Eine der nützlichsten, aber wenig bekannten Funktionen von Microsoft Access ist die Möglichkeit, eine Liste mit Abfragen und Abfrageergebnissen zu drucken. Da die Nachverfolgung aller vorhandenen Abfragen insbesondere für ältere Datenbanken und für Unternehmen mit zahlreichen Mitarbeitern, die Datenbanken verwenden, schwierig sein kann, bietet Access den Benutzern die Möglichkeit, Abfragen und ihre Ergebnisse zu drucken. Auf diese Weise können Benutzer die Ergebnisse später überprüfen, wenn sie sich nicht erinnern können, welche Abfrage verwendet wurde.
Abfragen sind einer der Hauptgründe für die Verwendung von Access, insbesondere wenn die Datenmenge exponentiell zunimmt. Während Abfragen jedem Benutzer das schnelle Abrufen der erforderlichen Daten ohne SQL-Kenntnisse (der Hauptsprache für das Ausführen von Datenbankabfragen) erleichtern, kann es einige Zeit dauern, bis sich das Erstellen von Abfragen gewöhnt hat. Dies führt in der Regel zu zahlreichen Abfragen mit ähnlichen und manchmal identischen Zwecken.
Um die Arbeit mit Abfragen weiter zu vereinfachen, können Benutzer die Abfragen und ihre Ergebnisse drucken, um alle Details der Abfrage zu überprüfen, ohne zu einer anderen Anwendung wie Microsoft Word wechseln zu müssen. Anfänglich mussten Benutzer Informationen kopieren / einfügen und Text in SQL überprüfen, um die Abfrageparameter zu ermitteln. Durch das Drucken von Abfrageergebnissen innerhalb des Programms können Benutzer die Eigenschaften und Attribute von Access überprüfen.
Wann werden Abfragen und Abfrageergebnisse gedruckt?
Beim Drucken von Abfragen und Abfrageergebnissen geht es nicht darum, einen ästhetisch ansprechenden Bericht zu erstellen oder Daten auf eine Art und Weise zusammenzustellen, die anderen Benutzern leicht präsentiert werden kann. Es ist eine Möglichkeit, alle Daten aus einer Abfrage zurückzugeben, um eine Momentaufnahme der Ergebnisse zum Zeitpunkt des Pulls, die verwendeten Abfragen und eine Methode zum Überprüfen eines vollständigen Satzes von Rohdaten anzuzeigen. Abhängig von der Branche ist es unwahrscheinlich, dass dies häufig getan wird, aber fast jedes Unternehmen muss eine Möglichkeit haben, genaue Details über seine Daten zu ermitteln.
Abhängig davon, wie Sie die Daten exportieren, können Sie ein anderes Programm, z. B. Microsoft Excel, verwenden, um die Daten für Vorschläge darzustellen oder an offizielle Dokumente anzuhängen. Gedruckte Abfragen und Abfrageergebnisse sind auch für Audits oder Überprüfungen nützlich, wenn Abweichungen festgestellt werden. Nicht zuletzt sind Datenprüfungen häufig eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Abfragen weiterhin die erforderlichen Informationen abrufen. Manchmal ist der beste Weg, ein Problem mit einer Abfrage zu finden, darin, nach bekannten Datenpunkten zu suchen, um sicherzustellen, dass sie beim Ausführen der Abfrage eingeschlossen werden.
So drucken Sie eine Liste von Abfragen
Das Verwalten der Abfragen in Access ist ebenso wichtig wie das Verwalten von Daten oder das Aktualisieren von Tabellen. Am einfachsten ist es, eine Liste von Abfragen auszudrucken, sei es für ein bestimmtes Projekt oder eine vollständige Liste, und diese Liste zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es keine Duplikate oder veraltete Abfragen gibt. Die Ergebnisse können auch mit anderen Benutzern geteilt werden, um die Anzahl der erstellten doppelten Abfragen zu reduzieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Liste zu erstellen, aber eine enthält Codierungen und ist für fortgeschrittene Benutzer gedacht. Für diejenigen, die Microsoft Access verwenden, um nicht SQL lernen zu müssen, können Sie schnell und einfach eine Liste von Abfragen abrufen, ohne den Code dahinter verstehen zu müssen.
- Gehe zu Werkzeuge > Analysieren > Dokumentierer > Anfragen und alles auswählen.
- Klicken OK.
Sie erhalten eine vollständige Liste aller Abfragen und einige Details wie Name, Eigenschaften und Parameter. Es gibt eine erweiterte Methode zum Drucken von Abfragelisten, die auf bestimmte Informationen abzielen, es erfordert jedoch ein gewisses Verständnis von Code. Sobald sich ein Benutzer mit den Grundlagen vertraut gemacht hat, kann er mit erweiterten Funktionen fortfahren, z. B. Abfragelisten, die auf bestimmte Details abzielen, anstatt alles zu jeder Abfrage zu drucken.
So drucken Sie Abfrageergebnisse
Das Drucken von Abfrageergebnissen kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine vollständige, detaillierte Momentaufnahme der Daten liefern. Dies ist gut für die Audits und für die Überprüfung von Informationen. Manchmal müssen Benutzer mehrere Abfragen ausführen, um eine vollständige Zusammenstellung der erforderlichen Daten zu erhalten. Durch das Ausdrucken der Ergebnisse können Benutzer eine Master-Abfrage für die Zukunft erstellen.
Sobald eine Abfrage ausgeführt wird, können die Ergebnisse exportiert oder direkt an einen Drucker gesendet werden. Beachten Sie jedoch, dass die Daten so angezeigt werden, wie Access es für richtig hält, wenn der Benutzer die Druckanweisungen nicht aktualisiert. Dies kann zu Hunderten von Seiten führen, von denen einige nur wenige Wörter oder eine einzelne Spalte enthalten. Nehmen Sie sich Zeit, um Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie die Datei an den Drucker senden.
Die folgenden Anweisungen senden die Ergebnisse nach dem Überprüfen in an den Drucker Druckvorschau.
- Führen Sie die Abfrage mit den Ergebnissen aus, die gedruckt werden sollen.
- Schlagen Ctrl + P.
- Wählen Druckvorschau.
- Überprüfen Sie die Daten, während sie gedruckt werden
- Drucken.
Für diejenigen, die eine Sicherungskopie speichern möchten, können Abfrageergebnisse auch in PDF gedruckt werden, um das Erscheinungsbild zu erhalten, ohne mehrere Papierfetzen zu belegen.
Benutzer können die Datei auch nach Microsoft Excel exportieren, wo sie leichter Anpassungen vornehmen können.
- Führen Sie die Abfrage mit den Ergebnissen aus, die gedruckt werden sollen.
- Klicken Externe Daten > Export > Excel.
- Legen Sie fest, wo die Daten gespeichert werden sollen, und benennen Sie die Exportdatei.
- Aktualisieren Sie andere Felder wie gewünscht und klicken Sie auf Export
Ergebnisse als Bericht drucken
Manchmal sind die Ergebnisse auch perfekt für einen Bericht, daher möchten die Benutzer die Daten auf repräsentativere Weise aufbewahren. Wenn Sie einen sauberen Bericht der Daten erstellen möchten, um ihn später leichter lesen zu können, führen Sie die folgenden Schritte aus.
- Klicken Berichte > Erstellen > Berichtsassistent.
- Wählen Tabellen / Abfragen und die Abfrage mit den Daten, die Sie im Bericht erfassen möchten.
- Wählen Sie alle Felder für einen vollständigen Bericht aus und klicken Sie auf Nächster.
- Lesen Sie die Dialogfelder und wählen Sie die gewünschten Optionen für den Bericht.
- Benennen Sie den Bericht, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Überprüfen Sie die Vorschau der Ergebnisse und drucken Sie dann den Bericht.
