Neulich habe ich einem Kollegen eine E-Mail mit ein paar Fragen gesendet und die Antwort erhalten: "Ich bin eher ein Telefonist - können Sie mich darüber anrufen?"
Ich muss sagen, ich war ein bisschen schockiert.
Es kommt nicht oft vor, dass Sie jemanden treffen, der lieber zum Telefonieren greift, um Geschäfte zu machen. Wenn ich die Wahl habe, würde eine Mehrheit der Mitarbeiter am typischen Arbeitsplatz jeden Tag über einen Anruf eine E-Mail wählen. Und es macht Sinn: E-Mails sind schnell, effizient und können nicht stumm geschaltet werden oder Hintergrundgeräusche ablenken.
Aber trotz der überwältigenden Präferenz für E-Mails gibt es einige Situationen, die einfach besser funktionieren, wenn Sie den Hörer abheben.
1. Es ist dringend
Ungefähr 60% der Menschen warten zwei volle Tage, um auf eine arbeitsbezogene E-Mail zu antworten. Wenn Sie also eine E-Mail senden, die umgehend beantwortet werden muss - auch wenn die Betreffzeile „Dringend!“ Enthält -, haben Sie eine gute Chance, dass Sie Ihren Posteingang für die nächsten 48 Stunden immer wieder aktualisieren und die Daumen drücken Eine Antwort.
Auf der anderen Seite können Sie durch einen Anruf in einer kritischen Angelegenheit ein Gefühl der Dringlichkeit vermitteln, sicherstellen, dass die andere Person genau weiß, was sie tun muss, und alle Fragen beantworten, ohne auf eine endlose E-Mail-Kette zurückgreifen zu müssen . Wenn Sie auflegen, können Sie sicher sein, dass sich alle auf derselben Seite befinden und wissen, was zu tun ist, um das Problem zu beheben.
2. Sie erhalten keine Antwort
Vielleicht haben Sie eine Anfrage per E-Mail gesendet, die nicht unbedingt dringend ist, aber irgendwann brauchen Sie eine Antwort - und nach ein paar Tagen Schweigen werden Sie nervös.
Es gibt nur so viele Male, in denen Sie die Anfrage zusammen mit einer weiteren E-Mail mit der Aufschrift "Hey, ich wollte das nur nachverfolgen - hatten Sie die Gelegenheit, es sich anzusehen?"
Wenn Sie nach der ursprünglichen E-Mail und einer weiteren Nachricht keine Antwort erhalten, verwenden Sie standardmäßig einen Anruf. Sie haben eine viel bessere Chance, eine sofortige Antwort zu erhalten - oder sie zumindest auf das Radar Ihres Kollegen zu setzen, als ein Problem, das seine Aufmerksamkeit erfordert.
3. Es dauert mehr als ein paar Sätze
Irgendwann haben Sie wahrscheinlich einen Roman mit einer E-Mail erhalten, für deren Lesen Sie 20 Minuten benötigt haben - und bei der Abmeldung am Ende immer noch Fragen hinterlassen. Unterwirf andere nicht dieser Folter.
Wenn alles, was Sie vermitteln möchten, mehr als ein paar Absätze in Anspruch nimmt - beispielsweise wenn Sie jemandem in einem anderen Team die Nuancen eines Auftrags erklären oder einen Abteilungsprozess erläutern -, ist es oft effizienter, den Hörer abzunehmen. Auf diese Weise kann die andere Person Fragen stellen, und wenn Sie auflegen, können Sie anhand des Tons ihrer Stimme sicher sein, dass sie alles versteht.
4. Sie möchten offenes Feedback
Vielleicht haben Sie eine großartige Idee für einen Artikel oder ein Verkaufsgespräch und möchten sehen, was Ihr Kollege denkt, bevor Sie anfangen.
Mit einer E-Mail erhalten Sie möglicherweise eine Antwort wie „OK. Das hört sich gut an. “Obwohl diese Antwort positiv ist, wirft sie keine Bedenken auf und löst keine zusätzlichen Vorschläge aus. Kurz gesagt, es ist kein sehr nützliches Feedback.
Mit einem Telefonanruf, der von Natur aus mehr als eine schnelle, unverbindliche Antwort erfordert, können Sie jedoch den Tonfall Ihres Kollegen hören, sich eingehender mit den Nuancen Ihrer Idee befassen und alle Fragen Ihres Kollegen beantworten Erhalten Sie insgesamt nachdenklichere, offenere Rückmeldungen.
5. Sie möchten eine Beziehung aufbauen
E-Mails eignen sich hervorragend für eine schnelle und effiziente Kommunikation. Manchmal ist jedoch eine persönlichere Note erforderlich - beispielsweise, wenn Sie einen neuen Remote-Kollegen oder Firmenkunden ansprechen.
Sicher, Sie können eine sehr schöne Einführungs-E-Mail schreiben. Ein Anruf kann Ihnen jedoch dabei helfen, eine Wärme und Echtheit zu vermitteln, die E-Mails nicht vermitteln können - und die Ihnen nicht dabei helfen kann, eine tatsächliche Beziehung zu der Person auf der anderen Seite aufzubauen, anstatt ein weiterer E-Mail-Kontakt in ihrem Adressbuch zu werden .
6. Sie möchten keine Aufzeichnung des Gesprächs
Egal ob gut oder schlecht, E-Mails werden für immer irgendwo da draußen aufbewahrt und können jederzeit zitiert oder weitergeleitet werden.
Wenn Sie also vertrauliche oder vertrauliche Informationen besprechen müssen, die noch nicht schriftlich festgehalten wurden - etwa Gerüchte über einen Unternehmenszusammenschluss oder die Einstellung eines Mitarbeiters durch ein konkurrierendes Unternehmen -, ist ein Anruf am besten.
Dies gilt auch für gelegentliche Gespräche, die Sie lieber privat führen möchten, beispielsweise wenn Sie Hilfe von einem Kollegen benötigen, um eine Last-Minute-Anfrage zu beantworten und die Umstände der Situation zu erläutern Für einen Gefallen um 16:45 Uhr, aber mein Manager hat den Ball auf den Vorschlag von Smith fallen lassen und wir müssen ihn heute Abend zusammenbringen. “
Das mag stimmen und hilft sicherlich dabei, den Kontext der Anfrage zu erklären, aber es ist nicht genau etwas, das über eine weitergeleitete E-Mail-Kette zu Ihrem Manager zurückkehren sollte. Am Telefon können Sie offen sein, ohne dass Ihre Worte an die falsche Stelle geraten (solange Sie die Bürotür schließen).
Aaron Kwittken, CEO und Managing Partner bei Kwittken, kann es am besten zusammenfassen: "Alles, was Sie zweimal darüber nachdenken müssen, alles, was Sie für sensibel halten, alles, was Sie für erforderlich halten, erfordert Ihre Beziehungsfähigkeiten. Auf jeden Fall sollten Sie zum Telefon greifen."
