Um Ihre Standardeinstellung beizubehalten Persönliche Ordner Datei schlank und klein und in perfekter Form für einen schnellen Zugriff von Tag zu Tag, hat Outlook ein praktisches AutoArchivierung Funktion, die alte Elemente automatisch in eine Archivdatei verschiebt.
Was aber, wenn Sie nur einmal im Jahr auf ein Wechselmedium archivieren müssen? Angenommen, Sie möchten jedes Jahr zwischen Weihnachten und Silvester alte E-Mails eines Jahres von Outlook auf eine DVD-ROM verschieben. Mit einigen PST-Dateien ist das Jonglieren möglich.
Outlook Mail auf einem Wechselmedium archivieren
So archivieren Sie alte Outlook-E-Mails auf einem Wechselmedium:
- ›› Schritt für Schritt Screenshot Walkthrough
- Wählen Datei | Datendateiverwaltung … aus dem Menü in Outlook.
- Klicken Hinzufügen….
- Verlassen Datei für persönliche Ordner in Office Outlook (.pst) ausgewählt.
- Wenn Sie von einer Outlook-Version vor Outlook 2003 auf Ihre archivierten Nachrichten zugreifen müssen, wählen Sie Datei für persönliche Ordner in Office 97-2002 (.pst).
- Klicken OK.
- Unter Speichern in:Wechseln Sie zu dem Wechseldatenträger, dem Netzlaufwerk oder an einem anderen Ort, an dem Sie Ihr Archiv speichern möchten.
- Geben Sie den gewünschten Namen Ihres Archivs unter ein Dateiname:.
- Klicken OK.
- Geben Sie Ihrem Archiv einen aussagekräftigen Namen (zB das Jahr der archivierten E-Mails) unter Name:.
- Optional können Sie Ihre archivierten Nachrichten verschlüsseln und mit einem Kennwort schützen.
- Klicken OK.
- Klicken Schließen.
- Verschieben Sie die Ordner, die Sie archivieren möchten, an den neuen Archivspeicherort im Outlook-Navigationsbereich.
- Wenn Sie nur einzelne Nachrichten und nicht ganze Ordner archivieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Archivspeicherort und wählen Sie Neuer Ordner… ein neues erstellen Post und Post Artikel Ordner darin. Verschieben Sie dann die gewünschten Nachrichten in den neuen Ordner.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Archivspeicherort.
- Wählen Schließen "…" aus dem menü.
Ihre Nachrichten sind jetzt archiviert und nicht verfügbar. Natürlich können Sie sie jederzeit wieder problemlos in Outlook stecken, um sie zu lesen oder wiederherzustellen.
