Unterschätzen Sie nie, was Sie in der Besprechung vor der Besprechung erreichen können, wenn Sie überzeugende Präsentationen für leitende Angestellte halten möchten.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben sich endlich einen Platz auf der Tagesordnung eines wichtigen Führungstreffens gesichert, um der Geschäftsleitung Ihre „große Idee“ vorzustellen. Sie haben Tage damit verbracht, Ihre Daten zu überprüfen, Ihr PowerPoint neu zu konfigurieren und Ihre Empfehlungen zu verfeinern.
Die Präsentation läuft sehr gut. Sie stellen Augenkontakt mit den Führungskräften her, passen sich dem Entscheidungsstil jedes Einzelnen an und verwenden sogar überzeugende Worte wie „offensichtlich“. In Ihrem Kopf haben Sie diesen aus dem Park geworfen.
Aber nichts davon ist von Bedeutung: Ihre Entscheidung geht nicht in Ihre Richtung.
Wenn Sie später am Tag darüber nachdenken, was passiert ist, fällt Ihnen ein: Sie hatten sich lange vor dem Anhören entschieden. Zu einem bestimmten Zeitpunkt nach dem Versenden der Besprechungsagenda (aber bevor Sie den Folienklicker abholten) wurde das Besprechungsergebnis von den Entscheidungsträgern festgelegt - und Sie wurden nicht einbezogen.
Wenn die eigentlichen Entscheidungen vor dem Meeting getroffen werden, reicht es möglicherweise nicht aus, Ihren Fall vorzustellen und zu versuchen, im Sitzungssaal Herz und Verstand zu gewinnen.
Führungsguru John Maxwell hat geschrieben, dass "das Geheimnis eines guten Treffens das Treffen vor dem Treffen ist".
In seinem Buch Leadership Gold berichtet Maxwell vom Rat eines Mentors, der ihm sagte, er solle im Voraus herausfinden, welche maßgeblichen Einflussfaktoren in einem bestimmten Meeting anwesend sein würden, und sie entweder einzeln oder in Gruppen im Voraus treffen. Maxwell und andere verwenden den Ausdruck „das Meeting vor dem Meeting“, um den Prozess des Eincheckens bei diesen wichtigen Akteuren vor dem größeren Meeting zu beschreiben, um sich zu beteiligen, Vertrauen zu entwickeln und zu vermeiden, später blind zu sein.
Vor Jahren habe ich in einem Webinar den Leiter Unternehmenskommunikation eines Medizintechnikunternehmens interviewt. Ihr ausgewähltes Fachgebiet war eine Fähigkeit, die viele aufstrebende Influencer noch nicht entwickelt haben: Wie man effektiv mit C-Suite-Managern arbeitet.
"Ich kann Ihnen nicht sagen, wie oft ich Leute gesehen habe, die in unserem Führungsteam anwesend waren", sagte sie, "und es ist das erste Mal, dass jemand in diesem Raum etwas davon hört, was Sie versuchen." um sie davon zu überzeugen. “
Laut dem Kommunikationsleiter besteht eine der häufig unausgesprochenen Regeln für eine effektive Zusammenarbeit mit Führungskräften darin, Überraschungen zu vermeiden - und eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Leitung des Meetings vor dem Meeting zu übernehmen. "Fragen Sie Ihre Führungskräfte 15 Minuten vor dem großen Treffen", empfahl sie. „Sie können eine Vorschau Ihrer Gedanken und Ideen anzeigen und hören, welche Bedenken sie haben. Machen Sie sie zu einem Teil des Prozesses, sodass sie das Gefühl haben, zu Beginn des großen Meetings daran beteiligt zu sein. “
Obwohl es wie eine informelle Interaktion erscheint, gehen Sie nicht direkt von der Hand. Ich würde empfehlen, sich auf diese 15-minütige Vorbesprechung genauso gewissenhaft vorzubereiten wie auf die Hauptveranstaltung.
Ihr Ziel bei jedem dieser „Mini-Meetings“ ist es, Ihre Hypothese mit jeder Führungskraft zu überprüfen und eventuelle Bedenken und Einwände an die Oberfläche zu bringen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Ihre Präsentation ins Wanken gerät. Letztendlich ist es Ihr Ziel, jeden Anführer als Ihren Anwalt aufzustellen - bevor die Hauptversammlung stattfindet.
Entsprechend den Empfehlungen des Corporate Communications Gurus können Sie Ihren potenziellen Befürwortern einige Fragen zu Ihrer Idee stellen:
- Macht diese Idee für Sie Sinn?
- Stimmst du dem zu?
- Ist dies eine kluge Methode, um Zeit und Geld zu investieren?
- Stimmt dies mit den Initiativen in Ihrer Region überein? Wenn nein, warum?
- Und wenn ja, werden Sie mich bei der Präsentation unterstützen?
Wenn die Antwort "Nein" lautet, ist es weitaus besser, wenn Sie es jetzt wissen, während Sie noch vor dem großen Meeting die Möglichkeit haben, die Richtung zu ändern und den Kurs zu korrigieren.
Nachdem Sie diese Gespräche geführt haben, haben Sie möglicherweise nicht 100% der wichtigsten Entscheidungsträger als Befürworter gewonnen, aber wenn Sie Ihre Ideen vor dem großen Meeting vorab verkaufen, wissen Sie zumindest, wer Ihre Unterstützer sind. Sie wissen auch, wer neutral ist, wer skeptisch ist, wer die potenziellen Kritiker sein könnten und wo sie zu dem Thema stehen. Indem Sie das Meeting vor dem Meeting meistern und Ihre Ideen vorverkaufen, können Sie alle Gesichtspunkte in Ihrer Abschlusspräsentation berücksichtigen - und es dann festhalten.
