Für die meisten von uns sind unsere Posteingänge der Feind - ein bodenloses schwarzes Loch voller Schmerz, Verzweiflung und Verkaufsgutscheine, aus denen wir niemals herauskriechen können.
Und während Sie versuchen können, Ihr Herz automatisch abzulegen und abzumelden, gibt es nur einige E-Mails, die Sie nicht vermeiden können. Sie werden nicht in der Lage sein, Ihr Unternehmen davon abzuhalten, Ihnen all diese Teamberichte zu senden oder den nervigen Publizisten daran zu hindern, Pressemitteilungen nach Pressemitteilungen an Sie zu werfen.
Es gibt jedoch eine Art von E-Mail, die Sie stoppen können: Follow-up-E-Mails.
Denken Sie darüber nach: Je mehr E-Mails Sie sammeln, desto länger dauert es, bis Sie auf alle antworten. Je länger Sie brauchen, um zu antworten, desto mehr Follow-up-E-Mails werden gesendet, um sicherzustellen, dass Sie ihre Nachrichten erhalten haben. Es dauert nicht lange, bis Sie in einem Teufelskreis stecken. Wenn eine Vielzahl von Leuten Ihnen E-Mails mit dem Titel „Hey, haben Sie die Nachricht erhalten, die ich gestern gesendet habe?“ Sendet, können Sie sich vorstellen, wie viel zusätzlicher Platz und Zeit verschwendet wird?
Glücklicherweise gibt es eine sehr einfache Möglichkeit, die Anzahl der Folgemeldungen (und möglicherweise auch nur der Nachrichten im Allgemeinen), die Sie erhalten, zu verringern: Richten Sie einen automatischen E-Mail-Responder ein - nicht nur, wenn Sie im Urlaub sind, sondern in vollem Umfang Zeit.
Ihre automatische Antwort muss nicht lang oder detailliert sein, aber eine kurze Nachricht mit dem Titel "Hallo, ich habe Ihre E-Mail erhalten und werde mich bei Ihnen melden, wenn ich kann!" Kann die eifrigen Biber in Schach halten.
Benötigen Sie eine kleine Anleitung zum Formatieren Ihrer automatischen Antwort? Probieren Sie diese Vorlage aus, um zu beginnen:
Denken Sie auch daran, dass es am besten ist, mit Ihrem Auto-Responder spezifischer umzugehen. Geben Sie den Leuten einen allgemeinen Zeitplan, wann Sie zu ihnen zurückkehren werden („Ich werde versuchen, innerhalb von drei Tagen auf geschäftliche Anfragen zu antworten“), damit sie den Unterschied zwischen Ihnen und der Verwendung eines Auto-Responders als Methode kennen um Ihren Posteingang vollständig zu umgehen (dies wird natürlich nicht empfohlen).
Auto-Responder sind außerdem eine hervorragende Möglichkeit, die Arbeit an andere Personen weiterzuleiten, die möglicherweise besser geeignet sind ("Wenn Sie mich wegen einer Marketinggelegenheit kontaktieren, senden Sie bitte eine E-Mail an unseren Marketingmitarbeiter unter").
Ihr Auto-Responder kann auch eine unkonventionellere Gelegenheit sein, Menschen zu engagieren. Fühlen Sie sich ein wenig selbstbewusst? Fügen Sie einen Link zu einer Ihrer Social Media-Seiten hinzu. Möchten Sie vorbeugend einige Fragen beantworten? Fügen Sie eine spaßige FAQ zum Umgang mit den Dingen bei, für die die Leute am häufigsten zu Ihnen kommen. Sie möchten kreativ werden? Link zu einem kürzlich erschienenen Artikel, den Sie interessant fanden.
Stellen Sie jedoch vor allem sicher, dass Sie mit Ihrem Auto-Responder Zeit sparen und keine Alternative zum Beantworten von E-Mails haben (Überraschung: Auto-Responder beantworten keine Nachrichten für Sie, egal wie lange Sie warten).
Mit diesem Ansatz können Sie jedoch unnötige E-Mails in Schach halten. Sie werden Ihre Kontakte glücklich halten. Und das Beste ist, Sie werden verhindern, dass die Angst vor dem Posteingang in Ihren Tag eindringt.
