Es ist kein Geheimnis, dass fast jeder Profi auf der Suche nach den besten Produktivitätshacks ist. Egal, ob es sich um Tipps zum schnelleren Beantworten von E-Mails oder um Lösungen für eine effizientere Nutzung Ihres Zeitplans handelt, die Leute haben eine Vielzahl von Ideen, wie sie den Zeitaufwand für fast alles verkürzen können.
Haben Sie trotz aller Ratschläge jemals einige dieser magischen Produktivitäts-Hacks ausprobiert und festgestellt, dass sie Ihnen nicht im Geringsten helfen? Wenn ja, ist hier eine harte Wahrheit: Sie haben sie möglicherweise falsch gemacht.
Nicht sicher, was Sie verbessern können? Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie häufig auftretende Produktivitätshacks durcheinander bringen - und wie Sie Ihre Fehler beheben können.
1. Erstellen einer zu langen Aufgabenliste
Worte können nicht beschreiben, wie oft mir jemand gesagt hat, dass eine Aufgabenliste für sie einfach nicht funktioniert. Wenn ich frage, was genau sie an Task-Managern oder Listen nicht mögen, lautet die übliche Antwort: "Ich habe einfach nie das Gefühl, dass ich alles auf der Liste erledige."
Wenn Ihnen das passiert, vertrauen Sie mir, wenn ich sage, dass es eine einfache Lösung gibt.
Versuchen Sie dies stattdessen
Zwar gibt es Unmengen verschiedener Theorien über die Länge und Intensität von Wörtern in täglichen und wöchentlichen Aufgabenlisten. Es ist jedoch besser, zwei oder drei große Aufgaben und ein paar kleinere Aufgaben zu erledigen, als eine Liste mit 20 Dingen, die Sie erledigen müssen bei Sonnenuntergang.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Erstellung einer Aufgabenliste haben, beginnen Sie mit einem kleinen Programm (nur vier oder fünf Aufgaben pro Tag) und schreiben Sie Ihre Aufgaben mit einem einfachen Tool oder einer App auf (z. B. die Erinnerungs-App Ihres MacBook oder eine herkömmliche Papierliste). Für alles andere möchte ich in meiner MacBook-Erinnerungs-App einen separaten Tab für Aufgaben haben, die zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden müssen (mit der Überschrift „Später erledigt“), damit ich mich nur auf das konzentrieren kann, was bei allen Aufgaben am wichtigsten ist gegebener Tag oder Woche. Ich würde wärmstens empfehlen, etwas Ähnliches zu tun, unabhängig davon, ob Sie eine Papierliste oder eine digitale Liste haben.
2. Einen „normalen“ Schlafplan erstellen
Experten sprechen ständig über die Wichtigkeit des Schlafens und des früheren Zubettgehens, aber viele Menschen, die es ausprobieren, stellen tatsächlich fest, dass sie eher erschöpft als erfrischt sind. Wie bekommst du die Stunden Schlaf, die du brauchst, und stellst trotzdem sicher, dass es ein bedeutungsvoller Schlaf ist?
Versuchen Sie dies stattdessen
Sicher, das alte Sprichwort „früh ins Bett, früh aufstehen“ funktioniert bei manchen Menschen, aber es fühlt sich nicht bei allen so an. Anstatt sich an die alten Vorstellungen der „normalen“ Schlafstunden zu halten, sollten Sie das beste System finden, das für Sie und Ihren Zeitplan geeignet ist. Wenn Sie beispielsweise das Gefühl haben, in den frühen Morgenstunden am produktivsten zu sein, sollten Sie früher am Abend ein Nickerchen machen, aufwachen und dann tagsüber ein weiteres Nickerchen machen, um den Schlaf abzudecken, den Sie nicht bekommen .
Sie sind sich nicht sicher, wie Sie Ihre ideale Schlafzeit und Schlafmenge finden sollen? Es gibt einige verrückte Vorschläge (einige beinhalten, sich in eine abgelegene Kabine ohne Strom einzusperren, um in einen natürlichen Kreislauf zu gelangen), aber ein wenig Planung und ein bisschen Mathematik können den Trick tun. Dr. Michael Breus, ein Experte für Schlaflosigkeit, empfiehlt, siebeneinhalb Stunden vor dem Aufwachen ins Bett zu gehen und den Schlafplan je nach Gefühl um 15 Minuten anzupassen.
3. Während der Beantwortung von E-Mails abgelenkt werden
Eines der größten Ärgernisse für Profis ist der ständige Strom von eingehenden E-Mail-Produkten, und viele nutzen den Trick, die Zeit gezielt für die Beantwortung von Nachrichten einzuplanen, anstatt nur zu antworten, wenn sie den ganzen Tag eintreffen.
Trotz dieser Taktik kann es jedoch vorkommen, dass Sie beim Beantworten von E-Mails nicht viel erledigen. Was gibt?
Versuchen Sie dies stattdessen
Was ist einer der größten Produktivitätskiller, insbesondere im Bereich der Beantwortung von E-Mails? Andere Ablenkungen. Da das Durchsuchen Ihres Posteingangs in der Regel eine langweilige Aufgabe ist, ist es leicht, Ihr Telefon zu überprüfen oder sich währenddessen mit Kollegen zu unterhalten. Diese kleinen und scheinbar harmlosen Ablenkungen kosten Sie jedoch tatsächlich die Erledigung Ihrer Arbeit.
Suchen Sie stattdessen einen ruhigen Ort, an dem Sie Ihre E-Mails während der festgelegten Zeit abrufen und Ihre Push-Benachrichtigungen und Warnungen (und, falls möglich, sogar Ihr Telefon) deaktivieren können, während Sie unterwegs sind.
4. Zu gut organisiert werden
Sie entscheiden eines Tages, dass Sie einen aufgeräumten Arbeitsbereich benötigen, also legen Sie die Dinge in Schubladen, ordnen alle vor Ihnen liegenden Papiere neu und werfen die Hälfte der Dinge, die auf Ihrem Schreibtisch liegen, weg.
Ein paar Tage später stellen Sie jedoch fest, dass Sie jetzt keine Ahnung haben, wo sich etwas befindet, und dass Sie möglicherweise mitten in Ihrem Reinigungskick einige wichtige Dokumente weggeworfen haben.
Versuchen Sie dies stattdessen
Wenn Sie in zwei Sekunden von null auf 60 gehen, können Sie sich desorientiert fühlen, insbesondere im Bereich der Organisation. Anstatt Ihr gesamtes Berufsleben in wenigen Stunden vollständig zu reinigen, arbeiten Sie in kleinen Stücken und nehmen Sie sich über mehrere Tage oder Wochen Zeit, um sich zu organisieren.
Beginnen Sie beispielsweise mit dem riesigen Stapel verschiedener Dokumente, die seit Beginn Ihres aktuellen Jobs auf Ihrem Schreibtisch liegen. Nehmen Sie sich Zeit, um herauszufinden, wie Sie all diese Dokumente aufbewahren möchten (Aktenschrank? Schreibtisch-Organizer?), Bevor Sie mit dem Reinigen und Entsorgen beginnen.
Werfen Sie außerdem nach dem Reinigen einige Tage lang nichts weg, was Sie in den Stapel werfen, nur um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen.
5. Zu viele Apps herunterladen
Es ist witzig, wie Sie manchmal weniger produktiv werden, je mehr Produktivitäts-Apps Sie Ihrem Telefon oder Computer hinzufügen. Dies ist einer der einfachsten Produktivitätshacks, die man falsch machen kann, aber es ist auch unglaublich einfach zu beheben.
Versuchen Sie dies stattdessen
Behandeln Sie Ihre Produktivitäts-Apps für Sie, wägen Sie die Vor- und Nachteile dieser App ab und konzentrieren Sie sich darauf, die Nutzung dieser App im Laufe der Zeit zu verbessern.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie wären auf dem Markt für eine großartige App zum Organisieren von Dokumenten. Wenden Sie einige Zeit auf, um nach Anwendungen zu suchen, die von anderen empfohlen (und nicht empfohlen) werden. Informieren Sie sich über die technischen Daten dieser Apps, und planen Sie nach dem endgültigen Download die optimale Nutzung dieser App.
Wenn ich mehr Zeit und Energie in die Nutzung einer einzelnen App investiere, kann ich nicht nur eine ganze Reihe von Anwendungen nutzen, die mir wirklich gefallen, sondern auch alle Funktionen der einzelnen Apps nutzen eine meiner Apps.
Insgesamt besteht der größte Fehler bei Produktivitäts-Hacks darin, dass man nicht überlegt, wie man sie einsetzt. Es wird davon ausgegangen, dass Sie, weil Sie etwas Neues ausprobieren, maximale Wirkung erzielen, ohne sich zu sehr anstrengen zu müssen, und das ist selten der Fall.
Denken Sie daran, Produktivitäts-Hacks können hilfreich sein, sind aber keine magischen Genies.
