So halten Sie die PST-Datei klein, indem Sie Ihre alten E-Mails archivieren

Wenn der Stapel an E-Mails, die Sie in Outlook aufbewahren, wächst, nimmt die Zeit normalerweise zu, die Outlook benötigt, um das zu tun, was Sie möchten. Die Begrenzung der PST-Dateigröße wird angezeigt. (Die PST- oder "Persönliche Ordner" -Datei enthält natürlich alle Ihre Daten, einschließlich Kalender, Kontakte und E-Mails.)

Eine kleine PST-Datei ist eine schnelle PST-Datei

In jedem Fall lohnt es sich, die Größe Ihrer PST-Datei klein und überschaubar zu halten. Sie können einige Aufgaben mit der AutoArchivierung von Outlook ausführen lassen. Oder Sie teilen Ihre Nachrichten auf mehrere PST-Dateien auf, die schmerzlos und schnell sein können.

Alte Mail in Outlook archivieren und die PST-Datei klein halten

So erstellen Sie ein Archiv alter Nachrichten in Outlook getrennt von der täglich verwendeten PST-Datei:

1. 1. In Outlook 2007:
      1. Wählen Datei> Datendatei-Verwaltung aus dem Menü in Outlook.
   2. Im Ausblick 2016:
      1. Klicken Datei.
      2. Gehe zum Info Kategorie.
      3. Klicken Kontoeinstellungen.
      4. Wählen Kontoeinstellungen … aus dem Menü, das gezeigt hat.
      5. Gehe zum Datendatei Tab.
2. Klicken Hinzufügen :
   1. Im Ausblick 2016:
      1. Tragen Sie unter das Archiv ein Dateiname:.
      2. Wählen Sie das gewünschte Format unter Speichern unter:; Wählen Sie normalerweise aus Outlook-Datendatei.
   2. In Outlook 2007:
      1. Wählen Sie das gewünschte Format. Wenn Sie nicht direkt mit Outlook 2002 oder früher auf die Daten zugreifen müssen, ist es sicher zu markieren Datei für persönliche Ordner in Office Outlook (.pst).
      2. Klicken OK.
      3. Geben Sie den gewünschten Dateinamen ein.
         1. Jährliche Archive funktionieren gut, und die Benennung der PST-Datei nach dem Jahr ist sinnvoll. Natürlich können Sie monatliche Archive auswählen, wenn Sie viele große E-Mails oder ein anderes Schema verwenden. Stellen Sie nur sicher, dass die Größe der resultierenden PST-Dateien etwa 1-2 GB beträgt. Größere Dateien sind in der Regel weniger effizient.
      4. Klicken OK.
      5. Geben Sie den gewünschten Namen der Archiv-PST-Datei ein Name:.
         1. Auch hier ist es sinnvoll, Ihr Archiv nach seinem Inhalt zu benennen.
3. Schützen Sie optional den Zugriff mit einem Kennwort.
4. Klicken OK.
5. Klicken Sie jetzt auf Schließen.

Mail ins Archiv verschieben

So füllen Sie Ihr neu erstelltes Archiv-PST auf:

• Ziehen Sie ganze Ordner in den neu erscheinenden Stammordner und legen Sie sie dort ab E-Mail-Ordner.
  • Dies ist praktisch, wenn Sie bereits eine Archiv Ordner, der beispielsweise alle E-Mails des letzten Jahres enthält. Legen Sie es einfach in das Archiv PST.
• Alternativ zum Archivieren einzelner Elemente:
  • Klicken Sie auf den Stammordner, der nach Ihrem Archiv-PST genannt wird E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste.
  • Wählen Neuer Ordner … aus dem menü.
  • Geben Sie den gewünschten Ordnernamen ein.
  • Stelle sicher Post und Post Artikel s wird unter ausgewählt Ordner enthält: wenn Sie E-Mails archivieren möchten. Wählen Sie zur Archivierung anderer Positionen die entsprechende Kategorie.
  • Klicken OK.
  • Ziehen Sie einzelne oder Gruppen von E-Mails in den neu erstellten Ordner.
• So verschieben Sie alle E-Mails vor einem bestimmten Datum in einem Ordner (oder verschachtelten Ordnern):
  • • Im Ausblick 2016:
      • Klicken Datei.
      • Gehe zum Info Kategorie.
      • Klicken Bereinigungswerkzeuge.
      • Wählen Archiv… Aus dem erscheinenden Menü.
    • In Outlook 2007:
      • Wählen Datei> Archiv … aus dem Menü in Outlook.
  • Stelle sicher Archivieren Sie diesen Ordner und alle Unterordner: ist ausgewählt.
  • Markieren Sie den gewünschten Ordner.
  • Geben Sie das Datum an, vor dem die E-Mails (z. B. der diesjährige 1. Januar) verschoben werden sollen Archivelemente älter als: __ .
  • Verwenden Sie die Durchsuche … Schaltfläche, um die oben erstellte Archiv-PST-Datei auszuwählen.
  • Klicken OK.
• Komprimieren Sie optional Ihre Live-PST-Datei, um neu freigegebenen Speicherplatz sofort zu erhalten.

Schließen Sie die Archiv-PST-Datei

Nachdem Sie alle Elemente archiviert haben, können Sie die PST-Datei in Outlook schließen:

1. Klicken Sie unter auf das Stammverzeichnis Ihres Archiv-PST E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste.
2. Wählen Schließen "___" aus dem menü.

Zugriff auf Mail aus einer geschlossenen Archiv-PST-Datei

So rufen Sie Nachrichten aus einer PST-Archivdatei ab, die Sie geschlossen haben:

1. 1. Im Ausblick 2016:
      1. Klicken Datei.
      2. Wählen Öffnen und exportieren.
      3. Klicken Öffnen Sie die Outlook-Datendatei.
   2. In Outlook 2007:
      1. Wählen Datei> Öffnen> Outlook-Datendatei … aus dem Menü in Outlook.
2. Markieren Sie die gewünschte Archiv-PST-Datei.
3. Klicken Öffnen.

Die PST-Datei und ihre Ordner werden unter angezeigt E-Mail-Ordner, bereit für Aktion.