Ich gebe es zu: Ich war keine Selbstverständlichkeit, wenn es darum ging, Praktikanten zu managen. Es waren meine allerersten direkten Berichte, und ich habe alle Anfängerfehler gemacht. Ich habe zu viel und zu wenig Arbeit zugewiesen. Ich habe zu viel erklärt, ich habe zu wenig erklärt; und so weiter und so fort.
Die gute Nachricht ist, dass das Managen von Praktikanten - wirklich jeder - eine Fähigkeit ist, an der Sie sich durch Übung erheblich verbessern können. Aber das ist kein Grund, ganz unten anzufangen. Lernen Sie aus meinen Erfahrungen und lesen Sie weiter, um auf fünf Arten ein erfolgreicher Praktikant zu werden.
1. Haben Sie eine Orientierung
Unabhängig davon, ob es in Ihrem Büro eine größere, formellere Ausrichtung gibt, ist es Ihre erste Aufgabe, eine Stunde auszublenden, um mit Ihrem Praktikanten zu sprechen. Je nachdem, wie stark Sie am Einstellungsprozess beteiligt waren, möchten Sie möglicherweise mit Einführungen beginnen. Gehen Sie als Nächstes die von Ihnen geleistete Arbeit und die Abteilungsziele in den nächsten Monaten durch. Beantworten Sie alle Fragen dazu, wie Sie und Ihr Team die Mission der Organisation beeinflussen. Sich Zeit zu nehmen, um Ziele zu formulieren, erinnert den Praktikanten daran, wie selbst kleine Aufgaben zum Gesamtbild beitragen.
Legen Sie als Nächstes Ihre spezifischen Erwartungen dar - zusätzlich zu den festgelegten Aufgaben des Jobs. Sind Sie ein Verfechter der richtigen Grammatik in allen Kommunikationen? Wie stehen Sie zu Leuten, die mit Fragen an Ihrem Schreibtisch vorbeikommen? Möchten Sie in alle E-Mails kopiert werden? Wenn Sie diese Erwartungen frühzeitig festlegen, vermeiden Sie Pannen und bereiten Sie beide auf den Erfolg vor.
2. Fragen Sie (und beobachten Sie) seinen oder ihren Lernstil
Bevor Sie die Orientierungsbesprechung beenden, möchten Sie Ihrem Praktikanten das Wort erteilen. Was sind seine oder ihre Ziele für das Praktikum? Gibt es einzigartige Fähigkeiten, die er oder sie besitzt, oder Bereiche, in denen er oder sie besonders lernbegierig ist oder in denen er oder sie sich engagieren möchte?
Vielleicht ist die wichtigste Information, die Sie sammeln können, wie er oder sie am besten Informationen erhält. Anders als bei einer langfristigen Einstellung, bei der ein Vorgesetzter erwarten würde, dass sich der Mitarbeiter an eine sitzungszentrierte oder besprechungsphobische Umgebung gewöhnt. Bei einem Praktikanten sollte der Schwerpunkt auf der Maximierung der Kommunikation liegen.
Das heißt, auch wenn Sie Ihren Praktikanten gerne einfach per E-Mail informieren möchten, sollten Sie dies jetzt besser wissen, wenn er oder sie darüber sprechen und ein paar Fragen stellen muss, um es richtig zu machen. Es lohnt sich, sich die Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass er oder sie versteht, wonach Sie fragen - und nicht, dass Sie das Projekt selbst durchführen müssen, sobald er oder sie es eingereicht hat (eine rundum frustrierende Erfahrung).
3. Erstellen Sie eine schriftliche Aufgabenliste
Okay, Ihr Praktikant sagt, er ist ein Hörschüler. Das heißt, Sie sollten einfach jedes Projekt besprechen und dann planen, sie genau so fertigzustellen, wie Sie es erwartet hatten - richtig? Nicht ganz.
Ihr Praktikant ist neu in der Organisation und in der Arbeit für Sie, daher wird es wahrscheinlich selektives Zuhören geben, auch wenn dies nicht beabsichtigt ist. Daher sollten Sie jede Woche eine schriftliche Projektliste für Ihren Praktikanten senden (oder aktualisieren). Fügen Sie Folgendes hinzu: Das Datum, an dem das Projekt fällig ist; seine Prioritätsebene; an wen das abgeschlossene Projekt gesendet werden soll (ein kritischer Punkt, wenn Sie Projekte überprüfen möchten, bevor sie woanders hingehen!); und unter welchen Regenschirm es fällt. Die letzte Kategorie ist kritisch, da sie die Aufgabe kontextualisiert und einen stärkeren Anreiz für die ordnungsgemäße Ausführung bietet (dh die Einreichung ist viel interessanter, wenn Sie wissen, welches Projekt Sie vorantreiben).
Bonus: Die schriftliche Aufgabenliste erspart Ihnen Tage, an denen Sie zugeschlagen werden. Wenn Ihr Praktikant ein Projekt abgeschlossen hat, können Sie ihn an die Aufgabenliste für das nächste weiterleiten.
4. Mit gutem Beispiel vorangehen
Nur weil dieser offensichtlich ist, heißt das nicht, dass es sich nicht lohnt, ihn zu wiederholen. "Tu was ich sage, nicht wie ich", funktioniert nicht. Wenn Sie jeden Tag zur gleichen Zeit einbummeln, können Sie Ihrem Praktikanten nicht sagen, dass eine Verspätung von 15 Minuten nicht in Ordnung ist. Ebenso wird es schwierig sein, unangemessene Kleidung mit einem Praktikanten zu besprechen, wenn Sie die Grenzen des Sommergeschäfts ernsthaft selbst testen.
Wenn Sie über das Offensichtliche hinausgehen, sollten Sie gewissenhaft das Beispiel eines unterstützenden Chefs und eines Teamplayers aufstellen. Einige Rookie-Supervisor befürchten fälschlicherweise, dass das Heraufreden eines Praktikanten einen Wettbewerb um seinen Job auslöst. Im Gegenteil, wenn Sie die großartige Arbeit Ihres Praktikanten ansprechen, zeigt sich, wie stark Sie als Manager sind, was Sie für weitere Führungsmöglichkeiten öffnen wird. Stellen Sie also sicher, dass Sie Kredit geben, wo er fällig ist!
5. Bitten Sie um Hilfe
Selbst wenn Sie versuchen, alles richtig zu machen, können Sie feststellen, dass Sie einen Praktikanten mit einer matten Haltung, sogar einer offensichtlichen Inkompetenz, führen. Wenn es einfach nicht funktioniert, sollten Sie zuerst mit Ihrem Praktikanten sprechen. Vielleicht ist er oder sie aufgrund dessen, was er oder sie als Mangel an sinnvoller Arbeit empfindet, schwierig. Was Sie vielleicht als einen Mangel an Liebe zum Detail ansehen, ist das Bemühen Ihres Praktikanten, seine Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
Denken Sie daran, dass Praktikanten nur selten über umfangreiche Erfahrungen verfügen. Daher verfügen sie möglicherweise nicht über die Tools (oder das Vertrauen), um mit einem Vorgesetzten zu kommunizieren - Sie müssen die Führung übernehmen!
Haben Sie immer noch Probleme? Die nächste Person, mit der Sie sich beraten sollten, ist eine Person, zu der Sie als Manager aufschauen (im Idealfall Ihr Chef). Diese Person kann Ihnen Einblicke aus der Erfahrung geben, und Ihr Chef muss wissen, ob er Sie mit einem Alptraumpraktikanten besetzt hat.
Wenn Sie zum ersten Mal ein interner Supervisor sind, kombinieren Sie jemanden mit wenig Managementerfahrung mit jemandem mit wenig Managementerfahrung. Dies ist jedoch eine großartige Erfahrung für Sie beide. Führen Sie die obigen Schritte aus, um einen großartigen Sommer zu gestalten und eine enge Beziehung zu Ihrem Praktikanten aufzubauen.
