Die meisten Unternehmen sind mit den Möglichkeiten von Microsoft Word und Excel vertraut, aber zu verstehen, was Microsoft Access alles kann, ist etwas schwieriger zu verstehen. Die Idee, Datenbanken zu erstellen und zu pflegen, scheint ein unnötiger Einsatz von Ressourcen zu sein. Für kleine Unternehmen kann dieses Programm jedoch verschiedene Vorteile bieten, insbesondere in Bezug auf das Management von Wachstum und Organisation. Es bietet eine wesentlich robustere Möglichkeit für kleine Unternehmen, Daten und Projekte nachzuverfolgen als Excel oder Word.
Der Zugriff auf das Lernen kann länger dauern als die am häufigsten verwendeten Microsoft-Apps, bietet jedoch auch den größten Mehrwert für das Nachverfolgen von Projekten, Budgets und Wachstum. Alle Daten, die erforderlich sind, um ein kleines Unternehmen für Vergleiche und Analysen zu betreiben, werden in einem einzigen Programm verwaltet, sodass Berichte und Diagramme leichter als in den meisten anderen Programmen ausgeführt werden können. Microsoft bietet eine Reihe von Vorlagen zur Vereinfachung des Lernprozesses. Benutzer können die Vorlagen jederzeit anpassen. Wenn Sie die Grundlagen von Microsoft Access verstehen, können kleine Unternehmen in ihrem täglichen Betrieb ihren vollen Wert erkennen.
Bonus: Wenn Sie bereits eine Tabelle verwenden, können Sie Ihre Excel-Tabelle ganz einfach in eine Access-Datenbank konvertieren.
Kundeninformationen pflegen
Mit einer Microsoft Access-Datenbank kann ein Unternehmen alle erforderlichen Informationen für jeden Kunden oder Kunden nachverfolgen, einschließlich Adressen, Bestellinformationen, Rechnungen und Zahlungen. Solange die Datenbank in einem Netzwerk gespeichert ist, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und sie aktualisieren können, können die Informationen aktuell bleiben. Da Clientinformationen für jedes kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind, kann (und sollte) die Datenbank gesichert werden. Durch das Hinzufügen von Formularen zur Datenbank können kleine Unternehmen sicherstellen, dass Mitarbeiter Daten konsistent eingeben.
Wenn sich die Benutzer mit dem Programm vertraut machen, können kompliziertere Komponenten hinzugefügt werden, z. B. die Zuordnung zu Clientadressen. Dadurch können Mitarbeiter Adressen für neue Kunden überprüfen oder Routen für Lieferungen planen. Außerdem können Unternehmen Rechnungen erstellen, E-Mails und Post senden und nachverfolgen, wann und wie Rechnungen bezahlt wurden. Das Aktualisieren und Speichern von Kundendaten in Access ist zuverlässiger als eine Kalkulationstabelle oder ein Word-Dokument und vereinfacht die Verwaltung dieser Informationen.
Finanzdaten verfolgen
Viele Unternehmen kaufen Software speziell zur Nachverfolgung von Finanzen. Für ein kleines Unternehmen kann dies jedoch übertrieben sein. Darüber hinaus neigt es dazu, zusätzliche Arbeit zu schaffen. Rechnungen können nicht nur in einer Access-Datenbank erstellt und verfolgt werden, sondern auch alle Geschäftsausgaben und Transaktionen. Für Unternehmen, die über die vollständige Microsoft Office Suite einschließlich Outlook und Access verfügen, können Zahlungserinnerungen in Outlook mit der Datenbank verknüpft werden. Wenn die Erinnerung angezeigt wird, können Benutzer die erforderlichen Zahlungen vornehmen, die Daten in Access eingeben und die Erinnerung dann schließen.
Mit dem Wachstum des Geschäfts kann es erforderlich sein, anspruchsvollere Software zu erwerben, und diese Unternehmen haben einen Vorteil, wenn alle ihre Finanzdaten in Access gespeichert werden. Viele andere Programme können aus Access exportierte Daten aufnehmen, wodurch die Migration von Informationen zu gegebener Zeit erleichtert wird.
Marketing und Vertrieb managen
Eine der am wenigsten genutzten, aber leistungsfähigsten Methoden zur Verwendung von Access ist die Überwachung von Marketing- und Vertriebsinformationen. Da bereits vorhandene Kundeninformationen in der Datenbank gespeichert sind, können Sie E-Mails, Flyer, Coupons und reguläre E-Mails einfach an diejenigen senden, die an Verkäufen oder Sonderangeboten interessiert sind. Kleine Unternehmen können dann nachverfolgen, wie viele ihrer bestehenden Kunden nach Marketingkampagnen reagieren.
Für neue Kunden können ganze Kampagnen von einem einzigen Standort aus erstellt und überwacht werden. Dies macht es den Mitarbeitern einfacher, zu sehen, was bereits erledigt ist, was noch zu tun ist und welche Folgemaßnahmen erforderlich sind.
Verfolgung der Produktion und des Lagerbestandes
Ähnlich wie bei der Kundenverfolgung ist die Datennachverfolgung von Lagerbestand, Ressourcen und Lagerbestand für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Access ermöglicht es, Daten zu Sendungen an Lager zu erfassen und zu wissen, wann es Zeit ist, mehr von einem bestimmten Produkt zu bestellen. Dies ist besonders kritisch für Hersteller, die verschiedene Ressourcen benötigen, um ein Produkt fertigzustellen, beispielsweise Flugzeugteile oder pharmazeutische Inhaltsstoffe.
Sogar die Dienstleistungsbranche muss ein Inventar vorhalten, und wenn alle diese Informationen an einem Ort vorhanden sind, können Sie leichter erkennen, welcher Computer welchem Mitarbeiter zugewiesen ist, oder bestimmen, wann die Bürogeräte aktualisiert werden müssen. Unabhängig davon, ob Fahrzeuge, mobile Geräte, Seriennummern, Registrierungsinformationen, Benutzerprotokolle oder die Lebensdauer der Hardware verfolgt werden, können kleine Unternehmen ihre Hardware in Access einfacher verfolgen.
Neben Hardware müssen Unternehmen Software nachverfolgen können. Von der Registrierung und der Anzahl der Computer, die die Software verwenden dürfen, bis hin zu Versionsinformationen und Benutzern, müssen Unternehmen in der Lage sein, Informationen zu ihren aktuellen Konfigurationen schnell und genau abzurufen.
Ausführen von Berichten und Analysen
Der vielleicht mächtigste Aspekt von Access ist die Fähigkeit des Benutzers, aus allen Daten Berichte und Diagramme zu erstellen. Die Fähigkeit, alles, was in den verschiedenen Datenbanken gespeichert ist, zu kompilieren, macht Microsoft Access zu einem Kraftpaket für kleine Unternehmen. Ein Benutzer kann schnell einen Bericht erstellen, der die Ressourcenkosten mit den aktuellen Preisen vergleicht, ein Diagramm erstellen, aus dem hervorgeht, wie viel für eine bevorstehende Marketingkampagne auf Lager ist, oder eine Analyse durchführen, mit der ermittelt wird, welche Kunden hinter den Zahlungen stecken.Mit ein wenig mehr Wissen über Abfragen können kleine Unternehmen die Ansicht der Daten steuern.
Noch wichtiger ist, Microsoft Access kann in andere Microsoft-Produkte eingebunden werden. Kleine Unternehmen können einen Bericht überprüfen, Kundendaten abrufen und Rechnungen in Word erstellen. Ein Seriendruck kann reguläre E-Mail-Briefe erstellen, während der Benutzer gleichzeitig eine E-Mail in Outlook generiert. Daten können für eine detailliertere Betrachtung der Details nach Excel exportiert und von dort für eine Präsentation an PowerPoint gesendet werden. Die Integration mit allen anderen Microsoft-Produkten ist möglicherweise der beste Grund, um mithilfe von Access alle Informationen eines Unternehmens zu zentralisieren.
