Die meisten unserer E-Mails werden wahrscheinlich als wichtig angesehen, aber definitiv nicht alle. Die Fähigkeit, wichtige Nachrichten von anderen zu unterscheiden, wie Spam oder Nachrichten, die unsere Aufmerksamkeit nicht sofort benötigen, kann die Zeit beim Durchsuchen von E-Mails drastisch beeinflussen.
Die meisten E-Mail-Dienste und -Programme verwenden, was genannt wird Nachrichtenprioritäten zu bezeichnen, was wichtig ist und was nicht wichtig ist. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Nachrichtenprioritäten verwendet werden können - manuell und automatisch. Auch wenn dies merkwürdig erscheinen mag, können Sie eine Nachricht sogar als niedrig prior oder unwichtig markieren.
Wie es funktioniert
Je nach verwendetem E-Mail-Dienst und -Programm können Sie eine Nachricht möglicherweise manuell als wichtig oder unwichtig markieren. Wenn Sie zum Versenden der E-Mail bereit sind, können Sie, wenn es sich um eine integrierte Funktion handelt, sagen, dass die E-Mail wichtig ist und dem Empfänger als solche gekennzeichnet werden muss. Sie können auch die Wichtigkeit herabsetzen, damit sich die Adressaten nicht verpflichtet fühlen die E-Mail sofort.
E-Mails mit der höchsten Wichtigkeit können im Posteingang fett gedruckt oder rot markiert sein, während weniger wichtige E-Mails möglicherweise ausgegraut oder in der Liste nach unten verschoben werden. Die Einzelheiten hängen vom E-Mail-Programm des Empfängers ab.
Einige E-Mail-Anbieter legen die Priorität einer E-Mail automatisch fest, auch wenn der Absender die Wichtigkeitsstufe nicht festgelegt hat. Es nimmt die Prioritätsstufe an und filtert sie in einen "Important" -Abschnitt Ihres Posteingangs. Diese Funktion basiert auf dem vorhergesagten Verhalten und ändert sich ständig durch den Dienst, je nachdem, an wen Sie E-Mails senden und ob eine Nachricht automatisch generiert wird oder von einer realen Person stammt.
Bei anderen E-Mail-Clients können Sie sogar den Wichtigkeitsstatus von E-Mails ändern. Dies ist häufig erforderlich, wenn ein Empfänger immer ein Flag mit hoher / wichtiger Priorität verwendet, wenn dies nicht der Fall sein sollte. Es ist jedoch ebenso nützlich, wenn Sie möchten, dass alle E-Mails eines Absenders als wichtig markiert werden, damit Sie nie den Überblick verlieren.
Warum es wichtig ist
Was Sie lieber hätten: Ein E-Mail-Programm, das Sie jedes Mal benachrichtigt, wenn Sie eine Nachricht erhalten - sogar Spam - oder eines, das automatisch herausfiltert, was als unwichtig eingestuft wird, und die wichtigsten E-Mails in einem separaten Ordner ablegt oder, besser noch, ganz oben in Ihrem Posteingang?
Wenn Sie weniger Zeit damit verbringen, unwichtige E-Mails zu durchsuchen, können Sie mehr Zeit damit verbringen, E-Mails zu bearbeiten oder auf E-Mails zu antworten, die gerade jetzt Ihre Aufmerksamkeit und Aufmerksamkeit erfordern. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, nicht nur besser zu kommunizieren und schneller gehört zu werden, sondern auch zu erkennen, worauf es ankommt, wenn Sie täglich dutzende oder mehr neue Nachrichten erhalten.
Abhängig von der verwendeten App sendet der E-Mail-Client möglicherweise nur dann eine Benachrichtigung über eine neue E-Mail, wenn die Nachricht für wichtig erachtet wird. Sie können leicht erkennen, wie hilfreich dies ist, um alle nicht kritischen E-Mails aus Ihren Benachrichtigungen zu entfernen, ohne sie tatsächlich zu löschen.
Die Kommunikation der Wichtigkeit einer Nachricht ist bei E-Mails genauso wichtig wie im persönlichen Kontakt und es ist nicht viel schwieriger. Es genügt, beim Senden der E-Mail zwischen hoher oder niedriger Priorität zu wählen.
Wie es geht
Bei den meisten E-Mail-Clients können Sie die Nachrichtenpriorität beim Erstellen der E-Mail festlegen. Sie befindet sich normalerweise in der Erstellungsbox, da Sie die wichtige Stufe auf E-Mail-Basis festlegen können.
Sie können die Priorität einer Nachricht ändern oder eine spezielle, gefilterte zulassen Wichtig Ansicht, in allen Arten von E-Mail-Clients und Webmail-Diensten. Einige Beispiele sind Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com und Yahoo Mail.
