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Verschlüsseln Sie ein Microsoft Office-Dokument mit einem Kennwort

Anonim

Wussten Sie, dass Sie wichtigen Microsoft Office-Dokumenten oder -Dateien eine Schutzschicht hinzufügen können? Dies kann eine wichtige Maßnahme sein, insbesondere wenn Sie diese Datei für bestimmte Leser oder Bearbeiter freigeben, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Wenn Sie digitalen Inhalt verschlüsseln, ändern Sie seine Sprache in Gobbledygook, das dann dekodiert werden muss, um gelesen zu werden.

Sie können dies für Microsoft Office-Dokumente tun, indem Sie ein Kennwort festlegen. Dies bedeutet, dass nur Empfänger, die wissen, dass das Passwort Ihr Dokument lesen kann. Sie können auch die Kennworteinstellungen anpassen, damit einige Benutzer das Dokument bearbeiten können.

So legen Sie ein Dokumentpasswort fest

  1. Wählen Sie für ältere Versionen von Office-Programmen die Option Office-Schaltfläche Symbol> Bereiten > Dokument verschlüsseln. Wählen Sie für neuere Versionen Datei > Info > Dokument schützen > Verschlüsseln Sie mit Passwort.

  2. Geben Sie das Passwort ein, das Sie vergeben möchten, und klicken Sie auf OK.

  3. Geben Sie das Passwort zur Bestätigung erneut ein und klicken Sie auf OK.

  4. Ihr Dokument sollte jetzt geschützt sein, aber es ist immer eine gute Idee, es noch einmal zu überprüfen. Schließen Sie das Dokument und öffnen Sie es erneut. Sie sollten aufgefordert werden, ein Kennwort einzugeben, bevor Sie mit diesem Dokument arbeiten. Wenn Sie dies nicht sehen, müssen Sie diese Schritte möglicherweise erneut ausführen.

Zusätzliche Tipps und Überlegungen

  • Bitte beachten Sie, dass einige Microsoft Office-Programme einen etwas anderen Ansatz verfolgen können. In einigen Versionen von Microsoft PowerPoint sollten Sie beispielsweise auf klickenMicrosoft Office Taste>Speichern als > Werkzeuge (finden Sie dies in der Nähe des Speichern als Dialogfeld)> Allgemeine Optionen > Datenaustausch > Passwort verändern. Von dort können Sie Ihr bevorzugtes Passwort eingeben. Da dieser Ansatz viel weniger unkompliziert ist, empfehle ich, die oben beschriebene Methode immer zuerst für ein bestimmtes Microsoft Office-Programm auszuprobieren. Wenn Sie jedoch nicht die Kennwortwerkzeuge finden, die Sie in diesem Programm benötigen, kann dieser Ansatz hilfreich sein.
  • Befolgen Sie zum Entfernen der Kennwortverschlüsselung die gleiche Reihenfolge wie beim Festlegen des Kennworts. Sie können das Kennwort jedoch löschen, indem Sie in dieses Kästchen klicken und den Backspacing-Befehl aktivieren.
  • Um ein Kennwort für die Benutzer festzulegen, die ein Dokument bearbeiten können (dh für alle anderen Benutzer ist es schreibgeschützt), wählen Sie die Option Büro Taste oder Datei > Speichern als > Werkzeuge > Allgemeine Optionen > Passwort zum Ändern: Geben Sie ein neues Passwort ein > Geben Sie das Passwort erneut ein > OK > sparen.
  • Seien Sie immer vorsichtig, wenn Sie ein Dokumentkennwort festlegen. Microsoft kann dieses Kennwort nicht abrufen oder entsperren, wenn Sie vergessen, was es ist. Wenn Sie also jemand sind, der Ihre Online-Passwörter vergisst, sollten Sie wahrscheinlich einschränken, wie oft Sie diese Funktion verwenden. Sie sollten Dokumentpasswörter an einem sicheren Ort aufschreiben.
  • Wenn Sie mehr über die Verschlüsselungsstufen von Microsoft erfahren möchten, ist diese Anweisung möglicherweise hilfreich. Informationen hierzu finden Sie auf der Microsoft-Hilfeseite zum Thema: "Sie können bis zu 255 Zeichen eingeben. Standardmäßig verwendet diese Funktion die erweiterte 128-Bit-AES-Verschlüsselung. Die Verschlüsselung ist eine Standardmethode, um Ihre Datei sicherer zu machen."

Bitte beachten Sie, dass dies nur eine Schutzschicht ist. Meines Erachtens sollten Microsoft Office-Dokumente selbst mit einem Kennwort niemals als vollständig geschützt betrachtet werden.

Drittanbieter knacken seit Jahren die Dokumentverschlüsselung von Microsoft, manchmal mit dem Ziel, einen Dienst anzubieten, der Benutzern hilft, ihr Kennwort wiederherzustellen, auch wenn Microsoft dies nicht zulässt. Diese Bequemlichkeit hat einen eindeutigen Nachteil: Das bedeutet, dass Benutzer, die nicht unbedingt versuchen, Ihnen zu helfen, diese Kennwortverschlüsselungen auch knacken können.

Es kann jedoch immer noch eine gute Idee sein, den Kennwortschutz anzuwenden, da der Aufwand und die Kosten für die Verschlüsselung der Verschlüsselung von Dokumenten diese Art von unglücklichen Hacks und Diebstählen abschrecken können. Es ist ein ausgewogenes Maß an Vorkehrungen, wo dies möglich ist, und die Einschränkungen dieses Dokumentpasswortschutzes.