Als ich anfing zu arbeiten, verstand ich nie, warum die Leute Meetings so sehr hassten. Ich liebe Menschen, ich liebe Brainstorming-Gespräche und ich liebe eine Ausrede, um nicht mehrere Stunden lang auf meinen Computer zu starren - wie konnten sie nur großartig sein?
Natürlich begann ich im Laufe der Zeit zu verstehen, warum sie einen schlechten Ruf bekamen. Machen Sie die Tatsache zunichte, dass die meisten Meetings ineffizient, wenn nicht sogar unproduktiv und Zeitverschwendung sind. Es dauert ungefähr 23 Minuten und 15 Sekunden, bis Sie sich wieder auf das konzentrieren, woran Sie vor einem Meeting gearbeitet haben (weshalb wir große Fans von überflüssige in E-Mails verwandeln).
Als jemand, der (und der viele Leute kennt, die es auch schon getan haben), weiß ich, wie schwierig es sein kann, all Ihre anderen Aufgaben zu erledigen. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie den Tag bestmöglich überstehen können, wenn eine Stornierung nicht möglich ist.
Bereiten Sie sich auf das Meeting vor
Wahrscheinlich wissen Sie ein paar Tage im Voraus, wann Sie einen Tag voller Meetings haben werden. Nutzen Sie also diese Vorbereitungszeit, um sich zu organisieren.
Stellen Sie sicher, dass Sie über alles verfügen, was Sie für die Präsentation oder Durchführung der einzelnen Besprechungen benötigen. Wenn Sie Teilnehmer sind, lesen Sie alle Dokumente oder Agenden durch, die Ihre Kollegen verschickt haben, um zu erfahren, was Sie mitbringen müssen und was besprochen wird (wenn Sie nichts davon haben, fragen Sie danach!).
Wenn Sie wissen, was auf Sie zukommt, müssen Sie nicht mehr lange nach Dateien suchen oder Informationen aufspüren oder Ihre geistige Energie darauf verwenden, schockiert zu sein, was Sie lernen
Lass die Arbeit der Zeit voraus
Sehen Sie sich an, was Sie am Tag nach dem Meeting erwartet haben. Gibt es etwas, das Sie im Voraus erledigen können? Wenn Sie Ihr Mittagessen durcharbeiten oder am Vortag nur 30 Minuten später als gewöhnlich bleiben, können Sie einige Aufgaben abbrechen und haben nicht das Gefühl, dass Sie weit zurückliegen.
Planen Sie, wie Sie diese kurzen Zwischenzeiten nutzen können
Manchmal enden Besprechungen früh. Manchmal fangen sie spät an. Und manchmal werden sie abgesagt. (Und manchmal verbringt der Moderator die ersten 10 Minuten damit, seinen Computer anzuschließen.)
Machen Sie sich bereit, diese freien Momente mit Bedacht zu nutzen.
Machen Sie eine Liste von allem, was in weniger als fünf Minuten erledigt werden kann. Wenden Sie sich dann an diese Liste (und nicht an soziale Medien), wenn Sie nur noch wenige Minuten zur Verfügung haben.
Blockieren Sie Ihre Freizeit
Ein weiterer Trick ist das physische Abblocken von Besprechungen in Ihren Kalendern.
Arbeit in der Besprechung (wenn möglich)
OK, ich gebe Ihnen nicht die Erlaubnis, in der Besprechung nicht zuzuhören, aber mir ist auch klar, dass jeder dies irgendwann tut. Und ich weiß auch, dass es zu Bränden kommt, mit denen Sie sich befassen müssen, egal wie wichtig die Diskussion ist.
Wenn die Konversation eine Pause einlegt, Sie nur ein Beobachter in der Besprechung sind oder Sie sicher sind, dass Sie in diesem Moment nicht gebraucht werden, erteile ich Ihnen die Erlaubnis, gelegentlich gegen diese tief hängenden Früchte vorzugehen. Ob es um die Beantwortung einer Slack, die Beantwortung einer wichtigen Kunden-E-Mail oder das Ausfüllen eines kurzen Dokuments geht.
Eigentlich zu Mittag essen
Wenn es in Ihrem Büro nicht ganz tabu ist, essen Sie bitte während des Meetings zu Mittag. Gönnen Sie sich Pausen im Badezimmer, auch wenn Sie in der Mitte bleiben oder zu spät zur nächsten gehen müssen. Oh, und, bringen Sie Wasser und einen Snack mit, damit Sie sich nicht ausgehungert oder dehydriert fühlen.
Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Energie aufrecht zu erhalten, damit Sie die Dinge später in Angriff nehmen können (mehr dazu weiter unten).
Planen Sie einen langen Tag
Wenn Ihr Tag vollständig gefüllt sein wird, lohnt es sich vielleicht, in die Denkweise einzusteigen, dass Sie wahrscheinlich nicht gehen werden, wenn Sie es im Idealfall wollen. Es ist zum Kotzen, außerhalb der regulären Arbeitszeiten arbeiten zu müssen, aber zu wissen, dass es kommen wird, macht es ein bisschen weniger schmerzhaft.
Kündigen Sie Ihre Pläne in dieser Nacht
Verlängern Sie Ihren Tag trotzdem nicht, indem Sie After-Work-Pläne haben. Dies bedeutet nicht nur, dass Sie eine Frist setzen müssen, bis zu der Sie arbeiten können, sondern auch, dass Sie den Tag erschöpfter als nötig beenden. Machen Sie es sich stattdessen zu einem entspannenden und stressfreien Selbstversorgungsabend.
Steig früh ein
Stellen Sie Ihren Wecker etwas früher als gewöhnlich ein und kommen Sie vor allen anderen ins Büro. So haben Sie genügend Zeit, sich abzulenken, bevor der Tag wirklich beginnt. Und das gilt auch für Nachtschwärmer - selbst wenn Sie früh einsteigen und nur die erste Stunde damit verbringen, eine Aufgabenliste für den Tag zu erstellen, werden Sie sich besser fühlen.
Vermeiden Sie dies in Zukunft
Sie können versuchen, diese Tipps zu befolgen, um die Anzahl der Meetings zu verringern, an denen Sie in Zukunft teilnehmen müssen.
Wenn Sie sich noch einmal mit dem Thema „Sperren Ihrer Kalenderidee“ befassen, können Sie sicherstellen, dass Sie zwei bis drei Stunden pro Tag für Ihre Arbeit sperren. Dies trägt dazu bei, dass Sie fast immer Zeit zum Arbeiten haben. Natürlich müssen Sie diese Blöcke verschieben, um anderen Personen und Terminen Rechnung zu tragen, aber es ist ein guter Anfang.
Kein Zweifel, dass es nach einem ganzen Tag stinkt. Es ist jedoch nicht unmöglich , einen Tag wie diesen zu überleben und trotzdem deinen Job zu machen (wenn ich es kann, kannst du es auch).
