Es ist nicht immer einfach, die Nerven dafür aufzubringen, Arbeit zu delegieren.
Möglicherweise müssen Sie sich gegen Ihr eigenes Mikromanagement und gegen perfektionistische Tendenzen wehren und dem Drang widerstehen, Ihren Mitarbeitern einen 17-stufigen Überblick zu geben oder schmerzhaft detaillierte Anweisungen zu erteilen. Sie müssen sich damit abfinden, dass nur, weil jemand etwas anders macht, er oder sie es nicht falsch macht .
Aber was passiert, wenn der endgültige Entwurf auf Ihren Schreibtisch gelangt und nur schlecht ist?
Was ist, wenn es voller Tippfehler ist? Was ist, wenn das Layout falsch ist oder Ihre Richtlinien offenkundig ignoriert wurden? Was wäre, wenn Ihr Mitarbeiter Ihre Richtlinien befolgen würde, das Ergebnis jedoch immer noch nicht überzeugend ist?
Es ist wirklich verlockend, sich diese Verantwortung zu entziehen und dies als Bestätigung dafür zu betrachten, dass Sie von Anfang an Recht hatten - niemandem kann vertraut werden, und wenn Sie möchten, dass etwas richtig gemacht wird, müssen Sie es selbst tun!
Verlangsame deine Rolle, Freund. Arbeiten Sie sich durch diese sieben Schritte, bevor Sie das Delegationstuch einwerfen.
1. Persönlich sprechen (oder zumindest am Telefon)
Jemandem zu sagen, dass sie ihre Arbeit wiederholen muss, ist immer etwas schwierig, und es kann schwierig sein, Geduld, Empathie, Wärme oder Humor per E-Mail auszudrücken.
Wenn Sie sich nicht persönlich treffen können, versuchen Sie einen Video-Chat oder einen Anruf. Auf diese Weise können Sie das unangenehme Gespräch mit einer warmen, freundlichen Stimme abfedern.
2. Beginnen Sie mit etwas, das Sie zu schätzen wissen
Wenn möglich, machen Sie ein Kompliment an etwas wirklich Spezielles, wie die von ihm gewählte Schriftart, seine perfekte Grammatik oder die Tatsache, dass er dies im Voraus getan hat, damit er diesen Erfolg in Zukunft wiederholen kann.
Wenn Sie die Konversation mit einer positiven Note beginnen, schaffen Sie einen sicheren Raum, damit Sie die anderen, weniger positiven Nachrichten übermitteln können, ohne Abwehrkräfte auszulösen. (Vergewissern Sie sich nur, dass Sie echt sind und als Teil eines „Kompliment-Sandwichs“ nichts Schönes erfinden.)
3. Wiederholen Sie, wonach Sie gesucht haben und warum
Beschreiben Sie dann, dass die Arbeit nicht Ihren Erwartungen entspricht, und zwar so genau wie möglich. "Ich würde gerne ein paar Änderungen sehen" ist bei weitem nicht so konstruktiv wie "Ich suche einen lustigeren, einnehmenderen Ton, eine verlockendere Einführung und prägnantere Sätze."
Erinnern Sie Ihren Mitarbeiter daran, wie wichtig es ist, sich auf das Zielpublikum zu konzentrieren, anstatt zu sagen, dass die Marketingpräsentation „die Marke verfehlt“ und es dabei belassen hat. Wenn die Nachricht sie nicht erreicht, ist alles harte Arbeit umsonst. Teilen Sie dann einige Schichten, die Sie sehen möchten, wie z. B. zusätzliche Folien zum Aufprall.
4. Fragen Sie nach Ideen für Änderungen
Sieht Ihr Mitarbeiter auch Verbesserungspotentiale? Oder ist er sich nicht sicher, wie und wo er die Dinge anders machen würde?
Widersetzen Sie sich dem Drang, auf jeden einzelnen Ort hinzuweisen, an dem Sie Änderungen sehen möchten, während Sie ein spezifisches Feedback geben möchten. Teilen Sie stattdessen einige konkrete Vorschläge mit und bitten Sie ihn, zu beschreiben, welche Möglichkeiten er zur Verbesserung des Projekts sieht. Auf diese Weise können Sie überprüfen, ob Sie sich auf derselben Seite befinden. Außerdem kann er lernen, in Zukunft mögliche Fehltritte für sich selbst zu erkennen.
5. Fragen Sie, was die größte Herausforderung darstellt
Welche der Änderungen, um die Sie sie gebeten haben, wirkt am entmutigendsten oder verwirrendsten? Hat sie Probleme mit der Bearbeitung von Texten? Versteht sie die Software, die sie verwenden muss?
Geben Sie ihr eine weitere Gelegenheit, um Aufklärung und Hilfe zu bitten.
6. Versuchen Sie es noch einmal
Wenn Sie das erste Mal delegieren, treten Sie sich vielleicht selbst und denken: „Es ist schneller, wenn ich das selbst mache!“. Und ja, wenn Sie zum ersten Mal jemanden trainieren - und korrigieren -, dauert es möglicherweise länger, als wenn Sie das getan hätten selbständig arbeiten.
Sobald die andere Person jedoch weiß, was Sie wollen und wie es geht, können Sie immer mehr Projekte übergeben und Zeit für die Arbeit gewinnen, die Sie wirklich lieben.
7. Überprüfen Sie den zweiten Entwurf und loben, führen oder neu zuweisen
Wie stehen Sie zum zweiten Versuch Ihres Delegierten? Wenn sie zu 80% dort ist (und dieses Projekt muss repliziert werden), wiederholen Sie die Schritte eins bis sechs. Erinnern Sie sich andernfalls an die 80/20-Regel, loben Sie ihre Verbesserungen, erwähnen Sie die zusätzlichen Schichten, die Sie hinzufügen, und schließen Sie die Arbeit selbst ab.
Wenn das Ergebnis 50 bis 80% des Weges dorthin beträgt, teilen Sie diese Meinung. Gemeinsam können Sie und Ihr Delegierter entscheiden, ob sich ein weiterer Versuch lohnt, und anschließend die Schritte eins bis sechs erneut ausführen.
Liegt das Ergebnis noch unter 50%? Kaution. Ihre Zeit wird besser darauf verwendet, jemanden zu finden, der dieses Projekt neu zuweist oder es erneut überprüft, wenn dies wirklich eine Aufgabe ist, die es sich zu delegieren lohnt.
Mit diesem Plan sollten Sie in der Lage sein, die gewünschten Ergebnisse beim zweiten Mal zu erzielen. Und hoffentlich können Sie mit diesen Gesprächen von nun an bessere Ergebnisse erzielen - beim ersten Mal.
