Die Gettysburg-Adresse war 271 Wörter lang.
Gestern erhielt ich eine E-Mail mit einer Änderung der Unternehmensrichtlinien für die Auswahl von Kaffee und Tee im Wert von 350.
Ich weiß - Kaffee ist wichtig. Aber wenn Lincoln es schaffen würde, einer geteilten Nation in 271 Worten die Bedeutung von Menschlichkeit und Gleichberechtigung zu erläutern, könnten wir meiner Meinung nach geschäftliche E-Mails verschicken, die nur ein bisschen kürzer sind.
Häufig haben wir Angst, uns in E-Mails kurz zu fassen, weil wir nicht gemein klingen wollen oder weil wir der Meinung sind, dass wir viele Informationen oder Anweisungen geben müssen, um unseren Standpunkt zu vermitteln. Und das ist fair. Aber ich denke, wir sind uns alle einig, dass weniger E-Mails unser Arbeitsleben erheblich erleichtern würden. Und das fängt damit an, dass jeder ein bisschen kürzer wird.
Hier ist eine schnelle und einfache Anleitung, um Ihre E-Mails kurz und bündig zu halten (ohne wie ein Idiot zu klingen).
Schneiden Sie die Flusen
Ich bekomme viele E-Mails, die mit Flusen beginnen. Und obwohl es natürlich angenehm ist, kann es auch Zeitverschwendung sein, besonders wenn ich Sie nicht wirklich kenne oder wenn ich Sie um 16 Uhr in einer Besprechung sehen werde.
Mit anderen Worten, Sie müssen nicht mit jeder E-Mail beginnen, um den Leuten mitzuteilen, dass Sie gehofft haben, sie hätten ein gutes Wochenende. Wenn Sie sich nicht wirklich an jemanden wenden, der Sie einholen möchte, gehen wir einfach davon aus, dass wir alle hoffen, dass alle ein gutes Wochenende hatten, dass wir uns auf das kommende freuen und dass es im Allgemeinen gut läuft. Und dann zur Sache kommen.
Extra Wörter ausschneiden
Wir alle fügen von Zeit zu Zeit aus verschiedenen Gründen zusätzliche Wörter hinzu. Dadurch werden die Übergänge weicher. Es mildert harte Sprache. Manchmal klingen wir dadurch schlauer.
In E-Mails besteht Ihre Aufgabe jedoch nicht darin, den perfektesten Brief der Welt zu verfassen, sondern schnell und einfach zu kommunizieren. Tatsächlich fordere ich Sie auf, alle Wörter oder Ausdrücke zu entfernen, die nicht unbedingt erforderlich sind.
Nehmen Sie den folgenden Satz aus einer Nachricht, die ich kürzlich erhalten habe:
Zum jetzigen Zeitpunkt, denke ich, wäre es sehr sinnvoll, dass wir uns alle auf dem Treffen in zwei Wochen zu ein paar wichtigen Punkten äußern, um eine Lösung zu finden, die uns näher bringt funktioniert für alle Parteien.
Was ist der Hauptpunkt hier? Es ist schwer mit so vielen zusätzlichen Worten zu sagen. Ein Satz wie „zu diesem Zeitpunkt“ fügt nichts hinzu und muss daher nicht eingefügt werden. Warum schreibst du es nicht so um?
"Lassen Sie uns vor unserem nächsten Treffen 2-3 Diskussionspunkte zu diesem Thema einbringen."
Jeder im Thread weiß, wovon du sprichst, es gibt einen klaren Punkt im Satz und du hast gerade deine Wortzahl um etwa 70% reduziert.
Seien Sie präzise und nicht verwirrend
Ich hatte einmal einen Chef, der mir kurze, kryptische E-Mails schickte, die keinen Sinn machten. Um 8 Uhr morgens erhalte ich eine E-Mail mit folgenden Informationen:
„Behandle Facebook heute als erstes. -MJ ”
Was meinte er mit Griff? Was war mit Facebook zu tun? Seine E-Mail ließ mich einige Fragen zurück stellen, die er dann beantworten musste. Obwohl seine anfängliche E-Mail kurz war, würden wir am Ende mehr E-Mails austauschen und mehr Zeit verschwenden, als wenn er beim ersten Mal ein wenig mehr Informationen hinzugefügt hätte. Wenn er noch ein paar Worte hinzugefügt hätte: „Behandeln Sie Facebook-Benutzerantworten als Erstes, weil wir über Nacht viele Beschwerden hatten“, hätten wir unnötiges Hin und Her vermeiden können.
Klug mit Ihren Worten und kurz in Ihrer Hinrichtung zu sein, bedeutet nicht nur, kurz zu sein. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Nachricht immer noch klar sind.
Zu rekapitulieren
Bevor Sie eine E-Mail abfeuern, nehmen Sie sich zusätzliche 30 Sekunden Zeit und lesen Sie sie durch. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Gibt es einen klaren, leicht verständlichen Punkt für diese E-Mail?
- Kann ich irgendetwas herausnehmen, das nicht zum Hauptpunkt beiträgt?
- Kann etwas vereinfacht werden?
Je mehr Sie sich darin üben, Ihr Schreiben zu überprüfen, desto mehr werden Sie feststellen, dass es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Und was noch wichtiger ist, je mehr Sie beginnen, diese Änderungen in zukünftigen E-Mails automatisch vorzunehmen.
Ein letzter Tipp: Fügen Sie Ihre E-Mails in einen Wortzähler ein, um zu sehen, wie viele Wörter Sie derzeit pro E-Mail durchschnittlich verwenden. Dies kann Sie schockieren. Behalten Sie Ihren Fortschritt im Auge und sehen Sie, wie tief Sie gehen können.
