Der Zustrom von Smartphones am Arbeitsplatz war erstaunlich: Mit der Möglichkeit, rund um die Uhr E-Mails zu versenden, im Internet zu surfen und Text zu senden, können wir unsere Arbeit buchstäblich zu jeder Zeit und an jedem Ort erledigen. Auf einem Touchscreen gebunden zu sein, kann aber auch gegen uns wirken. Einerseits sind wir unendlich erreichbar, und andererseits ist es einfach, diejenigen zu ignorieren, die sich in unserer realen Gegenwart befinden.
Wie bleiben Sie gleichzeitig in Verbindung und professionell? Hier finden Sie moderne Methoden für die häufigsten Smartphone-Situationen.
1. Ist es in Ordnung, mein Smartphone während eines Meetings fernzuhalten?
Kommt darauf an. Wenn Sie damit Informationen abrufen, die für die Diskussion relevant sind, halten Sie sie fern - erklären Sie einfach, was Sie tun. Wenn es sich um eine interne Besprechung handelt und Sie einen wichtigen Anruf von einem Kunden erwarten, lassen Sie Ihr Telefon vibrieren und treten Sie von der Besprechung zurück, wenn Sie den Anruf entgegennehmen. Wenn Sie jedoch an einer Besprechung mit einem Kunden teilnehmen oder an einer internen Besprechung, bei der Sie keinen Anruf erwarten, legen Sie Ihr Telefon beiseite und überprüfen Sie es erst, nachdem die Besprechung beendet ist.
2.
Ihre Körpersprache spricht so laut wie Ihre Stimme zu Ihren Mitmenschen. Wenn Sie sich auf etwas anderes als die Person konzentrieren, die spricht, projizieren Sie ein unprofessionelles und abgelenktes Bild. Auch wenn Ihr Telefon nicht klingelt, zeigt ein Blick nach unten und das leise Ausklopfen einer Nachricht, wie das aktuelle Meeting auf Ihrer Prioritätenliste steht.
3. Kann ich mit meinem Telefon Notizen machen, ohne anstößig zu sein?
Ja, aber machen Sie sich den Zweck Ihrer Handlungen klar, bevor Sie beginnen. Sie können sagen: "Ich mache mir ein paar Notizen, während wir uns unterhalten, um sicherzustellen, dass ich Ihre wichtigsten Punkte festhalte." Bleiben Sie an der Besprechung beteiligt (schauen Sie nicht auf den gerade eingegangenen Text, wie diskret Sie sich auch fühlen) und achten Sie darauf, gelegentlich nachzuschauen und Augenkontakt herzustellen, damit jeder weiß, dass Sie wirklich mit ihnen zusammen sind.
4. Wie sage ich meinem Manager, er soll das Telefon verstauen und einschalten?
Es gibt keine einfache Möglichkeit, Ihren Chef wegen schlechter Manieren zu tadeln, aber Sie können Ihren Standpunkt auf subtile Weise klarstellen, wenn Sie sich in einem Einzelgespräch befinden. Schlagen Sie eine Neuplanung vor, wenn Ihr Manager in einem Smartphone vergraben ist, indem Sie fragen: „Sie scheinen ziemlich beschäftigt zu sein, sollten wir unser Meeting verschieben?“ Sie können dieses Problem auch umgehen, indem Sie die Meetings so schnell und präzise wie möglich halten. Wenn Ihr Chef jedoch während eines Kundentreffens eine SMS sendet, müssen Sie möglicherweise (sorgfältig) darauf hinweisen, dass Ihr Kunde mit der Ablenkung nicht zufrieden zu sein scheint.
5. Wie kann ich beim Essen mit einem Kunden diskret einen Anruf entgegennehmen?
Entschuldigung, das geht nicht. Auch wenn das Telefon auf Vibration eingestellt ist. Denken Sie darüber nach: Ist ein eingehender Anruf so wichtig, dass es sich lohnt, die Nachricht zu übermitteln, dass Ihr Kunde nicht Ihre oberste Priorität hat? Wenn Sie auf einen dringenden Anruf (z. B. aus dem Krankenhaus, weil ein Familienmitglied krank ist) oder Informationen warten, die für Ihr Meeting von Vorteil sind, sind dies natürlich Ausnahmen von der Regel Möglichkeit dieser Unterbrechungen im Voraus. Und jeder andere Grund kann einfach nicht gerechtfertigt werden.
6. Wie gehe ich mit einem Anruf von einem unpassenden Ort aus um (z. B. Flughafen, Mittagessen, Autofahren)?
Voicemail ist aus einem bestimmten Grund da. Es ist nichts Falsches daran, jemanden in fünf oder zehn Minuten zurückzurufen, wenn Sie nicht abgelenkt sind und besser hören und gehört werden können. Wenn Sie wissen, dass der Anruf sehr wichtig ist, nehmen Sie den Anruf entgegen und bitten Sie um einen Rückruf in ein paar Minuten, wenn Sie an einem idealeren Ort ankommen, um zu sprechen. Was auch immer Sie tun, unterlassen Sie es, an einem öffentlichen Ort private geschäftliche Angelegenheiten zu erledigen.
7. Mein Chef hat mir gerade eine Voicemail hinterlassen. Wie lange muss ich zu ihr zurück?
Je nach Inhalt und Thema haben Sie einen Arbeitstag - aber tun Sie es früher, wenn der Anruf dringend ist.
8. Wie soll ich mit nachmittäglichen Texten und E-Mails umgehen?
Eine E-Mail, die außerhalb der Geschäftszeiten gesendet wird, kann am nächsten Arbeitstag beantwortet werden, sofern dies nicht anders mit Ihrem Chef besprochen (oder von ihm erwartet) wurde. Ein Text ist anders - die Art der Kommunikation impliziert Unmittelbarkeit -, also sollten Sie so schnell wie möglich antworten. Und wenn Sie derjenige sind, der die Nachricht sendet, sollten Sie sich immer über Ihre Erwartungen an die Antwortzeit im Klaren sein.
9. Wann ist arbeitsbezogenes SMS akzeptabel?
Wenn ein Kunde eine Textkonversation mit Ihnen initiiert, ist es völlig in Ordnung, darauf zu antworten. Aber auch in der heutigen technikbegeisterten Welt sollten Sie nicht davon ausgehen, dass jeder übermäßig mit dem Schreiben von SMS vertraut ist. Wenn Sie im Job Text schreiben, halten Sie ihn professionell. Vermeiden Sie Emoticons oder umgangssprachliche Abkürzungen wie OMG, LOL und BTW.
10.
Befolgen Sie im Zweifelsfall diese einfache Faustregel: Die Personen, denen Sie von Angesicht zu Angesicht begegnen, haben Vorrang. Konzentrieren Sie sich auf sie über alle Personen, die Sie per SMS, E-Mail oder Telefon anrufen.
