Es gibt nur wenige Dinge, die frustrierender sind, als Stunden damit zu verbringen, die perfekte E-Mail mit fünf Sätzen zu schreiben (und zu löschen und neu zu schreiben) - und dann nicht die erwartete Antwort zu erhalten. Sie dachten, Ihr Manager würde begeistert sein, aber stattdessen hört sie sich genervt an.
Was ist passiert? Haben Sie Ihre Nachricht zur falschen Zeit gesendet? Haben Sie Ihre Anfrage nicht klar genug formuliert? War deine Begrüßung zu freundlich? Hast du die falsche Stimmung abgegeben?
Überraschenderweise kann das Problem auf etwas viel Einfacheres zurückzuführen sein: ein paar Worte. Wörter, die sehr wahrscheinlich in einer E-Mail enthalten sind, die Sie bereits heute gesendet haben.
Kürzlich schrieb ich einen Artikel über Wörter, die in E-Mails den falschen Eindruck erwecken, und ich war schockiert darüber, wie viele Fachleute (insbesondere Arbeitgeber und Personalchefs) mich mit weiteren Vorschlägen zur Aufnahme in diese Liste getwittert haben.
Was waren einige der häufigsten Wörter, die sie angesprochen haben? Lies sie und weine.
1. Auch
Ich gebe es zu: Ich habe eine Sucht nach dem Wort „auch“. Es ist so weit fortgeschritten, dass ich meine E-Mails einem speziellen Korrekturlesen unterziehen muss, um sicherzustellen, dass ich sie nicht mehr als einmal in eine bestimmte Nachricht aufgenommen habe. Wenn Sie zu oft das Wort "auch" verwenden, scheint dies zu viel verlangt zu haben, und wenn Sie am Ende all dieser Aktionselemente angelangt sind, kann es überwältigend sein, zu entscheiden, was zuerst angegangen werden soll.
Für E-Mails sind jedoch Übergangswörter erforderlich. Was kann ein E-Mail-Absender tun? Einige meiner Lieblingsalternativen sind "zusätzlich", "außerdem", "darauf aufbauen" und "auf einer anderen Note".
2. Wahrscheinlich
Ähnlich wie „hoffentlich“ (worüber ich in dem anderen Artikel gesprochen habe), fügt dieses Wort dem, was Sie sagen, ein gewisses Maß an Unsicherheit hinzu, wenn es nicht sein muss.
Anstatt zum Beispiel eine E-Mail zu senden, in der steht: "Ich könnte das heute um 17 Uhr erledigen", sollten Sie Ihre Frist präzisieren. Nehmen Sie "wahrscheinlich" zusammen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Frist eingehalten wird, geben Sie sich eine neue Frist oder zumindest ein wenig mehr Flexibilität. Selbst wenn Sie sagen, dass Sie "bis zum Ende des Tages" oder "bis morgen, wenn Sie im Büro ankommen" fertig sind, klingt dies viel unkomplizierter als ein "wahrscheinlich". Worst-Case-Szenario: Sie überschätzen den Zeitaufwand und liefern die Waren frühzeitig aus. In der Geschichte der Arbeit hat sich noch niemand darüber beschwert.
3. Versuchen Sie es oder versuchen Sie es
Yoda sagte einmal: "Tu oder tu nicht, es gibt keinen Versuch" und er hatte einen guten Grund.
"Versuchen zu" oder "Versuchen" fällt in dasselbe Gebiet wie "wahrscheinlich", da es keinen Hinweis darauf gibt, dass Sie sich in dem, was Sie tun, sicher fühlen. Tatsächlich haben mehrere Arbeitgeber, die über mich getwittert haben, darauf hingewiesen, dass ein Mitarbeiter, wenn er einen der beiden Ausdrücke verwendet, einfach davon ausgeht, dass er oder sie nicht das tun kann, was gefragt wurde, Punkt.
Wollen Sie wirklich, dass Ihr Chef Sie wegen eines einzigen Wortes anzweifelt? Lassen Sie mich das für Sie beantworten: Nein. Wenn Sie das nächste Mal "try" in einer E-Mail verwenden, nehmen Sie es heraus. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie es schaffen oder nicht, fragen Sie sich, warum - wenn Ihnen wichtige Informationen oder spezielle Fähigkeiten fehlen, wenden Sie sich an die relevanten Parteien und finden Sie heraus, was Sie erreichen oder erreichen müssen, um Ihre Ziele zu erreichen "Probieren" Sie es aus. Wenn dies nicht möglich ist, wird Ihr Manager es sofort wissen wollen. Solange Sie erklären, warum (Beispiel: "Ich habe keine Berechtigung für den Zugriff auf das freigegebene Laufwerk"), wird er oder sie verstehen und Ihnen entweder dabei helfen, das Hindernis zu beseitigen, oder die Aufgabe einfach neu zuweisen.
4. Ehrlich
Wenn es ein Wort gäbe, das mit „buchstäblich“ für den am häufigsten missbrauchten Begriff konkurriert, wäre „ehrlich“ da oben. Die Leute streuen es die ganze Zeit als Füller in E-Mails, und nach einer Weile fühlt sich das Streben nach Ehrlichkeit unecht an - als würde man jemandem ein großes Geheimnis anvertrauen, das ist überhaupt kein Geheimnis.
Ehrlich gesagt, schneiden Sie es aus.
5. Denken Sie nach
Die Leute reden die ganze Zeit über qualifizierende Phrasen ("Ich bin nicht sicher, ob das eine gute Idee ist, aber …"), aber eine, die häufig auftaucht, ist "Ich denke …". Ich hatte nicht wirklich darüber nachgedacht Bis ein Personalchef es mir getwittert hat, habe ich die E-Mails meiner Mitarbeiter durchgesehen, um zu sehen, ob es wahr ist.
Klar, da war es. „Ich denke, wir sollten vorwärts gehen.“ „Ich denke, wir sollten uns hinsetzen und darüber reden.“ „Ich denke, wir kommen näher.“ In mehreren E-Mails wurde dieser Satz in einem Absatz dreimal nach oben verwendet. Und während ich bemerkte, dass beide Geschlechter es benutzten, neigten Frauen dazu, viel häufiger „Ich denke“ zu schreiben.
Wenn Sie das nächste Mal eine Nachricht senden, lassen Sie einfach das "Ich denke …" fallen und teilen Sie Ihre Ansichten. Wenn die E-Mail von Ihnen kommt, werden Sie von wem auch immer, an den Sie sie senden, sofort darauf hingewiesen!
Sie sagen, dass weniger mehr ist, und ich denke ehrlich, dass der Versuch, Ihre E-Mails zu verkürzen, wahrscheinlich auch der beste Weg ist. Siehst du was ich dort gemacht habe?
