Vor einigen Jahren bin ich in eine Führungsposition eingetreten, in der ich zum ersten Mal für die Leitung eines Sechserteams verantwortlich war. Mit meinem MBA in der Hand und einer gründlichen Analyse meines Myers-Briggs-Typs hielt ich es für ein Kinderspiel, die Leute, mit denen ich zusammengearbeitet habe, zu managen und zu motivieren.
Obwohl sich diese Tools als hilfreich erwiesen haben, haben sie mich nicht vollständig auf eine der schwierigsten Aufgaben eines Managers vorbereitet: das Abgeben jährlicher Leistungsbeurteilungen. Es stellt sich heraus, dass Manager sie genauso sehr fürchten wie Mitarbeiter! Trotz unserer natürlichen Abneigung sind Überprüfungen ein unvermeidlicher (und wichtiger) Teil der Arbeit und ein kritischer Teil des Wachstums Ihres Teams. Wenn Sie also ein Superstar-Manager werden möchten, ist es an der Zeit, so gut wie möglich zu rezensieren.
In diesem Sinne finden Sie hier die ersten Schritte.
Die Grundlagen
Sie könnten versucht sein, Ihr aktuelles Feedback für Ihre Mitarbeiter in der Woche vor einer Überprüfung zusammenzufassen, aber Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass Sie dies nicht tun sollten. Sie sollten den Vorgang als eine einjährige Aktivität behandeln und sich rechtzeitig Gedanken machen. Durch die Planung erhalten Sie ein umfassenderes Feedback, und wenn die Rückblicksaison herumläuft, gibt es keine Überraschungen für Sie oder Ihre Mitarbeiter - und genau danach sollten Sie streben.
Ermitteln Sie zunächst die beste Jahreszeit für Ihre Überprüfungen. Finden Sie heraus, ob Ihre Organisation einen bevorzugten Zeitplan oder Prozess hat (die meisten großen Unternehmen tun dies), und überlegen Sie, wann Ihr Budgetierungsprozess stattfindet oder wann Sie die Möglichkeit haben, Boni zu verteilen. Wenn Sie über Flexibilität verfügen, möchten Sie Arbeitszeiten mit hohem Arbeitsvolumen vermeiden, da der Vorbereitungs- und Feedbackprozess anspruchsvoll und intensiv sein kann und niemand in der Hochsaison Überprüfungen durchführen möchte.
Stellen Sie als Nächstes Ihren jährlichen Zeitplan entsprechend auf und teilen Sie den Zeitplan Ihren Mitarbeitern mit. Nichts über eine Rezension - vom Inhalt bis zum Zeitpunkt - sollte jemals überraschen.
Nehmen wir nun zur Vereinfachung an, dass Ihre Berichtssaison Ende des Jahres, im Dezember, stattfindet. So sollte Ihr Jahresplan aussehen:
Januar (Jahresbeginn)
Ziele und Erwartungen setzen
Treffen Sie sich zu Beginn des Jahres mit Ihren Mitarbeitern, um Ihre jährlichen Ziele und Erwartungen an das Team mitzuteilen. Treffen Sie sich dann individuell mit ihnen, um ihre eigenen Leistungsziele festzulegen. Dies stellt nicht nur sicher, dass jeder seine Erwartungen für das Jahr klar definiert, sondern bietet Ihnen auch eine klare Übersicht, die Sie bei jeder Diskussion über die Leistung in den kommenden Monaten verfolgen können.
Der beste Weg, um Ziele zu setzen, ist die Verwendung des SMART-Frameworks (SMART, M essurable, A chievable, R esult-oriented, T ime-bound). (Benötigen Sie eine Einführung? Machen Sie sich hier mit den Grundlagen vertraut.) Denken Sie daran, dass die Ziele zwar spezifisch für die jeweilige Person sein sollten, aber auch klar auf die organisatorischen Ziele ausgerichtet sein sollten, damit die Mitarbeiter sehen können, wie sich ihre Leistung auf das gesamte Team auswirkt.
Geben Sie nach den Besprechungen die Unternehmensziele und die Ziele aller Mitarbeiter ein und schreiben Sie sie in eine E-Mail. Ihre Mitarbeiter werden es zu schätzen wissen, dass sie mit derselben Kopie arbeiten, die Sie sind, und sie werden einen klaren Fahrplan haben, dem sie das ganze Jahr über folgen können.
März, Juni und September (alle 3 Monate oder monatlich)
Halten Sie Touch-Base-Meetings ab
Manager geraten häufig in Panik, wenn es darum geht, die Leistung der Mitarbeiter während der Überprüfungen zusammenzufassen und zu kommentieren. In Wahrheit sollte jedoch nichts, was Sie in dieser jährlichen Besprechung behandeln, neue Informationen sein. Sie sollten vielmehr die Ziele Ihrer Mitarbeiter verfolgen und ihnen das ganze Jahr über Feedback geben. Unabhängig davon, ob Sie monatliche oder vierteljährliche Check-ins bevorzugen, planen Sie diese Meetings zu Beginn des Jahres im Voraus, damit sie nicht in den Hintergrund treten.
Bereiten Sie vor jeder Sitzung eine kurze Tagesordnung vor. Sie sollten die Jahresziele des Mitarbeiters überprüfen, die von Ihnen skizzierten Erwartungen besprechen und alle Fragen oder zusätzlichen Aufgaben beantworten, die Sie haben. Wenn vierteljährliche Kennzahlen oder langfristige Projektaktualisierungen überprüft werden müssen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.
Sie sollten auch Zeit damit verbringen, jeder Person informelles Feedback zu ihrer Leistung zu geben, einschließlich Lob, wo es fällig ist, und das Behandeln von laufenden oder potenziellen Problemen. (Ja, das ist der schwierige Teil.) Ich habe festgestellt, dass es hilfreich ist, Kommentare in Bezug auf Verhalten abzufassen, die jemand starten , stoppen oder fortsetzen sollte : Vielleicht möchte ein Mitarbeiter, dass er Sie per E-Mail benachrichtigt anderen Managern keine langen Mittagspausen mehr einlegen oder Projekte vorzeitig einreichen. Machen Sie auch dies zu einem Gespräch und bitten Sie jeden Mitarbeiter, seine eigenen Gedanken und Fragen mitzuteilen.
Machen Sie sich nach jeder dieser Besprechungen Notizen zu dem, was Sie besprochen haben. Vertrauen Sie mir - wenn das Ende des Jahres vorüber ist, sind Sie froh, diese Notizen zu haben, um das Jahr zusammenzufassen und sich daran zu erinnern, was Sie in den ersten Quartalen mit den Menschen besprochen haben.
Oktober / November (zwei Monate vor der Überprüfung)
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, sich vorzubereiten
Planen Sie einige Monate vor den eigentlichen Überprüfungen Termine für offizielle Besprechungen mit jedem Teammitglied. An dieser Stelle sollten Sie sie auch bitten, eine Zusammenstellung ihrer Jahresergebnisse zu erstellen. Beginnen Sie mit allen offiziellen Formularen, die Ihr Unternehmen verwenden oder erstellen möchte, und fordern Sie jeden Mitarbeiter auf, eine Zusammenfassung seiner Hauptaufgaben, der aktuellen Projektarbeit und einer Zusammenfassung der Ziele und Erfolge zu erstellen.
Es kann auch hilfreich sein, dass jeder Mitarbeiter eine schriftliche Selbstbewertung durchführt. Dies hilft den Mitarbeitern nicht nur, das Gefühl zu haben, mitzureden, sondern fordert sie auch dazu auf, ein ehrliches Bild ihres eigenen Arbeitsverhaltens zu erstellen, was hilfreich ist, wenn sie über ihre Leistung sprechen. Zu den besten Selbstbewertungen zählen 6 bis 10 offene Fragen wie: Auf welche Leistungen sind Sie in diesem Jahr am stolzesten? Wo haben Sie die Erwartungen und Ziele des Teams oder sich selbst verfehlt? Was sind Ihre Wachstumsbereiche und wie gehen Sie damit um? Gibt es Dinge, die Ihr Manager tun kann, um Ihren Fortschritt und Erfolg weiter zu unterstützen?
November (sechs Wochen vor dem Rückblick)
Bereiten Sie sich als Manager vor
In der Zwischenzeit sollten Sie die Monate vor den Überprüfungen damit verbringen, Ihre eigenen Notizen und Ergebnisse für jeden Mitarbeiter zusammenzustellen. Beginnen Sie mit der Erfassung quantitativer Messgrößen für die Mitarbeiterleistung, wie Verkaufsberichte, Anrufaufzeichnungen und Fristenberichte, sowie qualitativer Messgrößen, die Rückmeldungen von Kunden und Kunden oder Ihre persönliche Beobachtung umfassen können. Ziehen Sie auch die Notizen heraus, die Sie im Laufe des Jahres in Ihren Touch-Base-Meetings aufgenommen haben.
Ein gängiges Instrument ist die 360-Grad-Überprüfung, die auf einer Selbsteinschätzung der Mitarbeiter und Peer Reviews sowie auf überlegenem und untergeordnetem Feedback basiert. Sie finden eine sehr einfache Version bei HowsMyWork.com oder eine umfangreichere Version bei Inc.com. Zögern Sie nicht, diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Fragen Sie sich beim Überprüfen der Ergebnisse Folgendes: Erfüllt diese Person ihre Ziele, Ihre Erwartungen und die Erfolgsindikatoren des Unternehmens? Wenn nicht, warum - und können Sie das ändern? Wenn ja - gibt es Belohnungen, Anerkennungen oder größere Projekte, die Sie vergeben können, um Ihre Star-Performer zu stärken? Hier kommen Boni ins Spiel!
Dezember (1 Monat vor Bewertung)
Bereiten Sie Ihre Dokumentation vor
Sobald Sie alle Ihre Recherchen abgeschlossen haben, ist es Zeit, die Selbsteinschätzung jedes Mitarbeiters, alle externen Rückmeldungen und relevanten Daten zusammenzustellen. Verwenden Sie diese Informationen, um Bewertungsformulare, schriftliche Briefe, in denen Ihr Feedback erläutert wird, und Diskussionspunkte für Ihr Gesicht zu erstellen. persönliche Diskussion.
Stellen Sie zunächst das Format oder die Struktur fest, die Sie verwenden möchten. Sie haben hier etwas Flexibilität, wählen jedoch eine Struktur, die sich umfassend anfühlt und Ihrem Mitarbeiter hilft, mitzuhalten. Sie können die Überprüfung beispielsweise nach den Zielen strukturieren, die Sie gemeinsam festgelegt haben, indem Sie sie nacheinander durchgehen, oder nach den Hauptprojekten des Mitarbeiters, indem Sie Projekt für Projekt vorgehen und relevante Ziele besprechen, während Sie fortfahren.
Unabhängig davon, für welches Format Sie sich entscheiden, möchten Sie sowohl Bereiche für Bestätigung und Ermutigung als auch Bereiche für Bedenken (oder Bereiche, in denen ein Mitarbeiter weiter wachsen kann) identifizieren. Wählen Sie für jede Kategorie zwei bis drei Hauptbereiche aus, auf die Sie sich konzentrieren möchten, damit sich Ihr Gespräch sachlich und dennoch konzentriert anfühlt. Entwickeln Sie Diskussionspunkte, die von den gesammelten Daten unterstützt werden, und geben Sie dann für jeden Punkt eine Zusammenfassung Ihrer zukünftigen Erwartungen und der mit diesem Ziel verbundenen Maßnahmen an. (Mitarbeiter - besonders leistungsfähige Mitarbeiter - hassen es, aus einem Review herauszukommen, als hätten sie nichts davon mitbekommen, oder als wären sie sich nicht sicher, was sie als nächstes tun sollen. Selbst in den Bereichen, in denen es jemandem gut geht, sollten Sie darüber nachdenken über die nächsten Schritte und zukünftige Ziele
Mit all diesen Ressourcen sind Sie bereit, mit jedem Mitglied Ihres Teams ein bedeutungsvolles Gespräch zu führen.
Ende Dezember
Halten Sie die persönliche Besprechung ab
Jetzt ist es Zeit, sich mit Ihren Mitarbeitern für die offizielle Überprüfung zu setzen. Dies ist der schwierigste Teil des Prozesses, aber auch der wichtigste. Seien Sie also gespannt auf den nächsten Teil unserer Reihe, in dem Sie lernen, wie Sie eine Überprüfung durchführen - einschließlich Einsichten in den Umgang mit verschiedenen Persönlichkeitstypen und das effektive Einholen von Feedback.
