Sehr geehrte Verhandlungsführer,
Verblüffter Corporate Communicator
Sehr geehrte verwirrt,
Es ist 20 Jahre her, seit Geschäftsleute E-Mails verwenden, und wir haben immer noch keinen Weg gefunden, um die meisten Probleme zu vermeiden, die dadurch entstehen.
Laut Dr. Randi Gunther, einem klinischen Psychologen in Südkalifornien, besteht die Gefahr, dass wir uns nicht verständigen, wenn wir keinen der fünf Kommunikationsmodi verwenden: Wörter, Tonfall, Berührung, Haltung und Mimik.
Wenn wir am Telefon sprechen, passen wir das, was wir sagen, nicht nur an die gesprochenen Wörter an, sondern auch an den Ton, mit dem diese Wörter übermittelt werden. Ist unser Geschäftspartner anspruchsvoll und hart, beharrlich und direktiv, kalt oder warm, zweifelhaft oder sicher, beiläufig oder förmlich? Wir passen unseren eigenen Ton mehr oder weniger natürlich an den des anderen an oder senken ihn, wenn seine Temperatur für die gemeinsame Problemlösung zu hoch erscheint.
Aber auch das Telefon vermisst den vollen Ausdruck unserer Ideen. Wenn wir telefonieren, vermissen wir Körpersprache und Mimik, die Zweifel vermitteln können, wenn wir unsere Gewissheit betonen, Widerstand, wenn wir Compliance fordern, oder Humor, wenn wir Konflikte vermeiden.
Fügen Sie zu diesen Defiziten unsere gegenseitige Unkenntnis des Kontexts hinzu, in dem jede Partei kommuniziert, und Sie haben das, was Professor Raymond A. Freidman von der Owen Graduate School of Management als „zutiefst asoziales Gespräch“ bezeichnet.
Das sind die schlechten Nachrichten.
Die gute Nachricht ist, dass „Worte allein“ in der Lage sind, Kontext und Ton sowie Einfühlungsvermögen, Leidenschaft, Neugier und Zweifel zu kommunizieren. Wäre es nicht so, hätten wir nicht geweint, wenn unsere Eltern uns Bambi gelesen hätten, wären nicht wütend gewesen, wenn wir über die jüngsten ethnischen Säuberungen gelesen hätten, und hätten nicht gelacht, wenn wir eine humorvolle Kolumne in unserem Facebook-Feed gelesen hätten. Es braucht nur ein bisschen mehr Sorgfalt.
Hier sind nur einige Beispiele, wie wir Verhandlungen per E-Mail den richtigen Ton, die richtige Textur, den richtigen Kontext und die richtige Emotion verleihen können - mit einem Beispielskript, das Sie an Ihre eigene Situation anpassen können.
1. Stellen Sie die Bühne ein und bringen Sie das Gefühl in das Gespräch
3. Erwähnen Sie die Gefühle, die Unternehmenskommunikation normalerweise fehlt
6. Haben Sie keine Angst, Ihren eigenen Zweifel zu erwähnen
7. Betonen Sie abschließend ein hohes Maß an Vertrauen in Ihre Fähigkeit, eine für beide Seiten vorteilhafte Lösung zu finden
Kurz gesagt, bringen Sie so viel Ihrer eigenen Persönlichkeit, temperamentvollen Emotionen, Respekt vor Ihrem Verhandlungspartner und Optimismus in Bezug auf Ihre Fähigkeit mit, eine Einigung zu erzielen, wie Sie können. Je mehr Sie in einer E-Mail die Konversation im „echten Leben“ nachahmen, desto weniger Raum bleibt für Misstrauen und Missverständnisse. Dieses Beispielgespräch lässt Ihrem Verhandlungspartner viel Raum, um Klarheit zu schaffen, Fragen zu stellen und zusätzliche Vorschläge zu machen. Das allein sollte Missverständnisse vermeiden, die zum Stillstand führen.
Ich habe keinen Grund zu bezweifeln, dass Sie, wie Sie sagen, gut in Einzelgesprächen und persönlichen Verhandlungen sind. Integrieren Sie in Ihre E-Mail alle Eigenschaften, die Sie in diese Verhandlungsrunden einbringen, sei es Sympathie, Autorität, Klarheit, Sorge um das Wohlergehen Ihres Verhandlungspartners, gemeinsame Werte oder erstklassige Fähigkeiten zur Problemlösung.
Wir wünschen Ihnen viel Glück bei Ihren besonderen Herausforderungen und schreiben Sie uns gerne zurück, um weitere Informationen, eine bessere Erklärung oder einen Bericht über den Erfolg neuer Fähigkeiten zu erhalten, die Sie in Ihren E-Mail-Verhandlungen eingesetzt haben.
Dieser Artikel ist Teil unserer Ask an Expert-Reihe - einer Kolumne, die Sie bei der Bewältigung Ihrer größten Karriereprobleme unterstützt. Unsere Experten beantworten gerne alle Ihre brennenden Fragen. Sie können uns eine E-Mail an editor (at) themuse (dot) com senden und Ask an Expert in der Betreffzeile verwenden.
