Ich bin wie Sie ein vielbeschäftigter Fachmann. Daher bin ich immer auf der Suche nach neuen Zeitmanagementstrategien, um zu bewerten und zu verbessern, wie ich meine Tage verbringe.
Dave Gilboa, Mitbegründer und Co-CEO von Warby Parker, hat kürzlich in einem Interview mit Slate eine großartige Technik vorgestellt, die sowohl als Reflexionsinstrument als auch als Impuls für künftiges Handeln dient:
Und am Ende jeder Woche versuche ich, in meinem Kalender alle Besprechungen zu überprüfen, die ich in dieser Woche hatte, und bewerte sie mit null, eins oder zwei. Null bedeutet, dass die Zeit sehr schlecht genutzt wurde, und wenn ich es noch einmal tun müsste, hätte ich überhaupt nicht an diesem Treffen teilgenommen. Zwei ist eine gute Zeitnutzung - ich möchte mehr Zeit für diese Art von Besprechungen verwenden. Und einer liegt irgendwo dazwischen. Und dann werde ich mich mit meiner Assistentin in Verbindung setzen und sicherstellen, dass sie versteht, von welchen dieser Besprechungen ich mehr möchte und welche herausgefiltert werden könnten, damit mein Zeitplan mit der Zeit hoffentlich immer produktiver wird.
Jetzt brauchen Sie keinen Assistenten mehr, um diesen Tipp umzusetzen. Drucken Sie stattdessen den Zeitplan der letzten Woche aus und bewerten Sie Ihre Besprechungen. (Wenn Sie sich in einem papierlosen Büro befinden, werfen Sie es einfach in ein Word-Dokument.)
Das Tolle an dieser Technik ist, dass Sie den Wert der Zeit erfassen können, die Sie in Besprechungen verbracht haben. Erhalten Sie meistens zwei oder meistens null? Wenn Sie letzteres beantwortet haben, stellen Sie sich einige Fragen, um zu sehen, ob Sie ein oder zwei Muster finden können:
- Waren sie eher groß oder klein?
- Wurde vorher eine Agenda verschickt?
- Gab es einen klaren Anführer?
- Hat es morgens, nachmittags oder abends stattgefunden?
- War es persönlich?
- Ist dies ein wöchentliches Update-Meeting?
- Gab es eine E-Mail, die später verschickt wurde und mehr brachte?
Trends können auftreten, wenn Sie feststellen, dass Besprechungen mit größeren Gruppen für Sie weniger nützlich sind. oder dass Sie jedes Mal, wenn Sie sich vor 10 Uhr trafen, nichts zurückbehalten haben; oder dass Ihre wöchentliche Sitzung mit einem Kollegen nur zu Gesprächen über Büroklatsch geführt hat.
Mit diesen Erkenntnissen können Sie daran arbeiten, Ihren Zeitplan für die Zukunft anzupassen und Ihre Zeit im Büro optimal zu nutzen. Möglicherweise haben Sie sogar die Möglichkeit, zukünftige Termine abzusagen, wenn Sie feststellen, dass sie keinen Mehrwert bringen. Wenn Sie sich wirklich experimentierfreudig fühlen, probieren Sie etwas Neues aus - beispielsweise ein Stand-up-Meeting oder das Versenden einer E-Mail anstelle eines persönlichen Meetings.
Ich werde es in den nächsten Wochen versuchen, um zu sehen, wie es funktioniert - und du solltest es auch! Tweete mich bei @acav mit deinen Ergebnissen.
(Oh, und PS, wenn Sie den Klang dessen mögen, was Gilboa gesagt hat, stellen Warby Parker ein!)
