Ich bin kein Mathematiker, aber ich würde schätzen, dass ich täglich zwischen 100 und vier Milliarden E-Mails bekomme. Und so sehr ich auf jeden einzelnen antworten möchte, ist es einfach nicht möglich. Nicht, wenn ich andere Dinge in meinem Leben tun möchte, wie zum Beispiel meine To-Do-Liste durchgehen und Augenkontakt mit Mitmenschen herstellen.
Wie entscheide ich, wer eine Antwort erhält und wer für immer in meinem Posteingang verloren geht? Nun, ich ziehe mein Gottkostüm an, schließe die Augen und sehe, was passiert.
Scherz, dieser Produktivitäts-Hack erwies sich als totaler Reinfall. Stattdessen arbeite ich meine Nachrichten mit den besten Absichten durch. Hervorhebung der besten Absichten, da Gegenstände durch die Risse rutschen. Und wenn doch, dann normalerweise aus folgenden Gründen:
1. Sie haben meine Verfügbarkeit nicht berücksichtigt
Ich sehe dieses Pop-up und denke "Sicher!". Ich öffne jedoch den Anhang und sehe, dass er 65 Seiten umfasst. Und das sind ungefähr 64 Seiten mehr, als ich in den 10 freien Minuten, die ich heute habe, lesen kann.
In einer idealen Welt würde ich meinen Zeitplan klären, die Fähigkeit entwickeln, meine Lesegeschwindigkeit zu verdoppeln, und Ihnen mein brillantestes Feedback geben. Es ist jedoch weitaus wahrscheinlicher, dass ich davon ausgehen kann, dass ich irgendwann Zeit finde, das dann nicht kann und mich dann nicht daran erinnern kann, Ihre Notiz erhalten zu haben, bis Ihre Besprechung lange vorbei ist.
Sobald Sie wissen, dass Sie die „Gedanken“ von jemandem wollen, senden Sie Folgendes: Ich würde gerne Ihr Feedback zu meiner 65-seitigen Präsentation vor dem nächsten Freitag erhalten. Ich weiß, dass es viel zu lesen gibt, also lass es mich wissen, wenn es eine gute Zeit für mich wäre, es zu übermitteln.
2. Sie haben überhaupt nichts gefragt
Sie sagten, Ihre Präsentation für nächste Woche ist da. Und tatsächlich ist es genau hier, wie versprochen, an diese Botschaft angehängt.
Aber ich bin mir nicht ganz sicher, was du jetzt von mir brauchst. Möchten Sie allgemeines Feedback? Bestätigung, dass ich es gesehen habe? Vielleicht ein winky Gesicht Emoji?
Jede einzelne E-Mail sollte einen nächsten Schritt enthalten (auch wenn keine Antwort erforderlich ist). Sie möchten den Empfänger niemals denken lassen: "Ähm, OK, danke?"
Probier das mal aus: Hier ist meine Präsentation für nächsten Freitag. Ich würde mich über Ihr Fachwissen bei der Auswahl des geeigneten SFW-Memes freuen. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie irgendwelche Ideen haben!
3. Sie haben nicht klargestellt, warum ich zur CC-Party eingeladen wurde
Hallo hallo warum bin ich hier Es ist zwar immer eine Ehre, in eine E-Mail-Kette mit einzubeziehen, die vermutlich zu einer unendlichen E-Mail-Kette wird, die meine Träume verfolgt, aber ich sehe das und bin sofort verwirrt. Dies ist das erste Mal, dass ich von diesem Projekt höre, und ohne irgendeinen Zusammenhang kann ich fast nichts darüber sagen, warum ich eingeschleift bin.
Anstatt Leute einzuladen und zu hoffen, dass sie es herausfinden, formulieren Sie, was Sie von allen möchten: Jenni: Funktioniert die folgende Zeitleiste für Ihr Team, um SFW-Memes zu erstellen? Tom: Können Sie überprüfen, ob sie tatsächlich arbeitssicher sind?
4. Sie haben kein Fälligkeitsdatum angegeben
Ich habe zwar die Absicht, darauf zu reagieren, werde es aber wahrscheinlich nicht tun. Und das nicht, weil Sie gefragt haben, ob Sie sich eine Katze ohne Zusammenhang ausleihen möchten. Aber bevor ich überhaupt darüber nachdenken kann, zu antworten, muss ich mich mit einer klaren Frist an alle wenden, die in meinen Posteingang gekommen sind. Dieser wird also weiterhin auf meiner Liste stehen, bis ich vergesse, was "Dave-Katzendetails senden" überhaupt bedeutet.
Tun Sie sich selbst einen Gefallen und geben Sie die Uhrzeit oder das Datum ein, bis zu dem Sie eine Antwort benötigen. Es ist so einfach wie Können Sie mir bis Donnerstag Nachmittag mitteilen, ob Sie eine Katze haben, die ich für meine Präsentation am Freitag ausleihen kann?
5. Sie haben nicht genug Wörter verwendet, die ich kenne
Ich werde darauf nicht antworten, weil ich darauf nicht antworten kann.
Teilweise, weil ich nicht einmal weiß, wo ich mit meiner Antwort anfangen soll, und teilweise, weil ich nicht sicher bin, ob dies zu einem Virus führen wird, der von einem beliebigen Roboter in Ihrem Posteingang gehackt wurde.
Geben Sie Ihrer E-Mail einen kurzen Rückblick und vergewissern Sie sich, dass jedes Wort mindestens einen Vokal hat. Okay, gut, Sie sind beschäftigt - stellen Sie sicher, dass die meisten Wörter es tun.
Mit der sehr seltenen Ausnahme sind Ihre Mitarbeiter keine Gedankenleser. Sie sind auch nicht perfekt. Es sind nur Leute wie Sie, die versuchen, den Überblick über ihren Posteingang zu behalten, während sie ihre Arbeit erledigen und darüber diskutieren, was sie zum Abendessen essen werden, weil das Mittagessen vor einer Stunde stattgefunden hat und sie bereits wieder Hunger haben (oh, nur ich?).
Ich kann zwar nicht garantieren, dass alle meine Empfehlungen zu einer 100% igen Rücklaufquote führen, aber es gibt Ihnen eine viel bessere Chance. Und wenn Sie das durch ein paar zusätzliche Wörter herausfinden können, warum nicht?
Habe ich etwas ausgelassen? Sag es mir auf Twitter!
