Es gibt viele gute Gründe, warum die Digitalisierung von Papierdokumenten eine große Hilfe bei der Organisation Ihres Home-Office (oder Ihrer Wohnung) sein kann. Zunächst einmal können Sie viel zusätzliches Papier entfernen, das in Schubladen und Akten verstaut ist oder wertvollen Platz auf dem Schreibtisch beansprucht.
Digitale Dateien (auch PDF-Dateien) können mit der OCR-Software (Optical Character Recognition), die normalerweise im Lieferumfang des Druckers enthalten ist, in durchsuchbare Dateien konvertiert werden dein Leben vereinfachen).
Das bedeutet, dass Ihre Informationen nicht nur keinen Platz beanspruchen, sondern auch viel einfacher zu finden sind als auf dem Papier. Und Sie können Ihre digitalen Dateien beliebig speichern - auf CD oder DVD, auf einem Flash-Laufwerk, in einem Online-Speicher oder auf allen oben genannten. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Hände darauf bekommen, wenn Sie etwas brauchen.
Wenn Sie mit dem Digitalisieren Ihrer privaten Dateien beginnen, ist dies der ideale Zeitpunkt, um einen organisierten Satz von Dateien zu erstellen, der Ihr Leben einfacher macht. Überlegen Sie sich, welche Kategorien von Dokumenten Sie benötigen, und legen Sie für jede einen Ordner an. Kreditkartenbelege in einem Ordner; Kfz-Versicherung Papier in einem anderen; Telefonrechnungen, Lebensmittelempfangsbestätigungen, Reparaturrechnungen für zu Hause usw. können alle mit separaten Ordnern versehen werden. Erstellen Sie in jedem Ordner Unterordner für jedes Jahr (oder Monat). Es ist viel einfacher, mit einem organisierten System zu beginnen und dann während des Vorgangs einfach neue Unterlagen in die richtige Datei einzufügen, als wenn Sie versuchen, das System jedes Mal neu zu ordnen, wenn ein neuer Beleg gescannt wird.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Scanner oder Drucker mit OCR-Software geliefert wurde (ABBYY FineReader-Software scheint im Lieferumfang der von mir getesteten Drucker und Scanner enthalten zu sein). Wenn Sie keine finden, geraten Sie nicht in Panik. Es besteht eine gute Chance, dass auf Ihrem Computer bereits eine anständige OCR-Software installiert ist, sofern Sie Windows verwenden. Die bereits vorhandene OCR-Software führt Sie durch das Auffinden und Verwenden dieser Software zusammen mit Ihrem Scanner, um bearbeitbare Dokumente zu erstellen.
Natürlich bringt das einen weiteren wichtigen Punkt auf: Sie benötigen mindestens einen Dokumentenscanner, wenn Sie diese Funktion ausführen möchten. Es muss nicht teuer oder schick sein. Wenn Sie noch keine haben, ist es jetzt an der Zeit, nach einer zu suchen. Beginnen Sie mit diesen Bewertungen von Fotoscannern und Dokumentenscannern für einige der besten Einkäufe. Wenn Sie keinen separaten Scanner benötigen, ist ein preisgünstiger All-in-One-Drucker die perfekte Lösung.
Also hier ist der schwierige Teil. Das System einzurichten ist nicht zu schwierig. Auch das Scannen Ihrer Unterlagen wird nicht zu schwierig sein. Was schwer ist, ist sicherzustellen, dass Sie es jedes Mal automatisch tun, wenn Sie neue Quittungen oder Papiere erhalten. Andernfalls werden sich die Papiere wieder stauen und Sie haben das Gefühl, dass Sie Ihre Zeit verschwendet haben. Also bleib dabei!
