Bekam einen Job? Eine, die einen Computer, eine Internetverbindung und einen Schreibtisch beinhaltet?
Dann werden Sie wahrscheinlich in diesem Jahr eine E-Mail im Wert von einem Roman schreiben - und dabei ungefähr 100 E-Mails pro Tag bearbeiten.
Ich denke, wir können uns alle einig sein: Die E-Mail-Überlastung erreicht einen Fieberpegel. (Und kein gutes Fieber, wie Disco oder Kuhglocke. Ein schlechtes Fieber. Wie Typhus.)
Wie die meisten Menschen habe ich viel Zeit damit verbracht, über das Organisieren von E-Mails, das Priorisieren von E-Mails und das schnellere Reagieren auf E-Mails nachzudenken. Aber in letzter Zeit habe ich mir eine interessantere Frage überlegt: Wie kann ich Menschen (natürlich sanft und liebevoll) „schulen“, mir weniger E-Mails zu senden?
Hier sind drei meiner Lieblingstechniken.
Sind sie revolutionäre Konzepte? Nicht wirklich. Sind sie vernünftige Erinnerungen? Ich glaube schon. Und wenn Sie damit einverstanden sind, hoffe ich, dass Sie mir eine E-Mail senden und mir alles darüber erzählen. (Nur ein Scherz. Vollständig.)
1. Beantworten Sie nicht jede E-Mail sofort (oder gar nicht)
Das hört sich vielleicht nicht intuitiv an, aber wenn Sie sich wirklich damit beschäftigen, lösen sich viele „dringende E-Mails“ in der Regel ohne Ihre Hilfe von selbst auf.
Beispiel: Ungefähr einmal am Tag erhalte ich eine verzweifelte E-Mail von einem lieben Kunden, Kollegen oder Kunden, der Folgendes sagt:
"Alex! Hilfe! Ich versuche, _________ zu tun, aber ich kann mich nicht erinnern, was Sie mir gesagt haben, um _________ zu tun. Können Sie mich noch einmal daran erinnern? "
In etwa 90% der Fälle, wenn ich ein oder zwei Stunden warte und überhaupt nichts tue, schreibt dieselbe Person zurück und sagt:
"Alex! Hurra! Ich habe es herausgefunden. Mein Fehler. Keine Ursache!"
Wenn Sie sich dafür entscheiden, nicht sofort zu antworten, trainieren Sie Ihre Mitarbeiter, um selbstständiger zu sein - und schaffen gleichzeitig vernünftige, realistische Erwartungen darüber, wie schnell Sie antworten können.
Verwenden Sie hier natürlich gesunden Menschenverstand. Wenn Sie in einer Kundendienstposition arbeiten - und ein Schlüsselelement Ihrer Arbeit darin besteht, umgehend auf Menschen zu reagieren, die Ihre Hilfe benötigen -, unterscheidet sich Ihre Definition von „Wer braucht meine Hilfe?“ Offensichtlich von der einer anderen Person.
Aber egal welche Art von Job Sie haben, Sie können diesen nächsten Schritt ausprobieren.
2. Erstellen Sie einen Auto-Responder mit hilfreichen Antworten auf häufig gestellte Fragen
Erstellen Sie eine Liste mit häufig gestellten Fragen (FAQs), die Ihnen täglich per E-Mail gesendet werden. Dann schreiben Sie Ihre Antworten in einen Auto-Responder, der den Leuten genau das gibt, was sie brauchen.
Es ist sehr effizient und sendet eine subtile Botschaft, dass Sie Menschen schätzen, die bereit sind, sich selbst zu helfen.
Hier ist ein einfaches Beispiel:
Sie da!
Vielen Dank fürs Schreiben.
Wenn Sie diese Wörter lesen, bedeutet dies, dass ich in einem großen, aufregenden Projekt knietief bin und mehrere Stunden lang keine E-Mails mehr abrufen werde.
Aber dank der Magie der E-Mail kann ich Ihnen jetzt noch weiterhelfen!
Wenn Sie eine E-Mail senden, um ein Meeting zu vereinbaren:
Bitte nutzen Sie hier mein Online-Planungstool. Es ist der beste Weg, um die Zeit einzuschränken.
Wenn Sie eine E-Mail senden, um eine Statusaktualisierung für Project XYZ zu erhalten:
Bitte überprüfen Sie die aktuelle Timeline hier.
Wenn Sie eine äußerst zeitkritische Frage haben:
Bitte rufen Sie mein Handy unter ### - ### - #### an. Oder spazieren Sie zu meinem Schreibtisch im dritten Stock. Ich werde da sein.
3. Antworten Sie mit Erklärungen, nicht mehr Fragen
Wenn Sie Ihre E-Mails mit offenen Fragen wie diesen abschließen:
"Wann denken Sie, sollten wir zu Mittag essen?"
"Weißt du noch, wie du die Website aktualisierst, oder brauchst du Hilfe?"
"Wie denkst du sollten wir von hier aus vorgehen?"
Ihre Fragen generieren nur noch mehr E-Mails mit noch mehr Fragen, die Ihre ständigen Überlegungen und Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Versuchen Sie also, anstelle einer offenen Frage, Ihre E-Mails mit einer eindeutigen Erklärung zu beenden, wie zum Beispiel:
„Lass uns um 12.30 Uhr zu Mittag essen. Wir sehen uns im Café Luna. “
„Wenn Sie bereit sind, die Website zu aktualisieren, finden Sie hier ein WordPress-Tutorial und einen Link zu unseren Markenrichtlinien. Ich bin hier, wenn du mehr Hilfe brauchst. “
„Lass uns in einer Woche die Verbindung wiederherstellen. Ich rufe dich nächsten Montag um 10 Uhr an. “
Wenn das, was Sie vorschlagen, für Ihre Empfänger nicht funktioniert, lassen sie es Sie wissen! Meistens sind sie jedoch für Ihre Präzision dankbar. Sie eliminieren die mentale Beinarbeit für sie - ganz zu schweigen von einer langen Reihe von unnötigen Hin- und Herbewegungen.
Um alles zusammenzufassen?
Wenn Sie die Leute darin schulen möchten, Ihnen weniger (und bessere) E-Mails zu senden: Modellieren Sie das Verhalten, das Sie in der Welt sehen möchten.
Wenn Sie es sich zur Gewohnheit machen, Freunde und Kollegen per E-Mail um Rat zu fragen, was Sie wahrscheinlich nur bei Google tun könnten, werden andere Ihnen wahrscheinlich dasselbe antun.
Wenn Sie lange, weitläufige, puzzleähnliche E-Mails schreiben, erhalten Sie Antworten, die ebenso rätselhaft sind.
Wenn Sie jedoch nachdenklich und präzise sind, werden Sie die Messlatte für alle in Ihrem Kreis höher legen und anderen genau beibringen, wie Sie behandelt werden möchten.
Sei also ein klarer und konsequenter Lehrer. Ihr Posteingang (und Ihre Psyche) werden es Ihnen danken.
