Ich bin zuversichtlich, dass die meisten von Ihnen in Bezug auf die E-Mail-Etikette ziemlich klar sind. Sie wissen, wann Sie ein Memo an einen Kollegen weiterleiten und wann Sie Ihren Chef an einen Thread binden müssen. Sie wissen sogar, wann Sie die manchmal verwirrende BCC-Option implementieren müssen (oder?). Und je nachdem, mit wem Sie korrespondieren, wissen Sie wahrscheinlich auch, wann Sie reagieren müssen und wann nicht.
Und doch stellt sich heraus, dass CC / BCC / Reply All die Leute immer noch aus dem Konzept bringt - und nicht nur die jüngsten Absolventen, die gerade den Schwung bekommen. Nachdem ich meinen Kollegen zugehört hatte, wie sie über ihre peinlichen E-Mail-Nachrichten sprachen, wandte ich mich an mein Netzwerk, um zu erfahren, welche anderen Vorfälle im Laufe der Jahre aufgetreten sind. Stellt sich heraus? Nun, diese kleinen E-Mail-Labels können große Auswirkungen haben, sowohl gute als auch äußerst katastrophale - und große Lektionen für den Rest von uns.
Beginnen wir mit dieser Anekdote von Felipe, einem Webentwickler, dessen Mitarbeiter gelernt hat, dass das Denken vor dem CC und dem Versenden von Druckaufträgen nicht nur umsichtig, sondern auch karriereerhaltend ist:
Zum einjährigen Jubiläum des 11. September hat sich mein Kollege Judd von der Arbeit verabschiedet. Weil es für den 11. September war, illustrierte einer seiner Kollegen, Larry, eine Karikatur, in der Judd als verängstigter Terrorist dargestellt wurde, der sich vor Kindern fürchtete. Es zeigte, wie Judd sich unter seinem Bett versteckte und einen Teddybären drückte. Larry schickte es als Scherz zu einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern und ihrem Manager. Aus irgendeinem Grund schickte der Manager des Threads eine E-Mail an den Cartoon und leitete das gesamte Unternehmen . Das Unternehmen hatte über 500 Mitarbeiter. Ein paar Stunden später wurde der CC-Manager entlassen und eskortierte das Gebäude endgültig. Hoppla!
Also, Lektion eins: Wenn Sie eine ganze Reihe von Leuten zum CC schicken, stellen Sie sicher, dass es gut ankommt.
Danielle, eine Leiterin der Karrieredienste im Hochschulbereich, tut genau das. Sie nutzt das CC-Feld, um die Erfolge ihrer Kollegen zu feiern. "Das Versenden von E-Mails an unseren gesamten Campus mit den erforderlichen Begrüßungsansagen ist gut für die Moral", sagt Danielle, die auch die CC-Option mag, um jemanden dabei zu unterstützen, auf dem Laufenden zu bleiben und ihn oder sie zu ermutigen, proaktiv zu sein.
Ein Wort der Warnung: Während die Rufe normalerweise zu Huckepack-Rufen führen, ist manchmal genug genug. Amanda, eine Koordinatorin für Talentakquisition, erinnert sich an einen Job bei einer Bank, bei der „Sie hatten diesen einen Mann, der berüchtigt war, dass er allen geantwortet hatte, um‚ danke 'oder ‚sehr geschätzt' zu sagen… Alle. Single. Email. Selbst wenn es 50 CC-Leute gäbe. Es gab einen rennenden Witz über ihn und die Leute waren wirklich verärgert “, erklärt sie. Irgendwann rief eine ihrer frustrierten Mitarbeiterinnen den anstößigen Antwortenden heraus und erklärte die Grundlagen der E-Mail.
James, ein Redakteur, weiß nur zu gut, welche Probleme auftreten können, wenn zu viele Personen eine Nachricht erhalten. Er erinnert sich an einen Vorfall aus seiner College-Zeit, als die Studentenvertretung außerhalb des Campus versehentlich eine Nachricht an den gesamten Listendienst und nicht an alle Mitglieder des BCC sandte. Das Ergebnis? Eine Woche voller Chaos für 3.000 Studenten. "Gute Zeiten", sagt James kopfschüttelnd und erinnert sich zweifellos an den vollständigsten Posteingang, den er jemals hatte.
Für manche Menschen ist BCC jedoch nur ein schlechtes Geschäft. Jessica, eine frühkindliche Spezialistin aus Brooklyn, sagt dazu:
Ich mag kein BCCing. Ich mag Transparenz. Es sind immer die Menschen, die sich darüber freuen, dass sie es ruinieren. In meiner derzeitigen Rolle muss ich Gruppen-E-Mails senden, um Zeit- und Ortsinformationen zu übermitteln und regelmäßig Feedback anzufordern. Selbst wenn ich oben in der E-Mail in Fettdruck und Kursivschrift schreibe: "Antworten Sie nicht alle auf diese E-Mail", ist dies zwangsläufig immer jemand der Fall. Seufzer. Deshalb habe ich es mir zur Aufgabe gemacht, alle zu binden und nur mein Team zu binden. Auf diese Weise wird, wenn jemand "allen antwortet", nicht jeder seinen Gedanken, Meinungen und Gefühlen unterworfen sein.
Die Schriftstellerin und Herausgeberin Sara steht dem Einsatz von BCC nicht so ernst wie manche, glaubt jedoch, dass es einen Trick gibt:
Wenn Sie jemandem ein BCC senden möchten, um ihm eine für einen anderen bestimmte E-Mail anzuzeigen, fragen Sie sich: Kann ich die E-Mail an den vorgesehenen Empfänger (ohne BCC) senden und dann an den zusätzlichen Kontakt weiterleiten? Es fühlt sich viel ehrlicher an, denn anstatt zu sehen, wie Sie verstecken, mit wem Sie die E-Mail teilen, sehen Sie so aus, als hätten Sie sie wie gewohnt gesendet und dann gedacht: „Oh, vielleicht sollte ich das mit meinem Chef für sie teilen Referenz.' Es ist mehr "Lass mich sicherstellen, dass mein Vorgesetzter eingeschleift ist" und weniger "Spioniere meine Kommunikation mit so und so aus", was immer nett ist. Außerdem sind Sie auf diese Weise abgesichert, wenn der BCCer dies jemals anspricht!
Es sind nicht nur CC und BCC, die Verwirrung stiften. Es ist bekannt, dass die täuschend einfache Antwort nicht nur einige Leute zum Schwitzen bringt. Rebecca, eine Kundenbetreuerin, gibt zu, auf "Antworten" geklickt zu haben, als sie "Weiterleiten" wollte. Als Präsidentin eines Clubs am College, der gerade eine große Veranstaltung veranstaltete, war Rebecca bestürzt zu erfahren, dass der Raum, den der Club nutzen wollte, doppelt gebucht war. In ihrer Eile, ihre Wut mit dem Rest des Exec-Teams zu teilen, tippte Rebecca eine Reihe von Sprüchen ab, die sich an die Clubbesitzer richteten, aber nur für die Augen ihrer Kollegen bestimmt waren, und anstatt sie weiterzuleiten, antwortete sie versehentlich! Rebecca lernte viele Dinge aus diesem Vorfall, darunter: „Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachrichten an die richtige Person senden.“ „Versenden Sie keine E-Mails, wenn Sie wütend sind.“ Und vor allem: „Seien Sie kein unreifer Idiot beim Versenden von E-Mails an echte Personen. “
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachrichten an die richtige Person senden. Ratschlag Mark, ein Verkaufsleiter, wünscht sich, er hätte vor einigen Monaten seine Aufmerksamkeit geschenkt, bevor er redlinierte Vertragsänderungen an die falsche Person gesendet hat. Als er seinen Fehler bemerkte und herausfand, dass er nicht einen, sondern zwei Deals verloren hatte, entschuldigte er sich dafür und beeilte sich, den Schaden, den er durch Unachtsamkeit verursacht hatte, wieder gut zu machen. Er hat nur einen der beiden Verträge abgeschlossen und ist schnell zu dem Schluss gekommen, dass das Unternehmen, das sich aus Budgetgründen zurückgezogen hat, dies aufgrund seines Fehlers nicht getan hat - „obwohl ich mir sicher bin, dass das nicht geholfen hat.“
Während es möglicherweise Meinungsverschiedenheiten darüber gibt, wann welches Feld verwendet werden soll, sind aus diesen farbenfrohen Anekdoten einige Lehren zu ziehen. Und wenn du meine Meinung willst? Seien Sie nicht diese widerwärtige Person, die auf alles antwortet, meiden Sie das Power-CC und vergessen Sie nicht, jemanden in das BCC zu verlegen, wenn Sie das sagen.
