Social Networking erfreut sich heutzutage immer größerer Beliebtheit. Trotzdem sind E-Mails die definitivste Option für Messaging. Sie übertreffen alle anderen elektronischen Kommunikationsformen selbst in dieser modernen Welt mit einer Vielzahl von Apps. Die Verwaltung von E-Mails scheint eine teure Funktion zu sein, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, und mehrere Administratoren suchen nach kostengünstigen Lösungen.
Viele Unternehmen finden es schwierig, einen eigenen Mail-Server zu betreiben, da die Spammer unablässig bemüht sind, ausgehenden Spam zu versenden und massiven eingehenden Spam über seine Mail-Server zu schlagen. Da die meisten Unternehmen, mit denen solche Probleme zu tun haben, eher klein bis mittelgroß sind, fehlt es ihnen oft an internen technischen Lösungen für die ordnungsgemäße Konfiguration und den Betrieb eines Mail-Servers sowie für das Management solcher Bedrohungen. Aus diesem Grund lagern mehrere Unternehmen ihre Anforderungen zu hohen Kosten an externe Dienstleister aus.
Es geht jedoch nicht nur um die Kosten allein; Die Auslagerung dieser Anforderungen scheint keine teure Angelegenheit zu sein, birgt aber auch versteckte Risiken.
4 Risiken beim Outsourcing von Mail-Servern
- Das Unternehmen verliert die Kontrolle über die eigene Mail-Sicherheit. Das Outsourcing-Unternehmen verwaltet serverbasierte Authentifizierung und Verschlüsselung, was möglicherweise eine zusätzliche Verschlüsselung für die sensible Kommunikation erfordert, jedoch nicht mehr in der Hand des Unternehmensinhabers liegt.
- Die allgemeinen Geschäftsbedingungen des auslagernden Unternehmens können es gelegentlich ermöglichen, die E-Mail-Inhalte zu scannen, um die Werbung zu zielen, wodurch die Gefahr von Vertraulichkeit und Schutz der Privatsphäre erhöht wird.
- Die Freigabe des Mail-Servers für andere Unternehmen kann zu Übermittlungsproblemen führen, wenn eine Person des anderen Unternehmens Spam-Nachrichten über diesen Mail-Server sendet. Dies kann das Risiko erhöhen, wenn das Outsourcing-Unternehmen den Spam nicht erkennen und blockieren kann.
- Die größte Hürde ist, dass ein anderes Unternehmen den gesamten Nachrichteninhalt anzeigen kann. Manchmal kann der Nachrichteninhalt unbegrenzt auf den Servern des Outsourcing-Unternehmens gespeichert werden. Diese Nachteile sind erheblich.
Für kleine Unternehmen, die vertrauliche und zuverlässige E-Mail-Systeme benötigen, kann die Entscheidung, ob sie ausgelagert werden sollen, schwierig sein. Es ist möglich, dass kleine Unternehmen einen Spam-gefilterten und sicheren Mail-Server ausführen, indem Sie diese Richtlinien befolgen.
Wählen Sie einen guten ISP oder Hostinganbieter aus
Vergewissern Sie sich bei der Auswahl eines Internetdienstanbieters, dass er Missbrauchs- und Spamprobleme handhaben kann. Wenn Sie Ihren eigenen E-Mail-Server verwalten, ist es äußerst wichtig, dass Ihr ISP keinen Missbrauch und keinen Spam in seinem Netzwerk zulässt. Um sicherzustellen, dass der Hosting- oder ISP-Anbieter diese Probleme in seinem Netzwerk ordnungsgemäß verwaltet, gibt es viele Ressourcen zur Überprüfung der Reputation seiner Domänen und IPs.
Eingehenden Spam so weit wie möglich abweisen
Es gibt viele Domänendatenbanken und IP-Adressen, durch die die eingehende Spam-Mailbox erreicht werden kann, ohne dass legitime E-Mails blockiert werden. Diese Datenbanken können frei verwendet werden, wenn das E-Mail-Aufkommen nicht sehr groß ist. Es ist jedoch wichtig, diese richtig zu verwenden.
Verhindern Sie den ausgehenden Spam
Der Spam-Versand erfolgt hauptsächlich durch eine Einheit oder eine Person im Unternehmen, die Spam senden möchte, oder ein Sicherheitsproblem, bei dem andere Benutzer Spam über Ihre IP-Adresse senden können.
Für den ersten Fall gibt es keine technische Lösung, obwohl alle Marketingmitarbeiter wissen sollten, dass alle E-Mail-IDs, die für den Massenversand verwendet werden, speziell für den Erhalt von E-Mails zu Produkten durch einen bestätigten Opt-In-Prozess angefordert werden sollten.
Der zweite Fall ist häufiger. Der größte Teil des Spam beruht auf Sicherheitsproblemen, die einer dieser Kategorien angehören: Malware-Trojaner und Viren, offenes Relay, gefährdete Konten und gefährdete Webserver. Diese Probleme sollten ordnungsgemäß angegangen werden, um Spam-Probleme zu vermeiden.
Protokollüberwachung
Verbringen Sie etwas Zeit oder richten Sie automatische Mechanismen ein, die auf der Anzahl der E-Mails basieren, um Ihren Mail-Server zu überwachen. Das Erkennen eines Problems und die Implementierung von Korrekturmaßnahmen so schnell wie möglich, bevor die Reputation der Domäne oder IP-Adresse nachlässt, kann die Auswirkungen des Vorfalls auf den regulären Postfluss tatsächlich verringern.
Ein In-House-Mail-Server ist für kleine Unternehmen sicherlich eine praktikabelere Option. Wenn Vertraulichkeits- oder Datenschutzprobleme ernsthaft untersucht werden sollen, muss man sich für einen eigenen Mail-Server entscheiden. Wenn die oben genannten Punkte berücksichtigt werden, sollte es nicht überfordert sein, einen eigenen Mail-Server zu betreiben, aber es ist immer einfacher gesagt als getan.
Eine optimale Lösung könnte darin bestehen, einen zuverlässigen E-Mail-Hosting-Anbieter zu finden, der 100% ige Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit garantiert und gleichzeitig die Verwaltung Ihres eigenen Mail-Servers erspart.
