So finden Sie die gesuchte E-Mail

Mit zunehmender Menge an E-Mails, die wir senden und empfangen, tritt ein neues Problem auf: Das Auffinden einer bestimmten Nachricht - oder einer bestimmten Information - in Ihrem umfangreichen Archiv.

Glücklicherweise können Sie mit ein paar vorsätzlichen Eingaben und etwas fortgeschrittenem Such-Know-how die benötigten Informationen aus Ihrer E-Mail leichter als je zuvor abrufen.

Trick 1: Jetzt schreiben, um später zu finden

Eines der wichtigsten Dinge, die ich vor dem Senden einer E-Mail mache, ist, sie auf Durchsuchbarkeit zu überprüfen. Ich überlege, wonach ich später suchen würde, um diese E-Mail zu finden, und stelle dann sicher, dass diese Wörter in der E-Mail enthalten sind.

In den meisten Fällen ändere ich nichts, aber hin und wieder stelle ich fest, dass ich "die Partnerschaft, die wir heute Morgen besprochen haben" anstelle von "die Mashable-Partnerschaft, die wir heute Morgen besprochen haben" oder "Notizen von Treffen mit" eingetippt habe Jack “anstelle von„ Notizen von einem Treffen mit Jack Smith von Amazon. “Wenn ich in Zukunft nach diesem Thread suche, weiß ich, dass ich nach„ Mashable “oder„ Jack Smith Amazon “suchen werde, und ohne diese schnellen Lösungen würde ich das nicht tun habe etwas gefunden.

Trick 2: Verwenden Sie Etiketten und Ordner

Wenn Sie ein Google Mail-Nutzer sind, können Sie Labels verwenden oder einfach alles in einem großen E-Mail-Ozean archivieren. Ich finde, dass der beste Grund für die Verwendung von Labels die Suche ist.

Zum Beispiel: Meine Mitbegründerin Kathryn und ich mailen relativ häufig über die Stadt Chicago. Einige der E-Mails beziehen sich auf unsere Expansion in die Stadt, andere sind völlig unabhängig (z. B. eine dort stattfindende Konferenz oder ein dort ansässiger Kandidat). Die Suche nach „Kathryn Chicago“ unter dem Label „Sales“ hilft mir, das Gesuchte viel schneller zu finden, als alle meine E-Mails nach derselben Suchanfrage zu durchsuchen.

Dasselbe gilt für Ordner in anderen E-Mail-Clients wie Outlook. Durch die Möglichkeit, innerhalb einer begrenzten Anzahl von E-Mails zu suchen, ist es einfacher, das zu finden, wonach Sie suchen.

Trick 3: Kennen Sie Ihre E-Mail-Suchbefehle

Schließlich kennen Sie Ihre Suchoptionen. Der Unterschied zwischen der Suche nach E-Mails mit "Kathryn" im gesamten Text und der Suche nach E-Mails, die von Kathryn an Kathryn oder mit "Kathryn" in der Betreffzeile gesendet wurden, ist erheblich. Für Google Mail sind dies die wichtigsten Suchbefehle:

So suchen Sie nach E-Mails an oder von einer bestimmten Person: an: XYZ und von: XYZ
Pro-Tipp: Bei beiden Befehlen können Sie zwischen der E-Mail-Adresse, einem Vornamen oder einem Nachnamen wählen, z. B. von: [email protected], von: jane, von: smith. Wenn jemand mehrere E-Mail-Adressen hat, werden durch Eingabe seines Vor- oder Nachnamens alle Ergebnisse angezeigt.
So suchen Sie nach einer E-Mail mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile: Betreff: XYZ
Profi-Tipp: Wenn Sie nach einer Phrase suchen möchten, müssen Sie sie in Anführungszeichen setzen. Betreff: NYC travel sucht nach E-Mails mit dem Betreff „NYC“ und dem Betreff „travel“ irgendwo im Körper. Sie benötigen stattdessen den Betreff „NYC travel“.
So suchen Sie nach einer E-Mail mit Anhang: hat: Anhang.
Pro-Tipp: Sie können auch nach bestimmten Dateitypen suchen, indem Sie Dateiname: doc, Dateiname: ppt usw. verwenden.
So suchen Sie nach einer E-Mail mit einer bestimmten Bezeichnung: Bezeichnung: XYZ
Pro-Tipp: Wenn Sie in Google Mail auf ein Label klicken, wird dieses bereits zur Suchleiste hinzugefügt, sodass Sie es als Ausgangspunkt für Ihre Suche verwenden können.
So schränken Sie die Suche auf gelesene oder ungelesene E-Mails ein: ist: ungelesen oder ist: gelesen