Ein Grund, warum Unternehmen Microsoft Access nur zögerlich einsetzen, ist das mangelnde Verständnis für den Unterschied zwischen einer Kalkulationstabelle und einer Datenbank. Dies lässt viele glauben, dass die Nachverfolgung von Kundeninformationen, Kaufaufträgen und Projektdetails in einer Kalkulationstabelle für ihre Bedürfnisse angemessen ist. Das Endergebnis ist, dass es schwierig ist, die Konfigurationskontrolle aufrecht zu erhalten, dass Dateien durch Korruption verloren gehen und Mitarbeiter versehentlich relevante Informationen überschreiben. Mit ein wenig Wissen über die Leistungsfähigkeit und viele Verwendungsmöglichkeiten einer Datenbank ist es für kleine Unternehmen einfacher zu erkennen, wann eine Tabelle für einen Job ausreicht und wann eine Datenbank erstellt werden muss.
Es ist wichtig, ein grundlegendes Verständnis für eine Datenbank zu haben. Die meisten Benutzer haben bereits zuvor auf Datenbanken wie auf die öffentliche Bibliothek zugegriffen, aber durch die Verwendung dieser Datenbanken wird nicht deutlich, wie sich Kalkulationstabellen und Datenbanken unterscheiden. Wenn Sie sich ein paar Minuten mit Datenbanken beschäftigen, wird der Vergleich klarer.
Datenorganisation
Der offensichtlichste Unterschied zwischen einer Kalkulationstabelle und einer Datenbank ist möglicherweise die Art, wie Daten organisiert werden. Wenn die Daten relativ flach sind, ist eine Kalkulationstabelle perfekt. Um festzustellen, ob ein flacher Tisch am besten ist, fragen Sie, ob alle Datenpunkte einfach in einem Diagramm oder in einer Tabelle dargestellt werden können. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die monatlichen Einnahmen im Laufe eines Jahres nachverfolgen möchte, ist eine Kalkulationstabelle perfekt. Tabellenkalkulationen sind für die Verarbeitung derselben Datenarten gedacht, wobei der Fortschritt einiger wichtiger Punkte dargestellt wird.
Im Vergleich dazu haben Datenbanken eine relationale Datenstruktur. Wenn ein Benutzer Daten abruft, müssten zahlreiche Punkte berücksichtigt werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise seine monatlichen Einnahmen nachverfolgen und mit den Wettbewerbern der letzten fünf Jahre vergleichen möchte, besteht ein Zusammenhang zwischen diesen Datenpunkten, jedoch nicht auf einen einzelnen Fokus. Es ist schwierig, wenn nicht unmöglich, eine einzige Tabelle zu erstellen, um die Ergebnisse zu berichten. Datenbanken sollen Benutzern die Erstellung von Berichten und die Ausführung von Abfragen erleichtern.
Komplexität der Daten
Der einfachste Weg, um zu vergleichen, ob Daten in einer Kalkulationstabelle oder einer Datenbank verwaltet werden sollen, besteht darin, die Komplexität der Daten zu untersuchen. Dies hilft zu klären, wie die Daten organisiert werden sollen, wenn ein Benutzer noch nicht sicher ist.
Tabellenkalkulationsdaten sind einfach. Es kann leicht zu einer einzelnen Tabelle oder einem Diagramm hinzugefügt und zu einer Präsentation hinzugefügt werden, ohne dass Informationen ausgeschlossen werden müssen. Es ist einfach zu pflegen, da es nur einige wenige numerische Werte enthält. Wenn nur wenige Zeilen und Spalten benötigt werden, werden die Daten am besten in einer Kalkulationstabelle gespeichert.
Datenbanken enthalten viele verschiedene Datentypen, die alle eine Beziehung zu den anderen Daten in der Datenbank haben. Zum Beispiel speichern Unternehmen eine beträchtliche Menge an Daten über ihre Kunden, von Namen und Adressen bis hin zu Bestellungen und Verkäufen. Wenn ein Benutzer versucht, Tausende von Zeilen in eine Kalkulationstabelle zu packen, stehen die Chancen gut, dass er in eine Datenbank verschoben werden sollte.
Wiederholung von Daten
Nur weil Daten aktualisiert werden müssen, bedeutet dies nicht notwendigerweise, dass eine Datenbank erforderlich ist. Werden dieselben Daten ständig wiederholt? Und ist das Unternehmen an folgenden Ereignissen oder Aktionen interessiert?
Wenn sich die Datenpunkte ändern, der Datentyp jedoch derselbe ist und ein einzelnes Ereignis verfolgt, sind diese Informationen wahrscheinlich leer. Ein Beispiel ist die Anzahl der Verkäufe im Laufe eines Jahres. Der Zeitraum ändert sich und die Zahlen schwanken, und es werden keine Daten wiederholt.
Wenn einige Teile der Daten gleich bleiben, wie z. B. Kundendaten, während sich andere ändern, z. B. die Anzahl der Bestellungen und die Aktualität der Zahlungen, werden die Quoten nachverfolgt. In diesem Fall sollte eine Datenbank verwendet werden. Aktionen haben viele verschiedene Komponenten, und um sie alle zu verfolgen, ist eine Datenbank erforderlich.
Hauptzweck der Daten
Tabellenkalkulationen eignen sich hervorragend für einmalige Ereignisse, bei denen nicht viele Aspekte erfasst werden müssen. Für Projekte, die vor der Archivierung ein oder zwei Diagramme oder Tabellen für eine Präsentation benötigen, ist eine Kalkulationstabelle der beste Weg. Wenn das Team oder das Unternehmen in der Lage sein muss, Ergebnisse zu berechnen und Prozentsätze zu ermitteln, sind Tabellenkalkulationen am nützlichsten.
Datenbanken sind für längere Projekte gedacht, bei denen Daten wahrscheinlich immer wieder verwendet werden. Wenn Notizen und Kommentare erforderlich sind, sollten die Daten in eine Datenbank verschoben werden. Tabellenkalkulationen wurden nicht für die Verfolgung von Details entwickelt, nur einige wenige numerische Punkte.
Anzahl der Nutzer
Die Anzahl der Benutzer könnte der entscheidende Faktor für die Verwendung einer Tabelle oder Datenbank sein. Wenn für ein Projekt eine große Anzahl von Benutzern die Aktualisierung von Daten und das Vornehmen von Änderungen erfordert, sollte dies nicht in einer Kalkulationstabelle erfolgen. Es ist viel schwieriger, die korrekte Konfigurationssteuerung mit einer Kalkulationstabelle aufrechtzuerhalten. Wenn nur wenige Benutzer die Daten aktualisieren, in der Regel zwischen drei und sechs, sollte eine Kalkulationstabelle ausreichend sein (obwohl Sie unbedingt Regeln festlegen müssen, bevor Sie fortfahren).
Wenn alle Teilnehmer eines Projekts oder ganze Abteilungen Änderungen vornehmen müssen, ist eine Datenbank die bessere Wahl. Selbst wenn ein Unternehmen klein ist und nur noch ein oder zwei Mitarbeiter in der Abteilung sind, überlegen Sie, wie viele Personen in fünf Jahren in dieser Abteilung landen könnten, und fragen Sie, ob sie alle Änderungen vornehmen müssen. Je mehr Benutzer Zugriff benötigen, desto wahrscheinlicher ist eine Datenbank die bessere Option.
Sie müssen auch die Datensicherheit berücksichtigen. Wenn viele vertrauliche Informationen gesichert werden müssen, bieten Datenbanken eine höhere Sicherheit. Lesen Sie vor dem Umzug unbedingt die Sicherheitsprobleme, die beim Erstellen einer Datenbank berücksichtigt werden sollten.
Wenn Sie bereit sind, den Sprung zu wagen, erfahren Sie, wie Sie Tabellenkalkulationen in Datenbanken konvertieren, um Ihre Reise zu beginnen.
