Wie bringen Sie Ihren neuen Mitarbeiter vom Klassenzimmer in den Sitzungssaal? Von 2 Uhr morgens Pizzaparty-Klatsch zu wasserkühlem Geschwätz? Von der Verbindungsparty zur Bürococktailparty?
Ein Wort: Vorbereitung.
Für viele Hochschulabsolventen ist der Übergang vom Abschluss zum ersten richtigen Job nervenaufreibend. Warum? Weil es Neuland sein kann. Der Berufseinstieg fühlt sich wie eine 180-jährige Tradition der klassischen akademischen Struktur an, an die sich Absolventen seit dem Kindergarten gewöhnt haben.
Mit ein wenig Geduld und Coaching können Sie Ihren neuen Mitarbeiter auf den neuesten Stand bringen. Hier sind sieben häufig auftretende Probleme mit Lösungen.
1. Sie ziehen sich nicht richtig an
Ihre neue Anstellung erschien also an ihrem ersten Tag eher für Coachella als für ein Büro. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Übergang von der College-Garderobe zur Bürokleidung nicht unbedingt einfach ist. (Weil wir uns alle daran erinnern, wie locker diese 8-Uhr-Klasse war.)
Halten Sie dieses Problem im Keim, indem Sie im Rahmen des für diesen Tag geplanten Einführungstrainings die Kleiderordnung klarstellen. Vergewissern Sie sich bei Ihrer nächsten Einstellung, dass das Begrüßungspaket des Annahmeschreibens Informationen zur Kleiderordnung enthält.
2. Sie brauchen einen Crash-Kurs zum Schreiben einer E-Mail
Jedes Büro hat seine eigene Vorgehensweise, einschließlich der Standard-E-Mail-Protokolle, die jeder Mitarbeiter kennen muss. Lassen Sie Ihren neuen Mitarbeiter wissen, was an Ihrem Arbeitsplatz angemessen ist (und was nicht), anstatt auf eine unangemessene E-Mail zu warten, die Sie erschrecken lässt.
Zu den guten Regeln, die zu beachten sind, gehören, wann "allen" zu antworten ist, wen CC (und Richtlinien zu BCC), Anreden (zum Beispiel, wenn "Hi" "Hey" übertrifft), Zeichensetzung, Emoticons und die Wichtigkeit des Korrekturlesens.
3. Ihnen fehlt die grundlegende Telefonetikette
Laut einer Studie der Bentley University telefonieren Millennials nicht gern. Auf die Frage, wie sie am liebsten mit Kollegen interagieren würden, entschieden sich 51% für die persönliche Kommunikation, 19% für die E-Mail-Kommunikation und nur 9% für das Telefonieren. Ganz zu schweigen davon, dass Voicemail auch keine Listen anführt.
Der heutige Arbeitsplatz erfordert jedoch immer noch die Fähigkeit, Anrufe zu tätigen und Voicemails zu hinterlassen. Das erste Kommunikationstraining, in dem Sie über E-Mail-Regeln sprechen, sollte sich also auch mit der Telefonetikette befassen.
Vergessen Sie schließlich nicht, bei der Erörterung von Telefonmanieren zu erwähnen, wann oder ob eine SMS angebracht ist. Legen Sie die Grundregeln für Emojis, Slang, Tippfehler, Abkürzungen und angemessene Zeiten fest, um Kunden zu kontaktieren. Ich hatte mal einen ehemaligen Praktikanten, der mir um 17 Uhr "Erbsen raus" schrieb. Nachdem er ihn über unsere Bürokommunikationsrichtlinien informiert hatte, sprach er nie wieder Slang (oder tippte ihn ein).
4. Sie stellen keine Fragen (machen aber Fehler)
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie stellen Ihre letzte Anstellung im Büro vor, geben ihm Schulungsanweisungen, laden ihn zu Besprechungen ein und skizzieren seine ersten Projekte. Sie erwarten, dass er weitere Fragen hat, aber stattdessen hören Sie Funkstille.
Die Person ist wahrscheinlich nur sehr nervös und könnte das Stellen einer Frage als Zeichen von Schwäche, Unterbrechung des Arbeitsablaufs oder einfach als nervig ansehen. Ermutigen Sie also Ihren neuen Mitarbeiter, Fragen zu stellen. Lassen Sie ihn oder sie wissen, dass Sie verfügbar sind und helfen können. Machen Sie dies deutlich, indem Sie in den ersten Wochen die tägliche Gesprächszeit festlegen.
5. Sie haben noch nie in einem Team gearbeitet
Leider verfügen nicht alle Absolventen über ausreichende Teamfähigkeit. Mit offenen Büroplänen, gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen und verschiedenen Interaktionsebenen ist das heutige Arbeitsumfeld gewöhnungsbedürftig.
Planen Sie einige Büro-Eisbrecher, Team-Mittagessen oder Happy Hours, damit sich die Mitarbeiter kennenlernen und Beziehungen aufbauen können. Wenn die Menschen sich wohler fühlen, fühlen sie sich wohler, wenn sie Ideen austauschen.
6. Sie sind neu in der generationsübergreifenden Arbeit
In diesem Sinne könnten neue Absolventen drei Generationen unter einem Bürodach bemerken: andere Millennials, Gen Xers und Boomers.
Wie gehen Sie als Chef damit um? Erstellen Sie in Ihrem Unternehmen ein Reverse-Mentoring-Programm. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihren jüngeren Mitarbeitern zu zeigen, dass ihre Meinungen und Erfahrungen für ihre Mitarbeiter wertvoll sind - und umgekehrt. Diese Art von Programmen vermischen Ihre Mitarbeiter und schaffen Möglichkeiten für generationenübergreifendes Brainstorming.
7. Sie wollen ihre Gebühren nicht bezahlen
Millennials wurden nicht umsonst „Das Ich, Ich, Ich, Generation“ genannt. Es sind die Kinder, denen man erzählt hat, dass sie etwas Besonderes sind, und die Trophäen für jede Kleinigkeit sammeln. Daher ist es nicht wirklich verwunderlich, dass einige von ihnen bei solchen Aufgaben wie dem Aufzeichnen von Notizen in Besprechungen die Nase heben (im Gegensatz zum Präsentieren).
Um dies zu beheben, konzentrieren Sie Ihre neue Einstellung auf das Gesamtbild. Besprechen Sie, was diese untergeordneten Aufgaben bedeuten und warum sie wichtig sind. Es ist Ihre Aufgabe als Vorgesetzter, Ihren Mitarbeitern zu zeigen, dass ihre Arbeit wichtig und wertvoll ist.
Egal wie viele Jahre Erfahrung Sie jetzt haben, denken Sie daran, dass Sie auch ganz unten angefangen haben und wahrscheinlich genauso „zurückgeblieben“ sind wie Ihr neuer Mitarbeiter. Denken Sie also daran, dass Ihr neuer Absolvent lernt und der Ball in Ihrem Feld ist, wenn es darum geht, ihn oder sie auf den neuesten Stand zu bringen.
