Wie bei vielen anderen Fachleuten verbringen Sie wahrscheinlich mehrere Stunden pro Woche damit, Aufgaben an andere Personen zu senden, in der Hoffnung, dass sie durch eine kurze Nachricht dazu inspiriert werden, die Aufgabe zu erledigen. Aber machen all diese E-Mails die Menschen wirklich produktiver? Wie Sie wahrscheinlich aus dem Senden von Folge-E-Mails (an Folge-E-Mails) gelernt haben, lautet die Antwort meistens "Nein".
Es könnte an der Zeit sein, ein bisschen altmodisch zu werden.
Randy Gardner, ein Gelehrter an der Sam Houston State University, führte eine Studie durch, in der er feststellte, dass das Senden einer personalisierten Haftnotiz mit einer Anfrage tatsächlich die todsicherste Möglichkeit ist, jemanden dazu zu bringen, eine Aufgabe schneller zu erledigen.
Warum ist das? Der Autor Kevin Hogan von Harvard Business Review hat einige Ideen. In erster Linie fühlt sich ein Haftnotiz aufdringlich und chaotisch an - daher möchten die Leute sie so schnell wie möglich entfernen. Und die Etikette für Haftnotizen besagt, dass Sie sie erst entfernen können, wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben. Zweitens kann die personalisierte Note des Empfangs einer „speziellen Anfrage“ jemanden dazu bringen, eine Aufgabe so zu erledigen, wie er es nicht tun würde, wenn sie nur per E-Mail gesendet würde.
Nachdem ich all diese Wissenschaft gelesen hatte, entschloss ich mich, dies in meinem (ahnungslosen) Praktikanten selbst auszuprobieren. Während ich mit meinem kleinen Experiment nicht so wissenschaftlich war wie Gardner, bemerkte ich definitiv einen Unterschied in der Arbeit meiner Praktikantin während der Versuchswoche - sie erledigte nicht nur Aufgaben schneller, sondern stellte auch weitere Fragen, wenn sie etwas nicht verstand.
Außerdem bemerkte ich, dass viele ihrer Anfragen mit „Du hast auf den Notizzettel geschrieben, dass…“ begannen, was bedeutete, dass sie jedes Wort las und versuchte, es zu entziffern, was nicht immer der Fall ist, wenn jemand eine Nachricht erhält E-Mail-Anfrage. Wenn ich raten müsste, würde ich sagen, dass dies alles daran liegt, wie sich die persönliche Handschrift im Jahr 2015 anfühlt. Sie wissen, dass wir heutzutage 99% unserer Informationen über einen blinkenden Bildschirm erhalten.
Wenn Sie also das nächste Mal frustriert sind, dass ein Kollege etwas nicht erledigt, hinterlassen Sie eine Notiz auf seinem Schreibtisch. Es ist wahrscheinlicher, dass Ihre Nachricht gesehen wird (da sie nicht in einem Meer von E-Mails schwimmt) und von der Liste gestrichen wird. Fügen Sie einfach ein „Danke“ oder ein Smiley-Gesicht hinzu, damit es als Aufforderung und nicht als passiv-aggressiv wahrgenommen wird.
Ein weiteres Plus, wenn man den Notizzettel nimmt? Es gibt so viele lustige Farben und Designs zur Auswahl. Wer sucht nicht gerne hübsche Bürobedarfsartikel aus?
