Es wird nicht mehr als verrückt angesehen, nach Stunden Jeans am Arbeitsplatz zu tragen oder mit Ihrem Chef etwas zu trinken, aber wenn es darum geht, Emojis in einer E-Mail zu verwenden, werden die Linien etwas unscharfer.
Es kann schwierig sein, sich in der professionellen E-Mail-Etikette zurechtzufinden. Aber es ist höchstwahrscheinlich die Hauptmethode, mit der Sie sich mit Ihrem Chef und Kollegen in Verbindung setzen (außer, Sie wissen, persönlich). Und das bedeutet, dass jede gesendete Nachricht die Chance bietet, einen guten oder einen schlechten Eindruck zu hinterlassen.
Hier sind neun Arbeitsregeln für E-Mails, die Sie einhalten müssen, um Ihre Online-Reputation zu erhalten.
1. Beginnen Sie mit einer durchgezogenen Betreffzeile
Wenn Sie eine E-Mail an einen Ihrer Vorgesetzten senden, bedenken Sie, dass dieser wahrscheinlich Hunderte von Nachrichten in seinem Posteingang hat.
Was macht Ihr Chef mit den meisten von ihnen? Drücken Sie entweder die Entf-Taste oder markieren Sie sie für später (und lesen Sie sie nie wirklich). Das heißt, Sie haben nur eine Chance, ihre Aufmerksamkeit zu erregen: Eine verlockende Betreffzeile kann dazu beitragen, dass sie tatsächlich geöffnet wird.
2. Achte auf deine Worte
Haben Sie jemals eine SMS erhalten, die mit einem Punkt endete? Wenn ja, dachten Sie wahrscheinlich, die Person, die es Ihnen geschickt hat, sei sauer auf Sie (obwohl sie wirklich nur versucht haben, die richtige Zeichensetzung zu verwenden).
Das liegt daran, dass die Art der Wörter, die Sie verwenden, jemanden sofort besänftigen oder verärgern kann. Vermeiden Sie die Verwendung von Wörtern wie „Hey“ oder „Dringend“ und verwenden Sie stattdessen „Sie“ oder „Heute“. (Verwirrt? Weitere Erklärung unten.)
3. Schreiben Sie wie ein Editor
Sie schreiben vielleicht keine Hochschularbeit, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht benotet werden. Schlechte Grammatik, Rechtschreibfehler und sogar das Fehlen einer Einleitung, eines Körpers und einer Schlussfolgerung lassen Sie so klingen, als würden Sie versuchen, in den Posteingang Null zu gelangen, und seien Sie kein verantwortungsbewusster Angestellter.
4. Seien Sie höflich von der Zeit der Person
Wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, erklären Sie ihm, warum Sie sie senden.
Wenn Sie beispielsweise eine Präsentation anhängen, teilen Sie ihnen genau mit, wie die nächsten Schritte aussehen sollen (Benötigen Sie deren Genehmigung? Möchten Sie, dass sie eine Folie hinzufügen?). Wenn Sie jemanden zum CC schicken, teilen Sie ihm mit, warum er aufgenommen wurde.
5. Verwenden Sie Emojis vorsichtig
Hier ist die Sache mit Emojis: Nicht jeder ist ein Fan von ihnen. Selbst wenn Sie in einer ungezwungenen Umgebung arbeiten, gibt es immer noch einen erheblichen Prozentsatz der Erwerbsbevölkerung, der sie als unprofessionell ansieht. Riskieren Sie es nicht, wenn Sie nicht sicher sind, wie es empfangen wird.
6. Bringen Sie den Anhang an
Es klingt offensichtlich, aber wir alle haben uns mehr als einmal an dieser E-Mail-Verletzung schuldig gemacht.
Überprüfen Sie, bevor Sie auf Senden klicken: Haben Sie den Anhang angehängt, von dem Sie sagten, dass Sie ihn anhängen würden? (Sag das 10 mal schnell.)
7. Nageln Sie Ihre Abmeldung (ohne das übliche "Beste")
Sie müssen Ihre E-Mail durch Abmelden beenden, aber das bedeutet nicht, dass Sie am Ende jeder Nachricht "best" oder "danke" sagen müssen (insbesondere, wenn Sie nicht wirklich etwas haben, für das Sie dankbar sind).
Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Anrede, die professionell und dennoch funktional ist. Versuchen Sie es mit "Grüßen", "Respekt" oder "Ich werde bald mit Ihnen sprechen."
8. Verwenden Sie eine professionelle Signatur (auch auf Ihrem Telefon)
Wenn Sie gerade eine professionelle, gut geschriebene E-Mail erstellt haben, warum sollten Sie sie dann mit "Von meinem iPhone gesendet" beenden? Wählen Sie stattdessen eine einfache, ansprechende Signatur, die Ihren Titel, Ihre Social Media-Profile, Ihre Website und möglicherweise sogar ein Bild Ihres Gesichts enthält.
9. Wissen, wann Sie keine E-Mail senden müssen
Egal wie gut Ihre Etikette ist, es ist alles umsonst, wenn Sie etwas mailen, das Sie nicht sein sollten.
Wenn Sie beispielsweise eine superschnelle Antwort von jemandem benötigen, rufen Sie ihn stattdessen an. Und wenn Sie Ihren Chef um eine Gehaltserhöhung bitten möchten, planen Sie ein Meeting (Sie möchten dieses Gespräch nicht per E-Mail führen).
Solange Sie diese neun Regeln einhalten, werden Ihre E-Mails fast immer gelesen und beantwortet. Und hey, vielleicht hinterlässt du einen guten Eindruck auf deinen Chef, während du dabei bist!
