So richten Sie Apple Mail-Regeln ein

Apple Mail ist eine der beliebtesten E-Mail-Apps für den Mac, aber wenn Sie Mail in seiner Standardkonfiguration verwendet haben, haben Sie eines der besten Features von Apple Mail verpasst: Apple Mail-Regeln.

Es ist einfach, Apple Mail-Regeln zu erstellen, die der App mitteilen, wie eingehende Mail-Nachrichten verarbeitet werden sollen. Mit den Apple Mail-Regeln können Sie diese sich wiederholenden Aufgaben automatisieren, z. B. denselben Nachrichtentyp in einen bestimmten Ordner verschieben, Nachrichten von Freunden und Verwandten markieren oder die Spam-E-Mails entfernen, die wir alle zu erhalten scheinen. Mit etwas Kreativität und etwas Freizeit können Sie das Mailsystem mithilfe von Apple Mail-Regeln organisieren und automatisieren.

Wie Mail-Regeln funktionieren

Regeln bestehen aus zwei Komponenten: der Bedingung und der Aktion. Bedingungen sind Richtlinien für die Auswahl des Nachrichtentyps, auf den sich eine Aktion auswirkt. Sie könnten eine E-Mail-Regel haben, deren Zustand nach E-Mails von Ihrem Freund Sean sucht und deren Aktion darin besteht, die Nachricht hervorzuheben, damit Sie sie leichter in Ihrem Posteingang sehen können.

Mail-Regeln können viel mehr als nur Nachrichten suchen und hervorheben. Sie können Ihre Post organisieren. Beispielsweise können sie bankbezogene Nachrichten erkennen und in den E-Mail-Ordner Ihrer Bank verschieben. Sie können Spam von wiederkehrenden Absendern abholen und automatisch in einen Junk-Ordner oder den Papierkorb verschieben. Sie können auch eine Nachricht annehmen und an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten. Derzeit sind 12 integrierte Aktionen verfügbar. Wenn Sie wissen, wie AppleScripts erstellt werden, kann Mail auch AppleScripts ausführen, um zusätzliche Aktionen auszuführen, z. B. das Starten bestimmter Anwendungen.

Neben dem Erstellen einfacher Regeln können Sie zusammengesetzte Regeln erstellen, die nach mehreren Bedingungen suchen, bevor Sie eine oder mehrere Aktionen ausführen. Durch die Unterstützung von Mail für zusammengesetzte Regeln können Sie sehr komplexe Regeln erstellen.

Arten von E-Mail-Bedingungen und -Aktionen

Die Liste der Bedingungen, auf die Mail prüfen kann, ist recht umfangreich, und wir werden hier nicht die gesamte Liste einschließen. Stattdessen werden nur einige der am häufigsten verwendeten Bedingungen hervorgehoben. Mail kann jedes Element verwenden, das im Mail-Header als bedingte Nachricht enthalten ist. Einige Beispiele sind Von, Bis, CC, Betreff, Jeder Empfänger, Datum, Datum des Empfangs, Priorität, E-Mail-Konto.

Ebenso können Sie prüfen, ob der von Ihnen überprüfte Artikel einen beliebigen Artikel enthält, mit dem Sie testen möchten, wie Text, E-Mail-Name oder Zahlen.

Wenn eine Übereinstimmung mit Ihrem Bedingungstest gemacht wird, können Sie aus einer Reihe von Aktionen auswählen, die ausgeführt werden können, einschließlich Verschieben der Nachricht, Kopieren der Nachricht, Festlegen der Farbe der Nachricht, Abspielen des Tons, Beantworten der Nachricht, Weiterleiten der Nachricht, Umleiten der Nachricht und Löschen der Nachricht , führe ein Applescript aus.

In den Mail-Regeln sind viele weitere Bedingungen und Aktionen verfügbar. Diese sollten jedoch ausreichen, um Ihr Interesse zu wecken und Ihnen Ideen zu geben, was Sie mit den Apple Mail-Regeln erreichen könnten.

Erstellen Sie Ihre erste Mail-Regel

In diesem Schnelltipp erstellen wir eine zusammengesetzte Regel, die E-Mails von Ihrem Kreditkartenunternehmen erkennt und Sie darüber informiert, dass Ihre Monatsabrechnung fertig ist, indem Sie die Nachricht in Ihrem Posteingang markieren.

Die Nachricht, die uns interessiert, wird vom Benachrichtigungsdienst der Example Bank gesendet und hat eine Absenderadresse, die auf alert.examplebank.com endet. Da wir verschiedene Arten von Warnmeldungen von der Example Bank erhalten, müssen wir eine Regel erstellen, die Nachrichten basierend auf dem Feld "Von" sowie dem Feld "Betreff" filtert. Mit diesen beiden Feldern können wir alle Arten von Warnungen unterscheiden, die wir erhalten.

Starten Sie Apple Mail

1. Starten Sie Mail, indem Sie auf das Mail-Symbol im Dock klicken oder auf die Mail-Anwendung unter: / Applications / Mail / doppelklicken.

2. Wenn Sie von Ihrem Kreditkartenunternehmen eine Kontoauszugsbenachrichtigung erhalten, wählen Sie diese aus, damit die Nachricht in Mail geöffnet wird. Wenn beim Hinzufügen einer neuen Regel eine Nachricht ausgewählt wird, geht Mail davon aus, dass die Felder "Von", "An" und "Betreff" der Nachricht wahrscheinlich in der Regel verwendet werden und die Informationen automatisch für Sie ausfüllen. Wenn Sie die Nachricht öffnen, können Sie auch einen bestimmten Text sehen, den Sie für die Regel benötigen.

Regel hinzufügen

1. Wählen Sie im Mail-Menü die Option "Einstellungen".

2. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster "Einstellungen" auf die Schaltfläche "Regeln".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Regel hinzufügen".

4. Füllen Sie das Feld 'Beschreibung' aus. Für dieses Beispiel verwenden wir die "Example Bank CC Statement" als Beschreibung.

Fügen Sie die erste Bedingung hinzu

1. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die "If" -Anweisung auf "All" zu setzen. Mit der 'If'-Anweisung können Sie zwischen zwei Formularen wählen,' If any 'und' If all '. Die 'If'-Anweisung ist hilfreich, wenn Sie mehrere Bedingungen testen möchten, wie in diesem Beispiel, bei denen wir die Felder' Von 'und' Betreff 'testen möchten. Wenn Sie nur für eine Bedingung testen (z. B. das Feld "Von"), ist die "If" -Anweisung von Belang, daher können Sie die Standardeinstellung beibehalten.

2. Wählen Sie im Abschnitt "Bedingungen" direkt unter der Anweisung "If" im linken Dropdown-Menü die Option "Von" aus.

3. Wählen Sie im Abschnitt "Bedingungen" direkt unter der If-Anweisung "Enthält" aus dem rechten Dropdown-Menü aus.

4. Wenn Sie beim Erstellen dieser Regel eine Nachricht des Kreditkartenunternehmens geöffnet hatten, wird das Feld "Enthält" automatisch mit der entsprechenden E-Mail-Adresse "Von" gefüllt. Andernfalls müssen Sie diese Informationen manuell eingeben.In diesem Beispiel geben wir alert.examplebank.com in das Feld "Enthält" ein.

Fügen Sie die zweite Bedingung hinzu

1. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) ganz rechts neben dem vorhandenen Zustand.

2. Eine zweite Bedingung wird erstellt.

3. Wählen Sie im zweiten Abschnitt "Bedingungen" im linken Dropdown-Menü die Option "Betreff" aus.

4. Wählen Sie im zweiten Abschnitt "Enthält" aus dem rechten Dropdown-Menü.

5. Wenn Sie beim Erstellen dieser Regel eine Nachricht des Kreditkartenunternehmens geöffnet hatten, wird das Feld "Enthält" automatisch mit der entsprechenden Zeile "Betreff" gefüllt. Andernfalls müssen Sie diese Informationen manuell eingeben. In diesem Beispiel geben wir im Feld 'Enthält' einen Beispiel-Kontoauszug ein.

Fügen Sie die auszuführende Aktion hinzu

1. Wählen Sie im Abschnitt "Aktionen" im linken Dropdown-Menü die Option "Farbe festlegen".

2. Wählen Sie im Bereich "Aktionen" im mittleren Dropdown-Menü die Option "Text".

3. Wählen Sie im Bereich "Aktionen" im Dropdown-Menü auf der rechten Seite die Option "Rot".

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die neue Regel zu speichern.

Ihre neue Regel wird für alle nachfolgenden Nachrichten verwendet, die Sie erhalten. Wenn Sie möchten, dass die neue Regel den aktuellen Inhalt Ihres Posteingangs verarbeitet, wählen Sie alle Nachrichten in Ihrem Posteingang aus und wählen Sie dann im Menü "E-Mail" die Option "Nachrichten, Regeln anwenden".

Apple Mail-Regeln sind sehr vielseitig. Sie können komplexe Regeln mit mehreren Bedingungen und mehreren Aktionen erstellen. Sie können auch mehrere Regeln erstellen, die zur Verarbeitung von Nachrichten zusammenarbeiten. Sobald Sie die Mail-Regeln ausprobiert haben, werden Sie sich fragen, wie Sie jemals ohne sie auskamen.