Excel verfügt nicht über die Datenverwaltungsfunktionen relationaler Datenbankprogramme wie SQL Server und Microsoft Access. Es kann jedoch als einfache Datenbank dienen, die die Datenverwaltungsanforderungen erfüllt.
In Excel werden Daten in Tabellen unter Verwendung der Zeilen und Spalten eines Arbeitsblatts organisiert. Die neueren Versionen des Programms verfügen über eine Tabellenfunktion, die das Eingeben, Bearbeiten und Bearbeiten von Daten vereinfacht.
Datenbankbegriffe: Tabelle, Datensätze und Felder
Eine Datenbank ist eine Sammlung verwandter Informationen, die in einer oder mehreren Computerdateien auf organisierte Weise gespeichert werden. Normalerweise sind die Informationen oder Daten in Tabellen organisiert. Die Informationen in einer Tabelle sind so organisiert, dass sie leicht aktualisiert, sortiert, korrigiert und gefiltert werden können.
Eine einfache Datenbank wie Excel enthält alle Informationen zu einem Thema in einer einzigen Tabelle. Relationale Datenbanken dagegen bestehen aus mehreren Tabellen, wobei jede Tabelle Informationen zu verschiedenen, aber verwandten Themen enthält.
Aufzeichnungen
In der Datenbankterminologie aAufzeichnung enthält alle Informationen oder Daten zu einem bestimmten Objekt, das in die Datenbank eingegeben wurde. In Excel werden Datensätze normalerweise in Arbeitsblattzeilen organisiert, wobei jede Zelle in der Zeile ein Informationselement oder einen Wert enthält.
Felder
Jede einzelne Information in einem Datenbanksatz, wie beispielsweise eine Telefonnummer oder eine Straßennummer, wird als a bezeichnetFeld. In Excel dienen die einzelnen Zellen eines Arbeitsblatts als Felder, da jede Zelle eine einzelne Information über ein Objekt enthalten kann.
Feldnamen
Es ist äußerst wichtig, dass die Daten auf organisierte Weise in eine Datenbank eingegeben werden, damit sie nach bestimmten Informationen sortiert oder gefiltert werden können. Um sicherzustellen, dass Daten für jeden Datensatz in derselben Reihenfolge eingegeben werden, werden Überschriften zu jeder Spalte einer Tabelle hinzugefügt. Spaltenüberschriften werden als Feldnamen bezeichnet.
Beispieldatenbank
In der Abbildung oben sind alle Informationen, die für einen Schüler gesammelt wurden, in einer einzelnen Zeile oder einem Datensatz in der Tabelle gespeichert. Jeder Schüler, egal wie viel oder wie wenig Informationen gesammelt werden, hat eine eigene Zeile in der Tabelle.
Jede Zelle in einer Zeile ist ein Feld, das eine Information enthält. Die Feldnamen in der Kopfzeile stellen sicher, dass die Daten organisiert bleiben, indem alle Daten zu einem bestimmten Thema (z. B. Name oder Alter) für alle Schüler in derselben Spalte gespeichert werden.
Datenmanagement-Tools von Excel
Darüber hinaus hat Microsoft eine Reihe von Datentools integriert, um die Arbeit mit den großen Datenmengen in Excel-Tabellen zu erleichtern und den ordnungsgemäßen Zustand der Daten zu verbessern.
Formular für Datensätze verwenden
Eines dieser Tools, das das Arbeiten mit einzelnen Datensätzen erleichtert, ist das Datenformular. Ein Formular kann zum Suchen, Bearbeiten, Eingeben oder Löschen von Datensätzen in Tabellen mit bis zu 32 Feldern oder Spalten verwendet werden.
Das Standardformular enthält eine Liste von Feldnamen in der Reihenfolge, in der sie in der Tabelle angeordnet sind, um sicherzustellen, dass Datensätze korrekt eingegeben werden. Neben jedem Feldnamen befindet sich ein Textfeld zum Eingeben oder Bearbeiten der einzelnen Datenfelder.
Es ist zwar möglich, benutzerdefinierte Formulare zu erstellen, das Erstellen und Verwenden des Standardformulars ist jedoch viel einfacher und häufig genügt es.
Doppelte Datensätze entfernen
Ein häufiges Problem bei allen Datenbanken sind Datenfehler. Neben einfachen Schreibfehlern oder fehlenden Datenfeldern können doppelte Datensätze ein großes Problem sein, da eine Datentabelle größer wird.
Ein anderes Datenwerkzeug von Excel kann zum Entfernen dieser doppelten Datensätze verwendet werden - entweder genaue oder teilweise Duplikate.
Daten in Excel sortieren
Sortieren bedeutet, Daten nach einer bestimmten Eigenschaft neu zu ordnen, beispielsweise eine Tabelle alphabetisch nach Nachnamen oder chronologisch vom ältesten zum jüngsten zu sortieren.
Zu den Sortieroptionen von Excel zählen das Sortieren nach einem oder mehreren Feldern, das Sortieren nach Datum oder Uhrzeit sowie das Sortieren nach Zeilen, wodurch die Felder in einer Tabelle neu angeordnet werden können.
