Wir hatten alle diese Tage.
Die Tage, an denen Sie um 9 Uhr morgens im Büro ankommen, sind auf Produktivität ausgelegt. Sie haben einen luftdichten Plan, um alle Aufgaben zu erledigen.
Das nächste, was Sie wissen, ist 18.30 Uhr, und Sie haben nur eine Sache von Ihrer ständig wachsenden Liste geklopft. An diesem Punkt sind Sie zu müde, um etwas anderes zu tun, und verbringen Ihre Heimreise damit, sich zu fragen, wo die ganze Zeit hingegangen ist.
Nachdem ich das öfter erlebt hatte, als ich zugeben wollte, hörte ich endlich auf darüber nachzudenken, was los war.
Mir ist aufgefallen, dass die besten Absichten auf der Strecke bleiben, weil niemand eine Insel ist: Wir haben alle Kollegen, die um unsere Aufmerksamkeit wetteifern, E-Mails, die nie aufhören zu kommen, und Meetings, die uns die ganze Zeit beschäftigen.
In einer Kultur, in der die Zeit knapp ist, sind die wertvollsten Mitarbeiter diejenigen, die nicht nur ihre eigene Zeit verwalten, sondern auch die Zeit anderer effektiv verwalten - und sich im Grunde genommen mehr Immobilien erlauben, um ihre eigenen Aufgaben zu erledigen.
Der Weg, um beim Zeitmanagement besser zu werden, besteht darin, Probleme für andere zu lösen. Es geht darum, Menschen zu helfen, Ihnen zu helfen .
Um es auf eine Weise aufzuschlüsseln, die sich umsetzbar anfühlt, habe ich drei große Gruppen von Leuten zusammengestellt, mit denen Sie regelmäßig interagieren: Ihren neuen Mitarbeiter, Ihren Teamkollegen und Ihren Chef.
1. Ihr neuer Mitarbeiter: Helfen Sie ihnen, Prioritäten zu setzen
Der Eintritt in ein neues Unternehmen ist gleichzeitig aufregend und anstrengend. Die meisten Menschen möchten frühzeitig einen großen Einfluss ausüben, um zu beweisen, dass das Unternehmen die richtige Wahl getroffen hat, um sie einzustellen.
Aber meiner Erfahrung nach - sowohl als neues Kind als auch als erfahrener Mitarbeiter - ist es nur allzu leicht, sich mit Informationen, Namen und Systemen zu beschäftigen. Was jeder neue Mitarbeiter braucht, ist nicht mehr Information, sondern eine Möglichkeit, diese zu priorisieren. Auf diese Weise können sie die wichtigsten Aspekte des Jobs nachvollziehen und mit dem Verständnis beginnen, dass alles andere mit der Zeit einhergeht.
Es mag zeitaufwändig klingen, ist aber einfacher als Sie denken und kann mit einer kurzen 30-minütigen gemeinsamen Übung erreicht werden.
Versuchen Sie Folgendes: Schreiben Sie jede Aufgabe auf, zu der sie aufgefordert werden. Geben Sie an, wie wichtig die Aufgaben sind (hoch, mittel, niedrig), welche Person am besten Fragen stellt (POC) und wie viel Zeit sie dafür aufwenden sollten (z. B. 10% Prozent Ihrer Woche).
Es ist wichtig zu beachten, dass sich die Ebenen und die Zeit, die Dinge benötigen sollten, ändern oder weiterentwickeln können. Die Idee ist, alles darzustellen, was die Person benötigt, so dass Sie nicht jede Stunde alles fallen lassen müssen, um Fragen zu erklären und zu beantworten.
2. Ihr Teamkollege: Kommunizieren Sie klar und konsequent
Ob es darum geht, an Meetings ohne Zweck teilzunehmen, die Arbeit wegen mangelnder Kommunikation zu wiederholen oder Aufgaben ohne klare Richtung zu erledigen - unter dem Strich wird Zeit verschwendet. Wenn Sie sich erfüllt fühlen möchten, wenn Sie jeden Tag zur Tür hinausgehen, müssen Sie einen Weg finden, um diese Probleme zu reduzieren.
Um einen Kollegen so zu managen, dass das Zeitmanagement verbessert wird, müssen Sie sich in der Kommunikation sehr gut auskennen.
Eine Idee ist, Deck-Pre-Reads zu versenden. Wenn Sie eine Präsentation freigeben, haben Sie häufig nicht die Möglichkeit, produktive Gespräche über die nächsten Schritte oder zum Mitnehmen zu führen, da die Informationen noch verarbeitet werden. Dies führt zu mehreren Besprechungen auf der ganzen Linie.
Das frühzeitige Versenden der Präsentation verringert die endlose Anzahl von Besprechungen und endlosen E-Mail-Ketten. Es ermutigte auch die Menschen, zu dem vorbereiteten Treffen zu kommen, was zu einer besseren, gezielteren Diskussion führte. Manchmal habe ich sogar festgestellt, dass ich die Besprechung ganz streichen kann, wenn alle Beteiligten übereinstimmen.
3. Ihr Manager: Ihre Arbeitsströme besitzen
Je älter eine Person wird, desto gedehnter fühlen sie sich. In Wirklichkeit ist es jedoch nicht die neue Arbeitsbelastung, die Ihren Chef überfordert - es ist das Gewicht, sich zu jeder Zeit für „alles“ verantwortlich zu fühlen. Was sich jemand in dieser Situation sehnt, ist jemand, der ihm helfen kann, seinen mentalen Stress auszugleichen.
Als direkter Bericht gibt es eine einfache Möglichkeit, die Sie in dieser Instanz verwalten können: Besitzen Sie Ihre Arbeitsströme.
Ihr Chef sollte in der Lage sein, Ihnen etwas auszuhändigen, und sich keine Gedanken darüber machen müssen, bis die Freigabe oder die endgültige Genehmigung vorliegen. Wenn sie Ihnen eine Aufgabe geben können und sie im Wesentlichen als von ihrer Aufgabenliste abgehakt betrachten, haben Sie sich von unschätzbarem Wert gemacht. Sie sparen ihnen nicht nur Zeit, sondern geben ihnen auch den dringend benötigten mentalen Raum und die Erleichterung, sich anderswo zu konzentrieren.
Dies erfordert Vertrauen, das der Schlüssel ist, um die Freiheit zu erhalten, Ihren eigenen Zeitplan und Ihre Grenzen festzulegen. Wenn Ihr Vorgesetzter sich darauf verlassen kann, dass Sie Ihre Arbeit erledigen, kümmert er sich weniger um die Taktik, mit der Sie Ihre Arbeit erledigen: wenn Sie eintreten, Ihre Arbeitszeiten usw.
Sie sind sich nicht sicher, wie gut Ihre Zeitmanagementfähigkeiten sind? Machen Sie dieses Quiz, um zu sehen, wie weit Sie gehen müssen, um sich zu verbessern. Vergessen Sie nicht, die goldenen Stunden zu nutzen. In diesem Artikel wird genau zu diesem Thema erläutert, wie Sie durch das Planen bestimmter Arbeitselemente in diesem Zeitraum wahnsinnig produktiv werden.
Wenn Sie sich dem Zeitmanagement aus der Perspektive nähern, Ihren Kollegen zu helfen, effektiver zu sein, sparen Sie auf lange Sicht viel mehr Zeit. Möchten Sie diese ausprobieren? Lassen Sie mich wissen, was Sie über Twitter denken.
