Eine der häufigsten Anwendungen einer Datenbank ist das Generieren von Massenmailings. Möglicherweise müssen Sie eine Kunden-Mailingliste verwalten, Kurskataloge an die Studenten verteilen oder einfach Ihre persönliche Weihnachtsgrußkartenliste verwalten. Was auch immer Ihr Ziel ist, Microsoft Access kann als leistungsfähiges Backend für alle Ihre Mailings dienen. So können Sie Ihre Daten aktuell halten, Mailings verfolgen und ein Mailing nur an eine Teilmenge von Empfängern senden, die bestimmte Kriterien erfüllen.
Unabhängig von der beabsichtigten Verwendung einer Access-Mailingdatenbank müssen Sie in der Lage sein, Informationen aus Ihrer Datenbank abzurufen und diese einfach auf Etiketten zu drucken, die auf die Teile aufgebracht werden können, die Sie in der Mail platzieren möchten. In diesem Lernprogramm wird der Prozess zum Erstellen von Mailing-Labels mit Microsoft Access mithilfe des integrierten Label-Assistenten untersucht. Wir beginnen mit einer Datenbank mit den Adressdaten und führen Sie Schritt für Schritt durch das Erstellen und Drucken Ihrer Adressetiketten.
So erstellen Sie eine Versandetikettenvorlage
- Öffnen Sie die Access-Datenbank mit den Adressinformationen, die Sie in Ihre Etiketten aufnehmen möchten.
- Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle aus, die die Informationen enthält, die Sie in Ihre Etiketten aufnehmen möchten. Wenn Sie keine Tabelle verwenden möchten, können Sie auch einen Bericht, eine Abfrage oder ein Formular auswählen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf die Schaltfläche Etiketten.
- Wenn der Etikettenassistent geöffnet wird, wählen Sie den Etikettenstil aus, den Sie drucken möchten, und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie den Schriftnamen, die Schriftgröße, die Schriftstärke und die Textfarbe, die auf Ihren Etiketten angezeigt werden sollen, und klicken Sie auf Weiter.
- Platzieren Sie mit der Schaltfläche> die Felder, die auf dem Etikett des Prototyp-Etiketts erscheinen sollen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.
- Wählen Sie das Datenbankfeld aus, nach dem Access sortiert werden soll. Nachdem Sie das entsprechende Feld ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie einen Namen für Ihren Bericht und klicken Sie auf Fertig stellen.
- Ihr Etikettenbericht wird dann auf dem Bildschirm angezeigt. Zeigen Sie eine Vorschau des Berichts an, um sicherzustellen, dass er korrekt ist. Wenn Sie zufrieden sind, laden Sie Ihren Drucker mit Etiketten und drucken Sie den Bericht.
Tipps:
- Möglicherweise möchten Sie Ihre Etiketten nach Postleitzahl sortieren, um die Postversandvorschriften einzuhalten. Wenn Sie nach Postleitzahl und / oder Carrier-Route sortieren, erhalten Sie möglicherweise erhebliche Ermäßigungen gegenüber den Standard-Versandtarifen der First Class.
- Überprüfen Sie Ihr Etikettenpaket auf Anweisungen, wenn Sie Probleme haben, das richtige Etikettenformat zu finden. Wenn auf der Schachtel keine Etiketten aufgedruckt sind, kann die Website des Etikettenherstellers hilfreiche Informationen enthalten.
- Wenn Sie keine bestimmte Vorlage für Ihre Etiketten finden, können Sie möglicherweise eine vorhandene Vorlage mit der gleichen Größe finden. Experimentieren Sie mit einigen Optionen, indem Sie ein einziges "Übungsblatt" für Etiketten verwenden, das Sie mehrmals durch den Drucker laufen lassen, um es richtig zu machen. Alternativ können Sie einfach ein Etikettenblatt auf normales Papier kopieren. Die Zeilen zwischen den Etiketten sollten weiterhin angezeigt werden, und Sie können dann Drucke auf diesen Bögen testen, ohne teure Etiketten zu verschwenden.
