Manchmal muss man harte E-Mails schreiben.
Sie müssen ein Feedback mit jemandem in einem anderen Büro teilen oder mit einem Stakeholder nicht einverstanden sein oder jemandem mitteilen, dass er etwas falsch gemacht hat - und ein Anruf oder ein persönliches Treffen wäre eine Überreaktion (und es besteht die Gefahr, dass die Situation noch schlimmer wird). .
Das heißt, wenn die harmlosesten Noten falsch interpretiert werden können, ist der Einsatz sogar noch höher, wenn Sie etwas Kritisches zu sagen haben.
Als jemand, der aus der Ferne arbeitet, sende ich Leuten ständig Feedback per E-Mail. Und obwohl ich es schon hunderte Male gemacht habe, bekomme ich immer noch eine kleine Magengrube, wenn ich schreibe, dass jemandes Arbeit viele Veränderungen braucht.
Aber die Leute reagieren oft viel positiver, als ich es mir vorgestellt hätte. Ich schreibe eine Formel gut, die dafür sorgt, dass harte E-Mails so freundlich und hilfreich wie möglich ablaufen.
Hier ist, wie es zusammenbricht:
Zeile 1: Sag etwas Freundliches
Wenn Sie die Eröffnungszeile schreiben (also nach der Anrede), kann es hilfreich sein, sich vorzustellen, dass es sich um ein Gespräch handelt. Wenn jemand auf Sie zukam und genau in die richtige Richtung ging, würde man Sie abschrecken.
Deshalb eine Zeile wie Wie war dein Wochenende? oder ich hoffe, diese Notiz findet Sie gut, so überflüssig sie auch erscheinen mag, und hilft Ihnen , die Dinge mit der richtigen Note anzufangen.
Zeile 2: Danke ihm oder ihr
Wenn zutreffend, ist es schön, die Bemühungen der anderen Person zu beachten. Sie wollen nicht direkt in das eintauchen, was sie falsch gemacht haben, ohne die Zeit zu berücksichtigen, die sie für das ausgegeben haben, was sie rübergeschickt haben.
Es ist so einfach wie: Vielen Dank dafür.
Zeile 3: Machen Sie auf etwas Positives aufmerksam
Niemand möchte sich wie ein Idiot fühlen (oder wie Sie denken, dass sie dumm sind). Also, während Sie nicht um den heißen Brei herumreden wollen, ist es wichtig, sich die Zeit zu nehmen, um auf die Stärke der Arbeit des anderen hinzuweisen.
Versuchen Sie, ich kann sehen, wohin das führen würde. Sie können beispielsweise einem direkten Bericht mitteilen, dass Sie sehen können, wie die von ihnen umgesetzte Strategie dem Team helfen würde, besser zu funktionieren. Oder Sie können einem Kollegen sagen, dass er hervorragende Arbeit geleistet hat, um das Hauptanliegen des Kunden anzugehen.
Natürlich ist es wichtig, diesen Kommentar ehrlich zu halten. Sie sollten etwas erwähnen, das tatsächlich von Vorteil ist, und Sie sollten das Lob nicht so ausgiebig ausschütten, dass der Rest Ihrer Nachricht den Empfänger völlig blendet.
Textkörper der E-Mail: Änderungen (und Ergebnisse) durchgehen
Ob Sie es glauben oder nicht: Die Leute wissen es zu schätzen, warum Sie sich für eine andere Vorgehensweise entschieden haben. Es ist kontraintuitiv (denn wer möchte hören, wie sie im Detail durcheinander gebracht wurden?), Aber in Wirklichkeit zeigt es, dass Sie eine hohe Meinung von ihnen haben.
Es zeigt, dass Sie ihnen nicht nur deswegen widersprechen würden. Darüber hinaus zeigt es, dass Sie der Meinung sind, dass sie klug genug sind, um aus dem Feedback zu lernen und Ihre Erwartungen in Zukunft zu erfüllen.
Beschränken Sie sich auf Sätze, die dem Format von … folgen, um zu vermeiden, dass Sie sich übermäßig mit dem, was schief gelaufen ist, befassen . Und wenn Sie mehr als eine Änderung haben, verwenden Sie Aufzählungszeichen.
Es sieht aus wie das:
Oder:
- Sie werden sehen, dass wir aufgrund des Feedbacks des Führungsteams einige Änderungen am Pitch Deck vorgenommen haben.
- In diesem Sinne würde ich gerne sehen, wie sich diese Änderungen auf andere Aspekte der Präsentation auswirken, da wir möchten, dass sie konsistent sind.
Letzte Linie
Fragen Sie abschließend immer, ob Sie etwas klären oder Fragen beantworten können.
Bitte lassen Sie mich wissen, wenn ich Fragen beantworten kann, die offensichtlich erscheinen mögen, aber sie haben einen Zweck. Dadurch wird der gesamte Geist Ihrer E-Mail kollaborativer.
Plötzlich geht es von „Hier gibt es Veränderungen - Punkt“ zu „Hier gibt es Veränderungen - würden Sie mich wissen lassen, wenn eine davon keinen Sinn ergibt?“ Es zeigt, dass Sie die Meinung der anderen Person immer noch schätzen.
Dann ist alles, was Sie noch haben, eine Abmeldung - jede Standardabmeldung (am besten, mit freundlichen Grüßen, danke!) Ist ausreichend.
Alles zusammenfügen
- Beispiel für Veränderung und wie sie zu einem positiven Ergebnis führen wird
- Falls zutreffend: Beispiel für Änderung zwei und wie ein positives Ergebnis erzielt wird
- Falls zutreffend: Beispiel für Änderung drei und wie ein positives Ergebnis erzielt wird
Nachdem Sie ein wirklich konstruktives Feedback verfasst haben, sollten Sie sich eine Minute Zeit nehmen, um über Ihre Betreffzeile nachzudenken. Vielleicht brauchen Sie nur die Antworttaste zu drücken, aber es kann sein, dass eine kleine Änderung den gesamten Ton betrifft. (Wussten Sie, dass "heute" "dringend" vorzuziehen ist? Mehr dazu - und andere zu vermeidende Worte - hier.)
Nicht jede Nachricht, die Sie senden, ist voller Lob - und das ist in Ordnung. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um es nachdenklich zu schreiben, wird das einen langen Weg gehen.
