Die Rechtfertigung von IT-Investitionen ist eine wichtige Fähigkeit für alle, die in der Technologie tätig sind. Während viele IT-Investitionsentscheidungen von der Führungskraft in der IT-Organisation getroffen werden, werden die Vorschläge für neue Geräte oder Dienstleistungen häufig von den IT-Mitarbeitern gemacht. Es ist wichtig, die Terminologie und die grundlegenden Techniken für die Erstellung eines Falls zu verstehen, um in ein neues Gerät zu investieren. Es ist eine Sache zu fragen, ob Sie Ihre Helpdesk-Software ersetzen möchten. Sie werden wahrscheinlich hören, "wir werden das untersuchen." Wenn Sie etwa sagen, dass "der Austausch unserer Helpdesk-Software IT-Kosten von 35.000 US-Dollar pro Jahr einspart und sich in 3 Jahren bezahlt macht", erhalten Sie eine viel positivere Antwort von Ihrem IT-Management.
In diesem Artikel erhalten Sie die Grundkenntnisse, die zur Analyse und Bewertung einer geplanten IT-Investition erforderlich sind. Sie müssen die Grundlagen verstehen, bevor Sie sich eingehend mit diesen Finanztechniken beschäftigen.
Grundlegende IT-Investmentanalyse-Terminologie
Investitionen (CAPEX): Kapital ist ein Begriff, der verwendet wird, um einen Kauf zu unterscheiden, der eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr hat. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Laptop für einen Mitarbeiter kauft, wird davon ausgegangen, dass der Laptop drei oder vier Jahre hält. Buchhalter verlangen, dass diese Art von IT-Investitionen in diesem Zeitraum als Aufwand erfasst wird, anstatt in dem Jahr, in dem sie gekauft wurde. Ein Unternehmen verfügt normalerweise über Richtlinien für die Nutzungsdauer von Ausrüstungen sowie einen Mindestbetrag in Dollar für Investitionen. Eine Tastatur zum Beispiel, die 50 US-Dollar kostet, wird nicht als Kapital betrachtet.
Abschreibung: Die Abschreibung ist die Methode, mit der die Kosten einer IT-Kapitalinvestition über die Nutzungsdauer des Kaufs verteilt werden. Nehmen Sie beispielsweise an, dass die Bilanzierungsmethode für das Kapital linear abgeschrieben wird. Dies bedeutet nur, dass die Abschreibung in jedem Jahr gleich bleibt. Angenommen, Sie kaufen einen neuen Server für 3.000 US-Dollar mit einer erwarteten Lebensdauer von 3 Jahren. Die Abschreibung auf diese IT-Investitionen wird für 3 Jahre jährlich 1.000 USD betragen. Das ist Abwertung.
Bargeldumlauf: Cashflow ist die Bewegung von Bargeld innerhalb und außerhalb des Geschäfts. Sie müssen den Unterschied zwischen Bargeld und Sachwerten verstehen. Normalerweise wird bei der Berechnung des Wertes von IT-Investitionen Bargeld verwendet. Die Abschreibung ist ein nicht zahlungswirksamer Aufwand, dh, der zugrunde liegende Vermögenswert wurde bereits bezahlt, aber Sie verteilen den Aufwand über die Laufzeit des Vermögenswerts. Der ursprüngliche Kauf der IT-Investition würde bei der Finanzanalyse als Mittelabfluss angesehen.
Diskontsatz: Diese Rate wird in der Analyse verwendet, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass ein Dollar in fünf oder zehn Jahren mehr als einen Dollar wert ist. Die Verwendung eines Abzinsungssatzes bei der IT-Investitionsanalyse ist eine Methode, um zukünftige Dollars in heutigen Dollars anzugeben. Der Diskontsatz selbst ist Gegenstand vieler Lehrbücher. Wenn Sie einen äußerst genauen Abzinsungssatz für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich an Ihre Buchhaltungsabteilung. Andernfalls verwenden wir etwa 10%, was die Inflation darstellt, und die Rate, die ein Unternehmen mit Geld verdienen kann, das nicht in IT-Ausrüstung investiert ist. Es ist eine Art Opportunitätskosten.
IT-Investmentanalyse-Techniken
Es gibt viele Methoden, um bei der Bewertung von IT-Investitionen (Kapital) zu helfen. Es hängt wirklich von der Art der Investition ab, die Sie tätigen, und von der Reife der IT-Organisation bei der Bewertung der Kapitalkäufe. Die Größe der Organisation kann auch eine Rolle spielen. Denken Sie jedoch daran, dass dies nicht viel Zeit in Anspruch nimmt, und selbst wenn Sie für ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen arbeiten, wird dies sehr geschätzt.
In diesem Artikel werden zwei einfache IT-Investitionstechniken beschrieben. Ich möchte Sie dazu ermutigen, beide zu verwenden, da sie zusammen ein umfassenderes Bild des Wertes der vorgeschlagenen IT-Investition vermitteln.
- Barwert
- Amortisationszeit
Nettobarwert (NPV)
Der Nettobarwert ist eine Finanzmethode, die eine Reihe von Cashflows über die Zeit und Abschläge auf die aktuelle Periode ausrichtet. Der Barwert berücksichtigt den Zeitwert des Geldes. Es ist typisch, Zahlungsmittelzuflüsse und -abflüsse über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren zu betrachten und den Nettozufluss abzüglich des Nettoabflusses in einem einzigen Wert abzurechnen. Wenn die Anzahl positiv ist, würde das Projekt der Organisation einen Mehrwert verleihen, und wenn der Kapitalwert negativ ist, würde dies den Wert der Organisation verringern. Die wahre Stärke der NPV-Analyse liegt im Vergleich alternativer IT-Investitionen. Der Kapitalwert liefert einen relativen Wert von IT-Investitionsszenarien, und derjenige mit dem höchsten Kapitalwert wird normalerweise von den anderen Alternativen übernommen.
Der schwierige Teil der Berechnung des Kapitalwerts sind die tatsächlichen Zahlen, die bei der Analyse verwendet werden sollen. Auf der Abflussseite der Gleichung können Sie die Gesamtkosten der Investition zusammen mit den Wartungskosten und den Implementierungskosten verwenden. Die Einströmseite kann schwieriger zu erreichen sein. Wenn die IT-Investition inkrementelle Einnahmen generiert, ist dies ziemlich einfach, und Sie können diese Zahlen in Ihrer Analyse verwenden. Wenn die Zuflüsse (oder Vorteile) auf der weichen Seite liegen, was bedeutet, dass sie subjektiver sind, wie beispielsweise Zeitersparnis, ist die Abschätzung viel schwieriger.
Das Beste, was Sie tun können, ist, Annahmen zu dokumentieren und mit Ihrem Bauch zu gehen. Nehmen wir ein Beispiel, bei dem Sie eine IT-Investition in ein Helpdesk-Softwarepaket tätigen. Der Vorteil einer solchen Investition ist die Zeitersparnis von IT-Mitarbeitern und möglicherweise eine erhöhte Zufriedenheit der Benutzergemeinschaft.Wenn Sie ein vorhandenes Helpdesk-Softwarepaket ersetzen, können Sie durch dieses System auch Wartungskosten sparen. Sie müssen die Zuflüsse und Abflüsse aufteilen, um für Ihren IT-Investitionsvorschlag eine Kapitalwertanalyse durchführen zu können.
Zuflüsse: Die Zuflüsse oder Vorteile, die sich aus einer IT-Investition ergeben, können subjektiv und weniger genau sein. Der Vorteil einer IT-Investition ist oft die Einsparung von Zeit, Kundenzufriedenheit oder anderen "weichen" Zahlen. Hier sind einige Beispiele für Zuflüsse.
- Ersparnis der Wartungskosten für auslaufende Software
- Zeitersparnis für das IT-Personal durch höhere Effizienz
- Umsatz gesteigert
Abflüsse: Abflüsse sind in der Regel einfacher zu schätzen, einige können jedoch auch subjektiv sein. Hier sind einige Beispiele für Abflüsse.
- Kosten der Software (Lizenzgebühren usw.)
- Instandhaltung
- Externe Implementierungskosten
Dieses größere Bild zeigt eine einfache Analyse der IT-Investitionen unter Verwendung des Net Present Value (NPV). Excel macht diese Art der Analyse sehr einfach. Es hat auch eine Funktion zur Berechnung des Kapitalwerts. Wie Sie auf dem Bild sehen können, habe ich die Zu- und Abflüsse nach Jahren festgelegt und dann den Kapitalwert anhand des Diskontierungssatzes von 10% berechnet.
- Kapitalwertanalyse: IT-Investition Screenshot (Großbild)
Amortisationszeit
Das Ergebnis der Payback-Period-Analyse gibt an, wie lange die IT-Investition benötigt, um die Investitionskosten zu decken. Es wird normalerweise in Jahren angegeben, dies hängt jedoch vom Analysezeithorizont ab. Die Payback-Periode kann eine einfache Berechnung sein, jedoch nur mit sehr einfachen Annahmen. Hier ist die Formel zur Berechnung der Amortisationszeit einer IT-Investition. Je kürzer die Amortisationszeit ist, desto weniger riskant ist die IT-Investition.
Kosten für IT-Investitionen / Jährlicher Cashflow aus IT-Investitionen
Schauen wir uns das Szenario an, in dem Sie eine E-Commerce-Software für 100.000 US-Dollar erwerben. Angenommen, diese Software erhöht den Umsatz jedes Jahr um 35.000 USD. Die Berechnung der Rückzahlungsperiode würde 100.000 $ / 35.000 $ = 2,86 Jahre betragen. Diese Investition würde sich also in 2 Jahren und 10 Monaten bezahlt machen.
Die Berechnung der Amortisationszeit unter Verwendung solch einfacher Annahmen ist mit einem erheblichen Nachteil verbunden. Es ist höchst unwahrscheinlich, dass die Einnahmen aus den IT-Investitionen über einen längeren Zeitraum gleichmäßig verteilt werden. Es ist viel realistischer, wenn die Einnahmen ungleichmäßig sind. In diesem Fall müssen Sie die kumulierte jährliche Umsatzsteigerung betrachten, bis die ursprüngliche IT-Investition "bezahlt" ist.
Betrachten Sie dasselbe Beispiel von oben. Nehmen wir an, dass im Jahr 1 der Nettoumsatz aus IT-Investitionen 17.000 USD beträgt. In den Jahren 2, 3, 4 und 5 sind es 29.000, 45.000, 51.000 und 33.000 Dollar. Dies ist zwar eine durchschnittliche jährliche Umsatzsteigerung von 35.000 USD, die Payback-Periode unterscheidet sich jedoch aufgrund der ungleichen Einnahmen aus dieser Investition. Die Amortisationszeit in diesem Beispiel beträgt tatsächlich mehr als 3 Jahre, was länger ist als die ursprüngliche Durchschnittsberechnung. Wenn Sie die kumulierte Umsatzsteigerung betrachten, können Sie sehen, wann die ursprüngliche Investition gedeckt ist. Finden Sie einfach heraus, wo die Kosten der IT-Investition (100.000 USD) gedeckt sind. Sie können sehen, dass es zwischen Jahr 3 und Jahr 4 auftritt.
Kumulative Umsatzsteigerung:
- Jahr 1 - 17.000 US-Dollar
- Jahr 2 - 46.000 US-Dollar
- Jahr 3 - 91.000 US-Dollar
- Jahr 4 - 142.000 US-Dollar
- 5. Jahr - 175.000 US-Dollar
Sehen Sie sich die Beispiel-Excel-Kalkulationstabelle für IT-Investitionen für die detaillierte Formel zur Berechnung der Rückzahlungsperiode an.
IT-Investitionsvorschlag
Die Berechnungen sind zwar für eine IT-Investitionsanalyse wichtig, aber es ist nicht alles. Ich empfehle Ihnen dringend, ein Angebot zusammenzustellen, anstatt nur Ihre Tabelle auszudrucken oder die Ergebnisse per E-Mail zu versenden. Betrachten Sie Ihren CFO als Publikum, wenn Sie den Vorschlag zusammenstellen. Letztendlich kann es ohnehin auf ihrem Schreibtisch landen.
Beginnen Sie den Vorschlag mit einer kurzen Zusammenfassung der von Ihnen vorgeschlagenen IT-Investition (Kapital), gefolgt von einer kurzen Zusammenfassung der Ergebnisse Ihrer Analyse (zusammen mit den Summenberechnungen). Fügen Sie schließlich die detaillierte Tabellenkalkulationsanalyse bei, und Sie haben einen professionellen Vorschlag, den Ihr Chef schätzen wird.
Ihr Paket für IT-Investitionsvorschläge könnte Folgendes umfassen:
- Zusammenfassung: Ein oder zwei Abschnitte, die die von Ihnen vorgeschlagenen IT-Investitionen zusammenfassen.
- Begründung: Ein oder zwei Abschnitte, die die Ergebnisse Ihrer Analyse zusammen mit der von Ihnen verwendeten Technik zusammenfassen (einschließlich einer Übersichtstabelle).
- Ausdruck: Ein sauberer Ausdruck der Excel-Tabelle mit der detaillierten Analyse
Beispiel für eine Excel-Tabelle
Die Excel-Beispieltabelle umfasst 3 Tabellen, darunter:
- Zusammenfassung
- Berechnung des Barwerts (NPV)
- Payback-Berechnung
- IT-Investitionsanalyse - Excel 97-2003-Version
