen, aber sie verschwinden nicht“, sagt Thomas.
Wie man sie angeht
Lagern Sie so viele dieser Aufgaben wie möglich aus, indem Sie sie an einen Nachwuchsmitarbeiter oder für persönliche Aufgaben an einen virtuellen Assistenten delegieren, schlägt Thomas vor.
Selbst wenn Sie für fremde Hilfe bezahlen müssen, könnten die Stunden, die Sie zurückgewinnen, um ein wichtigeres Ziel zu erreichen - wie zum Beispiel den nächsten großen Karriereschritt - Ihnen helfen, langfristig finanziell voranzukommen.
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