Wahrscheinlich ist Ihr Posteingang so ähnlich wie der verlassene Korb mit Sachen, der hinten in Ihrem Schrank sitzt. Sie wissen, dass es im Sterben liegt, bereinigt zu werden (und viele versteckte Überraschungen birgt), aber der Gedanke, sich einer solchen Aufgabe zu stellen, ist überwältigend. Und wer hat sechs Stunden Freizeit für so etwas?
Das Organisieren Ihrer E-Mails muss jedoch nicht den ganzen Tag dauern - tatsächlich können Sie dies in nur einer Stunde tun, wenn Sie die Zeit dafür einplanen.
Minuten 1 bis 10: Beseitigen Sie den Müll
Legen Sie eine Zeitspanne von 10 Minuten fest und beginnen Sie mit dem Löschen (oder Archivieren) von Nachrichten, von denen Sie wissen, dass sie nicht benötigt werden, wie Benachrichtigungen von Social Media-Konten, Erinnerungen an vergangene Ereignisse, Bestätigungen für bereits erhaltene Lieferungen und bereits gelesene Newsletter (oder wird nie lesen) und E-Mails, die nicht mehr relevant sind.
Sie können dies vereinfachen, indem Sie in Ihrem Posteingang nach gängigen Absendern oder Betreffzeilen suchen (z. B. LinkedIn-Benachrichtigungen) und eine Reihe von Elementen gleichzeitig löschen.
Minuten 10 bis 30: Ordner und Beschriftungen erstellen
Jetzt ist es Zeit, die hinterlassenen Nachrichten zu organisieren, die keine Aktion benötigen, die Sie aber behalten möchten oder müssen.
Es gibt so viele Ordnersysteme wie E-Mail-Benutzer, aber ein einfacher Versuch besteht darin, einen Ordner für jedes Thema oder jeden E-Mail-Typ zu erstellen, mit dem mehrere Nachrichten verknüpft sind. Das könnte also Ordner wie Belege, Projekte, Reisen usw. bedeuten. Sie können jederzeit Ordner hinzufügen und anpassen, wenn Sie erfahren, welche für Sie am besten geeignet sind.
Um diesen Vorgang zu beschleunigen, können Sie sogar einen Ordner "To File Later" für alles erstellen, bei dem Sie sich nicht sicher sind, und einen Ordner "Unsubscribe" für alles, was Sie nicht mehr möchten. Tipp: Diese Ordner eignen sich hervorragend zum Durchsuchen, wenn zwischen zwei Besprechungen fünf Minuten liegen.
Oh! Wenn Sie noch besser organisiert sein möchten, probieren Sie einige Bezeichnungen (von Outlook als "Kategorien" bezeichnet) aus, um Ihren Nachrichten weitere Informationen hinzuzufügen. Sie können mehrere Etiketten in einer E-Mail oder sogar mehrere Etikettenebenen verwenden. Daher kann diese E-Mail in Ihrem Ordner "Reise" die Hauptbezeichnung "New York 2018" und die Nebenbezeichnungen "Flüge" und "Montag" haben.
Minuten 30 bis 50: Verwenden Sie die Zwei-Minuten-Regel oder erstellen Sie eine Aufgabenliste für E-Mails, die Maßnahmen erfordern
Die E-Mails, die Sie jetzt noch haben, sollten nur diejenigen sein, die Maßnahmen erfordern. Wenn die Aktion in weniger als zwei Minuten abgeschlossen werden kann, führen Sie sie jetzt aus. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um die Nachricht zu bearbeiten, fügen Sie sie Ihrer Aufgabenliste mit einer Benachrichtigung hinzu, um Sie daran zu erinnern, dass Sie sie tatsächlich bearbeiten müssen. Archivieren Sie dann die E-Mail, um Ihren Posteingang übersichtlich zu halten (Sie können später immer noch danach suchen).
Wenn Sie kein Listenersteller sind, können Sie stattdessen die neue Snooze-Funktion von Google Mail verwenden, damit die E-Mail in Ihrem Posteingang angezeigt wird, wenn Sie dazu bereit sind. Wenn Sie ein Outlook-Benutzer sind, können Sie mit der Nachverfolgungsfunktion dasselbe tun.
50 bis 60 Minuten: Aktualisieren Sie Ihre Einstellungen für eine einfache Wartung
Herzlichen Glückwunsch zum weltweit am besten organisierten Posteingang! OK, nicht der am besten organisierte Posteingang der Welt - aber Ihr bisher bester Posteingang.
Aber lass die Party nicht zu lange dauern, sonst füllt sie sich wieder. Sie können dies vermeiden, indem Sie Filter einrichten, die Ihre eingehenden Nachrichten automatisch sortieren, sodass Sie dies nicht tun müssen.
Mein Lieblingsfilter ist für Newsletter und Angebote von E-Mails, die ich eigentlich lesen möchte, für deren Eingang ich jedoch nicht immer Zeit habe. Stattdessen habe ich in Google Mail einen Filter eingerichtet, der sie alle an einen Ordner mit dem Titel "Später lesen" sendet. (Outlook verfügt über eine eigene Version von Filtern mit der Bezeichnung "Regeln", mit denen Sie viel erreichen können.)
Möglicherweise können Sie auch eine automatische Antwort für Google Mail oder Outlook einrichten, wenn Sie nicht in der Lage sind, E-Mails so schnell wie gewöhnlich zu beantworten (z. B. während einer Konferenz, zu ungewöhnlichen Zeiten oder im Urlaub). .
Um Ihre Nachrichten wirklich durchzugehen, können Sie einige Tastenkombinationen für Google Mail oder Outlook aktivieren und erlernen.
Nach dieser Bereinigung werden Sie das nervende Gefühl los, dass Sie eine Nachricht verpasst haben, oder das bedrückende Gefühl, dass Sie jeden Morgen einen vollen Posteingang haben müssen. In der Tat könnten Sie sogar bereit sein, auf eine fortschrittlichere E-Mail-Organisation umzusteigen, indem Sie beispielsweise das neue Google Mail-System nutzen, Chrome-Erweiterungen verwenden oder dieses Inbox AI-Tool ausprobieren.
Oder, wenn Sie auf der anderen Seite feststellen, dass Sie noch viel zu tun haben: Nehmen Sie sich jede Woche 20 Minuten Zeit, um diese Schritte nacheinander auszuführen. Wenn Sie dies einige Wochen lang tun, werden Sie einen Posteingang vorfinden, der Ihnen das Leben tatsächlich erleichtert.
