Wenn es um Follow-up-E-Mails geht, fallen sie meiner Meinung nach in eine von zwei unterschiedlichen Gruppen: Einchecken, weil Sie verzweifelt auf eine Antwort hoffen, oder Zurückkehren, weil Sie dringend eine Antwort benötigen .
Wenn Sie schon einmal einen Job gesucht haben, sind Sie mit diesem ersten Szenario wahrscheinlich vertraut. Wahrscheinlich sind Sie ein paarmal unschuldig in den Posteingang des Einstellungsmanagers zurückgekehrt, mit der schwachen Hoffnung, dass Sie endlich etwas über die nächsten Schritte im Einstellungsprozess erfahren. Ja, diese Funkstille kann entmutigend sein.
Aber ehrlich gesagt, ist es die zweite Gruppe von Follow-ups - die, bei denen Sie zweifellos verzweifelt eine Antwort benötigen -, die geradezu ärgerlich sein kann.
Egal, ob Sie auf einen überfälligen Teil eines Projekts von einem Kollegen warten oder immer noch nach der notwendigen Antwort Ihres Chefs Ausschau halten, es kann bestenfalls frustrierend sein, nicht das zu bekommen, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen . Und dies erfordert meistens einen anderen Ansatz als die freundlichen „Nur einchecken!“ - Nachrichten, die Sie normalerweise an potenzielle Arbeitgeber oder potenzielle Kunden senden.
Im Folgenden finden Sie vier wichtige Tipps, mit denen Sie effektiv nachverfolgen können, wenn Sie nicht nur eine Antwort wünschen, sondern unbedingt eine benötigen .
1. Widerstehen Sie dem Drang, sich zu entschuldigen
Klingt bekannt? Das sind wahrscheinlich alle Zeilen, mit denen Sie eine Follow-up-Nachricht ausgelöst haben. Und wenn Sie jemandem wie einem Personalchef eine höfliche E-Mail senden, kann dies eine effektive Möglichkeit sein, um auf Ihre Anfrage einzugehen.
Aber wenn Sie gespannt auf eine Antwort sind, die Ihnen jemand zu Recht schuldet? Nun, es gibt wirklich keinen Grund, sich dafür zu entschuldigen. Sie haben eine Antwort verdient, um mit Ihrer eigenen Arbeit fortzufahren - und das ist nichts, wofür Sie sich entschuldigen müssen. Du hast nichts falsch gemacht.
Widerstehen Sie also dem überwältigenden Drang, Ihre E-Mail mit ein paar halbherzigen Entschuldigungen und Feinheiten zu beginnen. Sie sind wirklich nicht notwendig.
2. Machen Sie es sich einfach
Wenn Sie nachfassen, haben Sie dieser Person wahrscheinlich bereits mindestens eine (in Ordnung, ein paar ) zugehörige E-Mail vor dieser gesendet. Wahrscheinlich enthielten Ihre anfänglichen Botschaften viele Hintergrundinformationen: Was Sie brauchen, warum Sie es brauchen, für wen Sie es brauchen, usw.
Natürlich ist es wichtig, ein wenig Kontext bereitzustellen - der Empfänger sollte in der Lage sein, die Grundlagen aus nur einer E-Mail herauszufinden (ohne durch diesen endlos erscheinenden Thread scrollen zu müssen). Denken Sie jedoch daran, dass das Schlüsselwort dort die Grundlagen sind .
Wenn Sie eine Antwort benötigen, ist es am besten, diese Person so einfach wie möglich zu machen, um tatsächlich zu Ihnen zurückzukehren - was bedeutet, dass Sie den Flaum auslassen und direkt zur Sache kommen müssen.
Verlassen Sie sich nicht auf das Standardthema „Nachfassen“, sondern bearbeiten Sie die Betreffzeile, um klar zu beschreiben, was benötigt wird. Verwenden Sie kurze Sätze und Absätze und sogar Aufzählungszeichen, wenn dies das Überfliegen Ihrer Nachricht erleichtert.
Willst du Bonuspunkte? Geben Sie eine Frist an, wann Sie eine Antwort benötigen - fett gedruckt, wenn Sie sich besonders mutig fühlen. Je einfacher Ihre Nachricht zu lesen und zu beantworten ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie tatsächlich das bekommen, was Sie brauchen.
Hier ist ein Beispiel, wie diese Art von E-Mail aussehen könnte:
- Kundenwachstumstabelle
- Client Industries Chart
3. Probieren Sie andere Methoden aus
Wir sind alle dazu gekommen, uns stark auf E-Mails zu verlassen - und das aus gutem Grund. Es ist eine bequeme und einfache Art zu kommunizieren.
Bedenkt man jedoch, dass wir alle ständig in unseren Posteingängen ertrinken, können diese Nachrichten leicht vollständig im Shuffle verloren gehen. Die Leute lesen Ihre E-Mails und geloben, sie später zu beantworten, um sie dann immer weiter unten zu vergraben - was bedeutet, dass "später" niemals kommt.
In einer Situation, in der Sie nur auf eine Antwort hoffen , würde ich diesen Ansatz normalerweise nicht empfehlen (ehrlich gesagt, Personalchefs werden nicht gerne verfolgt). Wenn Sie jedoch nicht mehr auf die benötigten Informationen warten, ist es möglicherweise an der Zeit, sich hinter Ihren Computerbildschirm zu wagen, um diese Antwort zu erhalten.
Nehmen Sie den Hörer ab, schauen Sie am Schreibtisch dieser Person vorbei oder erwähnen Sie es ihr, wenn Sie sich morgens um die Kaffeekanne versammeln. Ja, dies könnte dazu führen, dass Sie von hartnäckig zu schädlich werden. Aber manchmal erfordern verzweifelte Zeiten verzweifelte Maßnahmen.
4. Beschreiben Sie die nächsten Schritte
Wenn alles andere fehlschlägt, ist es Zeit zu beschreiben, wie Sie vorankommen, wenn Sie nicht die Antwort erhalten, die Sie brauchen. Egal wie viele verschiedene Tipps und Taktiken Sie ausprobieren, es gibt einige Leute, die einfach nicht auf Sie zurückkommen. Und das heißt leider nicht, dass Sie sich nur die Hände von der ganzen Sache abwischen können. Sie müssen sich anpassen und weitermachen.
In der Regel wissen Sie, wann Sie Ihre letzte Follow-up-Nachricht senden. Dies ist Ihr letzter Versuch, diese Person dazu zu bringen, endlich auf die Schaltfläche "Antworten" zu klicken. Wenn Sie diese letzte Warnung senden, beenden Sie Ihre Nachricht, indem Sie genau angeben, was als nächstes passieren wird, wenn Sie nicht das bekommen, was Sie brauchen.
Ich weiß - das klingt wahrscheinlich ein bisschen bedrohlich. Es ist jedoch wichtig, dass Sie dies Ihrem Empfänger klar machen. In unserem vorherigen Beispiel können Sie am Ende dieser E-Mail eine Zeile wie die folgende einfügen:
Etwas härter als Sie es gewohnt sind? Ja. Wirksam? Bestimmt.
Das Hören von Grillen als Antwort auf Ihre E-Mails ist immer frustrierend - es ist jedoch besonders ärgerlich, wenn Sie tatsächlich eine Antwort benötigen . Und dieses Szenario erfordert oft einen anderen Ansatz als den höflichen, den Sie gewohnt sind.
Wenn Sie diese Tipps anwenden, verbessern Sie Ihre Chancen, endlich die Antwort zu erhalten, auf die Sie gewartet haben. Wenn nicht? Zumindest werden Sie wissen, dass Sie alles versucht haben - außer eine Brieftaube zu schicken (was ich fürs Protokoll nicht empfehlen würde).
