Ich war geschmeichelt (und ein bisschen eingeschüchtert), als ich zum ersten Mal gebeten wurde, ein Empfehlungsschreiben zu schreiben. Die Aufgabe schien so „high stakes“ zu sein - mein Brief würde die potenzielle Zulassung eines Studenten zu einem Masterstudiengang berücksichtigen. Damals war ich erst 22 Jahre alt und promovierte im zweiten Jahr.
Zum Glück hatte eine geschätzte Professorin in meiner Abteilung kürzlich eine Geschichte über ihre ersten Erfahrungen mit dem Schreiben eines Empfehlungsschreibens erzählt, das meine Nerven ein wenig beruhigte. "Es hat ewig gedauert!", Erinnerte sie sich. Aber sobald sie den Dreh raus hatte, wurde der Prozess von Mal zu Mal einfacher und effizienter.
Sobald Sie einige Jahre Erfahrung gesammelt haben, besteht eine gute Chance, dass Sie auch Empfehlungsschreiben für Zulassungen, Auszeichnungen oder Stipendien von Graduierten schreiben. Machen Sie sich keine Sorgen, auch wenn Sie beim ersten Mal leicht nervös sind. Befolgen Sie einfach diese grundlegenden Richtlinien, um ein starkes, unterstützendes Argument für Ihren Kollegen oder Mentee zu entwickeln.
Sei selektiv
Das Wichtigste zuerst: Bevor Sie sich bereit erklären, jemanden zu empfehlen, ist es wichtig zu prüfen, ob Sie die Kandidatin gut genug kennen, um im Rahmen des Programms, für das sie sich bewirbt, über sie zu sprechen. Sofern Sie nicht ausdrücklich aufgefordert werden, eine persönliche oder eine persönliche Referenz zu sein, setzen Bewerbungen, die Empfehlungsschreiben erfordern, in der Regel voraus, dass Sie mit dem Bewerber in einem akademischen oder beruflichen Umfeld zusammengearbeitet oder diesen beaufsichtigt haben.
Selbst wenn Sie aus persönlicher Erfahrung mit den Führungsqualitäten eines Freundes sprechen können (z. B. wenn Sie sich für Ihre Schwesternschaft freiwillig gemeldet haben oder einen sozialen Anlass gemeinsam geleitet haben), sind Sie möglicherweise nicht der direkte Vorgesetzte oder Mitarbeiter des Freundes sei ihre beste Wette. Wenn Sie sich nicht sicher sind, dass Sie etwas wirklich Einzigartiges über sie sagen können, oder wenn Sie sich nicht wohl fühlen, einen starken Brief für sie zu schreiben, ist es wahrscheinlich am besten, einen anderen Empfehlungsgeber zu finden.
Aber wenn Sie eine solide berufliche Beziehung zu der Bewerberin haben und ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten kennen, haben Sie keine Angst, den Sprung zu wagen!
Verfassen Sie einen leuchtenden (aber relevanten) Brief
OK - Sie sind bereit zu schreiben, aber was schließen Sie ein? Befolgen Sie die nachstehenden Tipps, um sicherzustellen, dass Sie das bestmögliche Ergebnis erzielen.
1. Tragen Sie die Hilfe des Bewerbers ein
Selbst wenn Sie den Antragsteller sehr gut kennen, benötigen Sie einige sachdienliche Informationen, damit Sie den bestmöglichen Brief schreiben können. Haben Sie also keine Angst, sie um Rat zu fragen.
Warum bewirbt sie sich zum Beispiel für dieses spezielle Programm? Welche Fähigkeiten und Erfahrungen werden ihrer Meinung nach für das Zulassungskomitee am wichtigsten sein? Worauf ist sie besonders stolz? Bitten Sie um eine Kopie ihres Lebenslaufs oder des Begleitmaterials - und passen Sie dann Ihr Empfehlungsschreiben damit an (wenn sie sich beispielsweise für ein Finanzprogramm bewirbt, müssen Sie wahrscheinlich nicht ausführlich über ihre Kreativität und ihre Videobearbeitungsfähigkeiten schreiben!).
2. Finden Sie ihre besten Eigenschaften heraus
Zulassungsausschüsse erhalten Hunderte (oder Tausende) Bewerbungen für weitaus weniger verfügbare Stellen. Über Mindestanforderungen wie Ausbildung und Erfahrung hinaus suchen sie nach herausragenden Merkmalen - den „X-Faktoren“, die jemanden in einem Meer von Anwendungen auszeichnen.
Um diese Merkmale genau zu bestimmen, erinnern Sie sich an Ihre Interaktionen mit dem Bewerber: Gibt es eine besondere Leistung, die für Sie besonders ist? Haben Sie beobachtet, wie sie ein Hindernis bei der Arbeit überwunden hat - und wie ist sie durchgekommen? Wie könnten diese Erfahrungen ihr helfen, in der Graduiertenschule erfolgreich zu sein? Ob sie eine großartige Führungskraft ist oder kreative Lösungen für Probleme entwickelt, denken Sie über die wichtigsten Deskriptoren nach, die Sie verwenden können.
Stellen Sie vor allem sicher, dass Sie Beispiele und spezifische Verhaltensweisen angeben, um diese Merkmale zu unterstützen. Es ist Ihre Aufgabe als Empfehlung, die Bewerberin jemandem zu beschreiben, der sie nicht kennt, und Anekdoten können enorm hilfreich sein, um ihre Persönlichkeit zum Leben zu erwecken und sie von der Masse abzuheben.
3. Beobachten Sie Ihre Sprache
Sie haben wahrscheinlich gehört, dass beim Verfassen eines Lebenslaufs bestimmte Wörter vermieden werden müssen. Dies gilt auch für Empfehlungsschreiben. Wichtige Begriffe wie „fleißig“, „enthusiastisch“ oder „kreativ“ bedeuten nicht viel, wenn alle anderen Bewerber mit denselben vagen Begriffen beschrieben werden.
Vermeiden Sie daher zu blumige oder mehrdeutige Ausdrücke in Ihrem Brief. Beschreiben Sie Ihren Kandidaten so detailliert wie möglich und geben Sie immer konkrete Beispiele, um die von Ihnen genannten Merkmale hervorzuheben.
4. Schreiben Sie über den Antragsteller als Ganzes
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Komitees Leute suchen, die ihre eingehende Klasse abrunden - nicht nur eine Checkliste mit Qualifikationen.
Überlegen Sie sich daher beim Schreiben, wie die Bewerberin möglicherweise auf eine Weise zu ihrer neuen Klasse beitragen kann, die aus ihren Bewerbungsunterlagen nicht ersichtlich ist. Hat sie einen tollen Sinn für Humor? Ist sie eine großartige Zuhörerin, die immer bereit ist, ein Ohr oder eine helfende Hand zu haben? Oder vielleicht könnten ihre Interessen außerhalb der Arbeit dem Auswahlausschuss ein besseres Gefühl für ihre Persönlichkeit vermitteln. Wenn sie zum Beispiel gerade ihren ersten Marathon absolviert hat, haben Sie vielleicht ihre Entschlossenheit miterlebt.
Details wie diese werden nicht in den Lebenslauf einer Bewerberin aufgenommen, aber sie können dem Zulassungsteam wirklich dabei helfen, sich vorzustellen, wie sie zu ihrer akademischen Gemeinschaft beitragen würde.
Nageln Sie die Logistik
Nun, da Sie den Inhalt des Briefes geschrieben haben, ist der Rest nur noch Details!
Die Überprüfer haben nur eine begrenzte Zeit, um Anträge durchzuarbeiten. Daher ist es wichtig, kurz und bündig zu sein. Behalten Sie Ihre Empfehlung auf einer einzigen Seite. Verwenden Sie den Briefkopf Ihres Unternehmens oder Ihrer Schule, falls verfügbar, und unterschreiben Sie den unteren Rand mit Ihrem Namen, Ihrer aktuellen Berufsbezeichnung und Ihren Kontaktinformationen, falls ein Zulassungsbeauftragter weitere Informationen benötigt.
Sie müssen auch die Entscheidung treffen, ob der Antragsteller den Brief sehen soll oder nicht. Viele Bewerbungsformulare geben den Bewerbern die Möglichkeit, auf das Recht zu verzichten, das Endprodukt zu sehen. Als Empfehlung liegt es jedoch ganz bei Ihnen (einige Empfehlungsgeber erklären sich nicht bereit, einen Brief zu schreiben, es sei denn, der Schüler verzichtet auf dieses Recht). In den meisten Fällen wird davon ausgegangen, dass ein Verzicht auf das Recht auf ein Vertrauensniveau zwischen dem Empfehlungsgeber und dem Antragsteller hinweist, sodass sich viele Briefschreiber am wohlsten fühlen, wenn sie den Inhalt ihrer Empfehlung vertraulich behandeln.
Überprüfen Sie abschließend, und vielleicht am offensichtlichsten, noch einmal die Fristen und Einreichungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Ihr Brief in gutem Zustand ist und seinen Zweck erfüllt.
Sobald Sie die Empfehlung abgegeben haben, teilen Sie dies Ihrer Bewerberin mit, wünschen ihr viel Glück und fertig! Mit Ihrer Hilfe ist die Bewerberin auf einem guten Weg in eine erfolgreiche und erfüllende Zukunft.
