Lass uns real sein. Die Tatsache, dass Sie mit Google Mail Ihren Posteingang in fünf Unterordner aufteilen können, kann nur eines bedeuten: Die meisten E-Mails, die wir erhalten, sind totaler Mist. Und wenn Sie eine Notiz an einen Kollegen, Ihren Chef oder einen Einstellungsmanager senden, landet sie wahrscheinlich irgendwo zwischen etwas Kritischem und Viagra-Spam oder BuzzFeed-GIFs.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht wahrgenommen und - was noch wichtiger ist - gelesen wird? Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Empfängers und stellen Sie sicher, dass jede E-Mail, die Sie schreiben, diese fünf Fragen beantwortet.
1. Warum soll ich das öffnen?
Ihre Betreffzeile ist die Anrufer-ID Ihrer E-Mail. Sie bestimmt, ob sie beantwortet oder ignoriert wird. Machen Sie es spezifisch und direkt, damit Ihr Empfänger genau weiß, was von der Nachricht zu erwarten ist. Wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen bis Dienstag Feedback geben muss, vergraben Sie keine Notiz in der letzten Zeile. Geben Sie Ihrer E-Mail den Titel "Antwort bis Dienstag: Notizen vom heutigen Meeting" anstelle von "Hey" (was der E-Mail entspricht, in der Sie "Wir müssen reden" hören).
Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, verwenden Sie Stichwörter wie den Namen der Stelle oder Ihre Erfahrung, um hervorzuheben. Das Schreiben von „Community Manager With 4 Years of Experience“ ist eine kurze und einfache Möglichkeit, Ihre Anmeldeinformationen vorab bereitzustellen.
2. Wer bist du?
Wenn Sie zum ersten Mal an jemanden schreiben - zum Beispiel an einen Personalchef oder jemanden, den Sie bei einer Veranstaltung sprechen gehört haben, den Sie aber nicht kennengelernt haben -, sollten Sie so schnell wie möglich Kontakt aufnehmen. Bevor ich beispielsweise einer Firma eine E-Mail über offene freie Stellen schrieb, erfuhr ich, dass der Gründer und ich beide dasselbe College besucht hatten. Ich habe "Yale Alaun" sowohl in meinen Betreff als auch in den ersten Satz meiner E-Mail eingefügt. Ich erhielt eine Antwort und plante ein Interview innerhalb von 48 Stunden.
Verwenden Sie alle Gemeinsamkeiten, die Sie finden können - Schulen, gemeinsame Freunde oder Interessen, Berufsverbände -, um die Empfänger darüber zu informieren, dass es sich lohnt, mit Ihnen in Kontakt zu treten. Oder wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten und eine Führungskraft kontaktieren, die Sie bereits kennengelernt haben, hilft Ihnen eine kurze Erinnerung daran, wann und wo Sie zuletzt eine Verbindung hergestellt haben.
3. Was brauchst du?
Deshalb schreibst du an erster Stelle! Jetzt ist die Zeit für die große Erklärung, richtig? Noch nicht. Ziel ist es, in ein oder zwei Sätzen klar und überzeugend zu sein. Stellen Sie sich Ihre E-Mail bei der Arbeit als einen kurzen Erstkontakt vor, mit dem Sie telefonisch oder persönlich ein Live-Gespräch führen können, wenn weitere Erklärungen erforderlich sind.
Dies gilt insbesondere für kalte E-Mails, wenn der Empfänger Ihre Nachricht nicht erwartet. Wenn Sie schreiben, um ein Kaffee-Meeting anzufordern, seien Sie genau und lassen Sie Raum für Intrigen. Schreiben Sie zum Beispiel: „Ich würde gerne mitteilen, was ich über Content-Marketing gelernt habe und wie ich zu Ihren aktuellen Projekten beitragen kann.“ Denken Sie daran: Beschäftigte Menschen möchten nicht, dass ihr Gehirn „ausgewählt“ wird durch Gedankenaustausch schlauer werden.
4. Was ist für mich drin?
Stellen Sie sich Ihre E-Mail als eine Transaktion vor: Was Sie von Ihrem Empfänger erwarten, sollte für ihn genauso vorteilhaft sein wie für Sie. Bei der Arbeit suchen wir alle die Zustimmung unserer Kollegen, Manager und Kunden. Wie kann das, was Sie anfordern, Ihrem Empfänger dabei helfen, dies zu erreichen? Seien Sie explizit mit Redewendungen wie „Ich kann ein Gewinn für Ihr Team sein“, „dies kann dazu beitragen, Ihre Ideen klarer darzustellen“ oder sogar „Kundenfeedback zeigt, dass sie nach Lösungen wie diesen suchen“.
5. Werden Sie es zu schätzen wissen?
Mit so vielen unpersönlichen E-Mails, die jeden Tag in unseren Posteingängen eingehen, heben Sie Ihre hervor, indem Sie ein wenig Menschlichkeit zeigen. Egal, ob Sie einen Kollegen oder einen kalten Kontakt ansprechen, Sie fordern die Zeit dieser Person auf, Ihre E-Mail sorgfältig zu beantworten. Zeigen Sie, dass Sie die Mühe zu schätzen wissen, indem Sie sich mit „Danke“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ abmelden (im Ernst, „Beste“ ist viel zu verwirrend). Eine kleine Etikette trägt wesentlich dazu bei, die gewünschte Antwort zu erhalten.
Bewahren Sie diese Fragen auf einem Post-it-Zettel auf und prüfen Sie Ihre Nachrichten vor dem Senden. Sie werden nicht nur das E-Mail-Handwerk beherrschen, sondern auch in jeder professionellen Umgebung ein verdammt guter Kommunikator sein.
