Meetings sind teuer. Nicht, weil Sie den Teilnehmern (offensichtlich) die Teilnahme abverlangen, sondern weil sie die Zeit der Teilnehmer nutzen. Zeit, die für viele andere umsatzgenerierende Dinge aufgewendet werden könnte. Tatsächlich ergab eine Studie, dass ein wiederkehrendes Treffen von Managern mittlerer Ebene ein Unternehmen jährlich 15 Millionen US-Dollar kostete.
15 Millionen Dollar pro Jahr!
Ganz zu schweigen davon, dass Sie sowohl die Vorbereitungszeit als auch die Kontextwechselzeit berücksichtigen müssen. Professor Gloria Mark von der University of California in Irvine stellte fest, dass es durchschnittlich 25 Minuten dauert, bis ein Arbeiter nach einer Unterbrechung zu seiner ursprünglichen Aufgabe zurückkehrt.
Wenn ich diese Statistiken kenne, frage ich mich, was es (im wahrsten Sinne des Wortes) wert ist, wenn ich überlege, ob ich ein Meeting anrufen muss. Ist dies die beste Nutzung der Zeit aller, meiner eingeschlossen? Und nicht so selten lautet die Antwort „Nein“.
Also, was ist dann zu tun? Einfach! Senden Sie eine einfache, aber wichtige E-Mail, um alle auf dem Laufenden zu halten.
Was ist einzubeziehen?
Es gibt drei wichtige Dinge, die Sie abdecken müssen:
- Logistik : Warum wurde die Besprechung abgesagt und, wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt, was ist beim nächsten Mal zu erwarten?
- Aktion : Alle abgeschlossenen oder ausstehenden kritischen Aktionselemente
- Information : Aktualisierungen oder allgemeine FYIs für die Gruppe
Hinweis: Fallen Sie nicht in die Falle, wenn Sie die Aktionsgegenstände und die Logistik zuletzt einsetzen. Wenn Sie die kritischsten Informationen weiter oben haben, wird sichergestellt, dass sie angezeigt werden, wenn Ihre Kollegen ihre E-Mails überfliegen. Oh, und ein Bonus-Tipp für Sie: Machen Sie die Namen der Leute fett, wenn sie etwas tun müssen, um dreifach sicherzugehen, dass sie es bemerken.
E-Mail-Beispiel Verwandeln eines Meetings in eine E-Mail
- Wenden Sie sich an fünf Kunden, um Feedback zu den Entwürfen zu erhalten - Maria
- Senden Sie das endgültige Marketingplan-Timing zur Genehmigung - Jason
- Marketing-Kopie ist gesperrt
- Kundenauswahlliste abgeschlossen
- Budgetanfrage an Finanzteam gesendet
- Startdatum bestätigt (14. November!)
Es mag einfach erscheinen, aber das Hinzufügen der Meeting-Turned-E-Mail zu Ihrer professionellen Trickkiste ist eine großartige Möglichkeit, den Fokus und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Wenn Sie die Zeit anderer respektieren und immer sicherstellen, dass die nächsten Schritte klar sind, ist es wahrscheinlicher, dass andere in Ihrer Umgebung dasselbe tun. Und wer liebt nicht eine Stunde zurück, um an einem anstrengenden Tag seine Arbeit zu erledigen?
