Heben Sie die Hand, wenn Sie in diesem Moment mindestens eine E-Mail haben, die Sie bereits senden sollten - vor einem Tag, vor einer Woche, sogar (eek!) Vor einem Monat.
Ich weiß, dass ich einige Nachrichten verspätet versende. Trotzdem fallen sie mir immer in den Sinn, bis ich schlafen gehe. Dann verspreche ich mir, dass ich sie morgen früh als Erstes sende.
Dann vergeht die Zeit und noch mehr, und bevor ich es merke, sehe ich mich einer Situation gegenüber, in der es fast peinlich ist, darauf zu reagieren. Ist es nicht einfach besser, so zu tun, als wäre es in Spam gefangen?
Nein. Um das endgültige Versenden dieser E-Mail zu vereinfachen, habe ich einige Vorlagen erstellt, die sowohl Ihren professionellen Ruf verbessern als auch Ihrem Empfänger ein besseres Verständnis für die Verzögerung vermitteln.
1. Für "freundliche" E-Mails, für die technisch keine Antwort erforderlich ist
Das Beantworten dieser Art von E-Mails ist sehr einfach, da Ihre täglichen Aufgaben in der Regel Vorrang haben. Aber glauben Sie mir, es ist besser, eine späte Antwort zu senden, als überhaupt keine zu senden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie sich von Herzen entschuldigen und beweisen, dass Sie trotz Ihrer verspäteten Reaktion am Leben der anderen Person interessiert sind.
2. Für Anforderungs-E-Mails
Wenn jemand Sie um Informationen oder Hilfe bittet und Sie vergessen, zu antworten (oder es zu verschieben, weil es nie der richtige Zeitpunkt ist), können Sie sich ziemlich schuldig fühlen. Zeigen Sie der Person, die darauf hingewiesen hat, dass Sie kein Trottel sind, indem Sie das Beste tun, um ihr oder ihm jetzt zu helfen.
3. Für E-Mails mit schlechten Nachrichten
Es ist unglaublich einfach, schlechte Nachrichten zu verschieben (und eine Million Gründe dafür zu finden). Sie müssen das Pflaster jedoch irgendwann abreißen. Entschuldigen Sie sich, versuchen Sie dann, die Situation zu erklären, und bemühen Sie sich schließlich tatsächlich, zu helfen!
4. Für jede andere E-Mail
Für all diese verschiedenen, wirklich zu beantwortenden E-Mails können Sie diese Vorlage als Starthilfe verwenden.
Das Beantworten einer späten E-Mail erfordert immer ein wenig Willenskraft. Aber Sie wissen, dass Sie sich besser fühlen werden, wenn Sie dies tun - und jetzt, wo Sie diese Vorlagen haben, gibt es keine Entschuldigung, nicht auf "Senden" zu drücken.
