Wenn Sie mehr als einen Tag Nachrichten in Ihrem Posteingang haben, können Sie sich mit jeder Nachricht befassen, sobald sie ankommt - der Ansatz funktioniert nicht für Sie.
Es ist nicht deine Schuld. Dieser Ansatz kann nur für diejenigen funktionieren, deren einzige Aufgabe darin besteht, E-Mails so schnell wie möglich zu beantworten.
Glücklicherweise können Sie auf einer etwas anderen Art ununterbrochen per E-Mail arbeiten, innerhalb einer angemessenen Zeit immer noch antworten, keine monatlich überfälligen E-Mails haben und auch das E-Mail-Backlog löschen.
Bleiben Sie auf dem Laufenden über Ihre E-Mail, indem Sie morgen damit umgehen
Um Ihre E-Mail in den Griff zu bekommen:
- Nimm deine Augen aus dem Posteingang.
- Stellen Sie sicher, dass die automatische E-Mail-Überprüfung und neue E-Mail-Ankündigungen deaktiviert sind.
- Bearbeiten Sie alle E-Mails, die gestern eingegangen sindin beliebig vielen Chargen.
- Je weniger Chargen, desto besser. Wenn Sie alle E-Mails von gestern auf einmal behandeln, haben Sie wahrscheinlich die geringste Zeit und Mühe damit verbracht.
- Planen Sie die Zeit für Ihre E-Mail-Verarbeitung.
- Behandeln Sie die Nachrichten in der richtigen Reihenfolge.
- Wenn für eine Nachricht Nachforschungen erforderlich sind, planen Sie diese Nachforschungen für morgen ein und teilen Sie dem Absender mit, dass Sie sich bei ihnen melden werden. Wenn mehr Arbeit erforderlich ist, planen Sie einen längeren Zeitraum ein.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die ursprüngliche Nachricht finden können, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Der Absender und vor allem das mit der Aufgabe vermerkte Datum sollten ausreichen. In Mac OS X Mail können Sie auch LinkABoo verwenden.
- Sie können einen intelligenten Ordner verwenden, der nur die gestern eingegangenen Nachrichten anzeigt, Markierungen anwenden (beispielsweise Etikettentage in abwechselnden Farben) oder die Sortierung nach dem Datum des Eintreffens erfordern.
- Sie können Ihren Posteingang regelmäßig auf E-Mails überprüfen, die dies erfordern dringender Handlungsbedarf.
Wenn es Ihre Arbeit erfordert, bearbeiten Sie Ihre E-Mails häufiger als täglich - beispielsweise dreimal täglich. Unabhängig von der gewählten Periode ist das entscheidende Element, dass die Liste der E-Mails für neue Einträge gesperrt wird, während Sie daran arbeiten.
Warum tägliche Bearbeitung des E-Mail-Posteingangs?
Wenn Sie nicht häufiger mit E-Mails arbeiten müssen, lade ich Sie dazu ein, die tägliche Verarbeitung zu versuchen. Es hat zusätzliche Vorteile:
- Sie legen nicht zufällig den Präzedenzfall einer sofortigen Antwort fest, eine Verpflichtung, die nicht erfüllt werden kann.
- Ein Tagesablauf ist leicht zu behalten und zu merken.
- Sie können für jeden Nachrichtentyp die perfekte Tageszeit auswählen.
Behandeln Sie die einfachsten E-Mails zuerst!
Auch wenn dies normalerweise nicht Ihr Stil ist,
- Versuchen Sie zunächst, die einfachsten Nachrichten aus dem Weg zu räumen.
Sobald Sie zu den anspruchsvolleren E-Mails gelangen, hat der stetige Fortschritt sie bereits etwas gezähmt. Wenn Sie das Komplizierte schnell gescannt haben, bevor Sie sich mit dem Easy fortfahren, haben Sie auch einige Zeit mit der Entwicklung von Lösungen verbracht.
Was passiert, wenn ich einen Tag beim Leeren meines Posteingangs vermisse?
Wenn Sie aufgrund von Reisen oder Urlaub ein paar Tage verpassen, ist das keine große Sache.
- Behandeln Sie die E-Mails so, als wären sie gestern angekommen.
Wenn Sie zwei Tage oder sogar eine Woche E-Mails durchlaufen, ist dies oft nicht mehr zeitaufwendig als die Bearbeitung eines Tages.
Wenn der Stapel an E-Mails so hoch ist, dass Sie ihn an einem Tag nicht bearbeiten können, lassen Sie sich von einer anderen Strategie helfen:
So löschen Sie einen Rückstand an E-Mails
So entfernen Sie einen Rückstand an E-Mails:
- Erstellen Sie einen neuen Ordner.
- Verschieben Sie alle ausstehenden E-Mails aus Ihrem Posteingang in diesen Ordner.
- Tun Sie jeden Tag und vor allem etwas mit mindestens einer der Nachrichten im Backlog-Ordner.
- Sie müssen nicht darauf antworten. Sie müssen es nicht ablegen. Tu doch etwas. Suchen Sie beispielsweise nach einer Website, die Ihnen bei der Beantwortung helfen kann. Oder suchen Sie die E-Mail-Adresse (oder Nummer) von jemandem, der Ihnen helfen kann.
- An manchen Tagen werden Sie dieses Minimum tun. Großartig! Bei vielen anderen werden Sie einen Haufen von Nachrichten auf einmal behandeln. Großartig!
- Behandeln Sie alle neuen E-Mails wie oben.
