Über ein gemeinsam genutztes Postfach können Ihre Kunden, Lieferanten und andere Personen E-Mails an eine zentrale Adresse senden, an die jeder im Team diese Nachrichten sehen und beantworten kann.
Was ist eine gemeinsam genutzte Office-Mailbox?
Eine der effizientesten Methoden zum Freigeben von E-Mail-Nachrichten für eine Gruppe von Personen ist das Einrichten eines freigegebenen Office 365-Postfachs. Bei einem gemeinsam genutzten Postfach hat jede Person, die dem Postfach zugewiesen ist, vollständigen Zugriff auf die Nachrichten. Sie können eingehende E-Mails lesen, auf Nachrichten antworten, Nachrichten weiterleiten und sehen, wie andere auf eingehende E-Mails geantwortet haben.
Wenn ein Teammitglied auf eine E-Mail-Nachricht aus dem freigegebenen Postfach antwortet, wird die E-Mail von der Adresse des freigegebenen Postfachs gesendet, nicht von der E-Mail-Adresse der Person. Der Empfänger der E-Mail sieht nur die Adresse des freigegebenen Postfachs. Auf diese Weise werden die individuelle E-Mail-Adresse Ihrer Mitarbeiter vertraulich behandelt, und Ihr Unternehmen erhält ein professionelles Aussehen.
Ihre Organisation kann beliebig viele freigegebene Postfächer erstellen. Freigegebene Mailboxen haben keine Benutzernamen oder Kennwörter. Für das gemeinsam genutzte Postfach ist keine Office 365-Lizenz erforderlich, aber jeder Benutzer, der dem Postfach zugewiesen ist, muss über ein Office 365-Abonnement verfügen.
Warum ein gemeinsam genutztes Office-Postfach verwenden?
Kundendienst-, Personal- oder Marketingabteilungen, die möchten, dass eingehende E-Mail-Nachrichten vom nächsten verfügbaren Teammitglied beantwortet werden, sind gute Beispiele für die effektive Nutzung eines gemeinsam genutzten Postfachs. Jede Person, die dem freigegebenen Postfach zugewiesen ist, kann jede Nachricht in diesem Postfach sehen und beantworten.
Beim Arbeiten mit einem freigegebenen Office 365-Postfach geht es nicht nur um E-Mail. Es geht darum, den Mitarbeitern in Ihrer Organisation zu helfen, effizienter zusammenzuarbeiten. Neben dem freigegebenen Postfach haben Ihre Teams Zugriff auf eine freigegebene Kontaktliste und einen freigegebenen Kalender. Mit einer freigegebenen Kontaktliste hat jeder in der Gruppe Zugriff auf wichtige E-Mail-Adressen. Mit dem freigegebenen Kalender können die Mitglieder der Gruppe ihre Termine an einem zentralen Ort eingeben, den jeder in der Gruppe sehen kann.
Einrichten einer freigegebenen Mailbox
Freigegebene Office 365-Postfächer können nur vom Administrator Ihres Office-Abonnements eingerichtet werden.
Befolgen Sie diese Anweisungen, um ein freigegebenes Postfach einzurichten:
- Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto beim Office 365 Admin Center an.
- Wählen Gruppen> Freigegebene Postfächer.
- Wählen Fügen Sie ein Postfach hinzu.
- Geben Sie auf der Seite Postfach hinzufügen einen Namen für das freigegebene Postfach in das Feld Name ein. Im Feld E-Mail wird automatisch ein Postfachalias erstellt. Sie können ihn jedoch ändern. Nachdem Sie das freigegebene Postfach benannt haben, wählen Sie Hinzufügen das Postfach erstellen.
- Wählen Sie unter Nächste Schritte Fügen Sie diesem Postfach Mitglieder hinzu.
- Wählen Sie auf der Seite Shared Mailbox-Mitglieder die Option aus Mitglieder hinzufügen.
- Setzen Sie ein Häkchen neben den Personen, die Zugriff auf das freigegebene Postfach haben. Wenn Sie den Namen einer Person nicht in der Liste sehen, geben Sie ihren Namen in das Suchfeld ein. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie sparen.
Gesendete E-Mail in der freigegebenen Mailbox speichern
Wenn jemand eine E-Mail-Nachricht aus dem freigegebenen Postfach sendet, wird eine Kopie dieser Nachricht im Ordner Gesendete Objekte gespeichert, nicht im freigegebenen Postfach. Wenn Sie möchten, dass diese E-Mails im freigegebenen Postfach gespeichert werden, bearbeiten Sie die Einstellungen für das freigegebene Postfach.
So speichern Sie gesendete E-Mail-Nachrichten im freigegebenen Postfach:
- Wählen Gruppen> Freigegebene Postfächer.
- Wählen Sie das freigegebene Postfach aus.
- Wählen Bearbeiten neben der Einstellung Gesendete Objekte.
- Verschieben Sie den Schieberegler auf der Seite "Gesendete Objekte" an die Position "An", um die als dieses Postfach gesendeten Elemente und die im Auftrag dieses Postfachs gesendeten Elemente zu kopieren. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie sparen.
Verwenden Sie das gemeinsame Postfach in Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010
Nachdem der Administrator Ihres Unternehmens das freigegebene Postfach eingerichtet hat, müssen Ihre Benutzer nichts mehr tun, um das freigegebene Postfach in der Desktopversion von Outlook anzuzeigen. Das freigegebene Postfach wird automatisch im Ordnerbereich angezeigt.
So senden Sie eine E-Mail aus dem freigegebenen Postfach:
- Öffnen Sie Outlook.
- Wählen Neue e-mail eine neue Nachricht erstellen.
- Wählen Von und wählen Sie das freigegebene Postfach.
- Geben Sie Ihre Nachricht ein und wählen Sie Senden.
Greifen Sie auf das freigegebene Postfach in Outlook im Web zu
Wenn Sie mit dem freigegebenen Postfach in einem Webbrowser arbeiten möchten, müssen Sie es manuell hinzufügen.
So fügen Sie das freigegebene Postfach der Onlineversion von Outlook hinzu:
- Melden Sie sich bei Ihrem Office 365-Konto an und wählen Sie die Option Ausblick App.
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Namen Ihrer Mailbox und wählen Sie aus Freigegebenen Ordner hinzufügen.
- In dem Freigegebenen Ordner hinzufügen Geben Sie im Dialogfeld die E-Mail-Adresse des freigegebenen Postfachs ein und wählen Sie Hinzufügen.
Freigegebene Postfächer und die Outlook Mobile App
Freigegebene Postfächer werden in der mobilen Outlook-App nicht angezeigt. Wenn Sie also von Ihrem Smartphone auf ein freigegebenes Postfach zugreifen möchten, müssen Sie einen Browser öffnen und Outlook im Web verwenden.
Sie werden feststellen, wie Sie mit Ihrem individuellen E-Mail-Konto in Outlook und mit dem freigegebenen Postfach arbeiten. Mit dem freigegebenen Postfach arbeiten Sie und Ihre Teammitglieder besser zusammen, um E-Mails von Ihren Kunden, Lieferanten, Lieferanten und anderen zu beantworten.
