Die Leute fragen mich die ganze Zeit, wie man Dinge schneller, besser und effizienter macht und welche Tools ich empfehle, um ihnen dabei zu helfen. Aber es gibt eine Frage, die ich viel weniger bekomme, und die genauso wichtig ist: Wie kann ich Zeit sparen, indem ich weniger mache?
In der Tat kann das Wissen, was Sie nicht tun sollen und was Sie nicht mehr tun sollen, einen großen Unterschied in Ihrem Glück und Ihrer Produktivität bewirken.
Testen Sie sich mit dieser Liste von sieben Fragen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit gut investieren.
1. Sagst du nein?
Die meisten Menschen haben ein tiefes Bedürfnis, gemocht zu werden. Infolgedessen sagen wir zu fast allem, was von uns verlangt wird, Ja, was es unmöglich macht, alles gut zu machen, und schont unsere Zeit und Produktivität. Werfen Sie einen Blick auf die letzten 10 Anfragen, die Sie erhalten haben (ignorieren Sie die Aufgaben Ihres Chefs, über die Sie möglicherweise keine Kontrolle haben). Wenn Sie zu mehr als der Hälfte mit Ja geantwortet haben, ist es wahrscheinlich an der Zeit, sich dazu zu drängen, Nein zu sagen (hier sind einige Möglichkeiten, dies zu tun).
2. Delegieren Sie genug?
Unabhängig davon, ob Sie ein Manager sind oder nicht, gibt es Möglichkeiten, an Kollegen zu delegieren. Wenn Sie alles selbst machen und denken, dass es für mich nur schneller ist, dann sind Sie vielleicht ein Delegatenfeind. Sehen Sie sich Ihre Aufgaben in der letzten Woche genau an - sind das wirklich alle Ihre Aufgaben? Wenn nicht, lesen Sie meine Tipps für eine erfolgreiche Delegation, um einige Dinge von Ihrem Teller zu stoßen.
3. Ist alles auf Ihrer To-Do-Liste erforderlich?
Betrachten Sie eine endlose Aufgabenliste nicht als Herausforderung, um alles zu erledigen, obwohl es tatsächlich eine Herausforderung ist, Prioritäten zu setzen. Wenn Sie seit Wochen keine Aufgabe mehr erledigt haben oder dies immer auf einen späteren Zeitpunkt verschoben wird, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass dies eigentlich nicht erforderlich ist. Verwenden Sie Ihren Manager und Ihre Kollegen als Resonanzboden, um zu versuchen, unnötige Elemente aus Ihrer Aufgabenliste zu entfernen, damit Sie mehr Zeit für Elemente mit hoher Priorität verwenden können, die Ihre Ziele vorantreiben. Profi-Tipp: Probleme beim Entfernen von Aufgaben bei der Arbeit? Gehen Sie jeden einzelnen durch und notieren Sie die Auswirkungen (z. B. „Umsatzchance“ oder „Benutzerwachstum“). Sie werden überrascht sein, wie viele Artikel nicht mit Ihren Unternehmens- oder persönlichen Zielen übereinstimmen.
4. Sind alle wiederkehrenden Besprechungen in Ihrem Kalender erforderlich?
Stornieren Sie alle, die keine Auswirkungen haben oder durch ein E-Mail-Update ersetzt werden könnten. Überprüfen Sie für Besprechungen, die Sie führen, ob Format, Länge und Teilnehmer zu ihrer Effektivität beitragen. Wie der Unternehmer Jim Belosic erklärt, spart dies Zeit und Geld - eine einstündige Besprechung mit 17 Mitarbeitern, die durchschnittlich 40.000 USD pro Jahr verdienen, kostet 232, 88 USD. Huch.
5. Ist Ihre Standardlänge für einmalige Besprechungen zu lang?
Die meisten Leute verwenden standardmäßig Besprechungen von 60 Minuten, wenn die ersten Gespräche selten so viel Zeit benötigen. Versuchen Sie, Ihren Kalender auf einen Standardwert von 30 oder 20 Minuten einzustellen. Sie werden diese Zeit zurückbekommen und höchstwahrscheinlich produktivere Meetings haben.
6. Brauchen Sie überhaupt ein Meeting?
News Flash: Sie müssen nicht jedem Meeting zustimmen, an dem Sie teilnehmen möchten. Dies gilt in zweifacher Hinsicht für diejenigen Personen, die Besprechungen ohne Aufforderung zu Ihrem Kalender hinzufügen. Sie haben die Berechtigung, alles abzulehnen, was für Ihren Job nicht kritisch ist. Setzen Sie eine hohe Messlatte, um den Menschen Zeit zu geben, und Sie werden feststellen, dass mehr Fragen per E-Mail oder häufig effektiver durch Abheben des Telefons geklärt werden.
7. Sind Sie ein Sklave Ihres Posteingangs?
Apropos Dinge, die Sie nicht tun müssen: Sie müssen nicht jede eingehende E-Mail beantworten. Geben Sie sich selbst die Erlaubnis, irrelevante kalte E-Mails und E-Mails zu Ihrer Information zu archivieren, die Sie erhalten oder erhalten haben. Und wenn Sie schon dabei sind, melden Sie sich von allem ab, was Sie nicht gelesen haben (nein, Sie müssen nicht jeden E-Commerce-Newsletter lesen, für den Sie sich angemeldet haben). Nein zu E-Mails zu sagen ist der Schlüssel, um Zeit für echte Arbeit zu gewinnen.
Manchmal geht es bei der Produktivität nicht darum, welche Systeme Sie einrichten oder welche Apps Sie herunterladen - sondern darum, wie Sie Ihre Zeit verbringen und Ihren Zeitplan von unnötigen Aufgaben zu befreien. Mehr Stunden am Tag? Ich denke, wir sind uns alle einig, dass das eine gute Sache ist.
