Es gibt nur sehr wenige Produktivitätstechniken, die ich bei meinen Versuchen, besser, schneller und intelligenter zu arbeiten, nicht ausprobiert habe.
Tägliche Meditationssitzungen? Ich habe es versucht. (Und ich habe es durchgehalten - es ist ein großartiger De-Stressor.)
"Montags keine Besprechung"? Ich habe es versucht. (Und finde es großartig - solange alle Teammitglieder zu 100% hinter dir stehen.)
Strukturierter Aufschub? Das habe ich auch versucht - es ist meine neue Lieblingsmethode, um meine To-Do-Liste durchzuarbeiten.
Ja, dank all dieser Experimente habe ich einige großartige Gewohnheiten in meine tägliche Routine aufgenommen. Aber ich habe auch viele sogenannte "Produktivitäts-Hacks" entdeckt, die nicht so gut funktionieren - Gewohnheiten, die bedeuten könnten, dass Sie noch weniger erledigt werden. So wie diese fünf: Wenn Sie Ihre Zeit optimal nutzen möchten, lassen Sie sie so schnell wie möglich fallen.
1. Arbeiten ohne Unterbrechung, bis Sie fertig sind
Wie oft haben Sie sich an Ihren Computer gesetzt und sich gesagt, dass Sie erst aufstehen würden, wenn Sie Ihre To-Do-Liste durchgearbeitet haben?
Schuldig. Tatsächlich war das meine Strategie, als die Arbeit verrückt wurde. Laut einer Analyse von DeskTime, einer Zeiterfassungs-App, werden Sie jedoch weniger effizient, wenn Sie sich an Ihren Schreibtisch ketten.
„Die produktivsten Leute arbeiten jeweils 52 Minuten in Sprints und brechen dann 17 Minuten“, sagt Julia Gifford, die bei der Durchführung der Studie mitgewirkt hat. Gifford erklärt, dass das Geheimnis während des Sprints sehr konzentriert ist und sich dann in der Pause komplett ausschaltet. Diese Trittfrequenz hilft Ihnen dabei, so viel wie möglich zu erledigen und gleichzeitig das Risiko eines Burn-outs zu verringern.
Wenn Sie also das nächste Mal eine wahnsinnig lange Aufgabenliste haben, versuchen Sie es mit häufigen Pausen zwischen den Aufgaben. Auf lange Sicht werden Sie wahrscheinlich schneller fertig.
2. Sofortige Beantwortung von E-Mails
Vollständige Offenlegung: Ich kann meinen Posteingang nach dem Verlassen des Büros am schlechtesten ignorieren. (Manchmal checke ich meine E-Mails mitten in der Nacht, wenn ich aufwache, um auf die Toilette zu gehen. Es ist nicht gut.)
Wenn ich ständig auf dem Laufenden bin, habe ich das Gefühl, alles im Griff zu haben, doch die Forschung zeigt, dass ich mir keinen Gefallen tue. Eine zweiwöchige Studie der University of British Columbia ergab einen direkten Zusammenhang zwischen der Häufigkeit des Abrufs von E-Mails und dem Stress.
Warum? Die Forscher bezeichnen E-Mails als „unendliche To-Do-Liste“. Selbst wenn Sie vorübergehend beschäftigt sind, dauert dies nie lange. Immerhin erhält die durchschnittliche Person 90 E-Mails pro Tag und versendet 33.
Dieser durch E-Mails verursachte Stress verursacht Unzufriedenheit, die wiederum die Produktivität senkt. Und wenn Sie weniger erledigt haben, sind Sie wahrscheinlich noch mehr gestresst. Um den Teufelskreis anzuhalten, habe ich meine geschäftliche E-Mail von meinem Telefon gelöscht, sodass ich sie nach dem Verlassen des Büros nicht mehr überprüfen kann. Wenn dies für Sie keine Option ist, versuchen Sie diese anderen Tricks, um Ihre E-Mails nicht mehr zu überprüfen.
3. Tonnenweise Apps verwenden
Wenn Sie versuchen, Ihre Effizienz zu steigern, ist es verlockend zu glauben, dass eine neue App die Antwort ist. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen, und laden ein Tool herunter, mit dem Sie Ihre Fortschritte verfolgen können. Sie möchten organisiert bleiben und versuchen es mit einer Projektmanagement-Software.
Das nächste, was Sie wissen, ist, dass Ihre Geräte voller Apps sind - aber Sie sind nicht produktiver geworden. (Da diese Apps in der Regel mit Lernkurven ausgestattet sind, verschwenden Sie möglicherweise Zeit damit!)
Die Realität ist, dass eine App am besten funktioniert, wenn zuerst ein solides System vorhanden ist - ein System, das durch die App erweitert und nicht ersetzt wird. Als ich zum Beispiel mit dem Zeitmanagement zu kämpfen hatte, fand ich es sehr hilfreich, meine Aufgabenliste neu zu ordnen und die Aufgaben nach Wichtigkeit und Frist zu priorisieren. Als ich erfuhr, dass das bei mir funktioniert, entschied ich mich für eine Aufgabenlisten-App, mit der ich jedem Element eine Prioritätsstufe hinzufügen konnte, die mir genau zeigte, wie wichtig die einzelnen Aufgaben in meiner Pipeline waren.
Es machte einen großen Unterschied. Aber während die App definitiv half, kam der Prozess zuerst.
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4. Früh aufstehen
Sie haben wahrscheinlich gehört, dass es ganz einfach ist, eine zusätzliche Stunde aus Ihrem Tag herauszuholen: Stellen Sie den Wecker einfach 60 Minuten früher als gewöhnlich ein.
Obwohl „frühes Aufwachen“ ein beliebter Produktivitätsratschlag ist, hält er nicht an, wenn Ihr verschobener Zeitplan zu Schlafentzug führt. (Was, wie Sie wahrscheinlich schon früher gehört haben, Ihr Kurz- und Langzeitgedächtnis, Ihre Konzentrationsfähigkeit, Ihre Entscheidungsfähigkeit, Ihre Rechenleistung und Ihre kognitive Geschwindigkeit beeinträchtigt.)
Sicher, Sie könnten genug Augen verschließen, wenn Sie eine Stunde früher ins Bett gehen - aber unsere Körper an eine neue Routine zu gewöhnen, ist oft leichter gesagt als getan. Außerdem hast du dir keine zusätzliche Zeit gegeben.
Auch wenn es gelegentlich erforderlich ist, zu spät aufzustehen oder früh aufzustehen, um ein Projekt durchzuarbeiten, ist dies keine realistische Strategie zur Steigerung Ihrer langfristigen Effizienz. Nimm genug Augen zu und du wirst mehr Arbeit erledigen, auf lange Sicht besser.
5. Sich zwingen, die neuesten Produktivitäts-Tricks anzuwenden
Mein Vorgesetzter begann ihren Morgen mit dem Beantworten von E-Mails, dem Versenden von Team-Updates und dem Einchecken in ihre Berichte. Mit anderen Worten, er erledigte kleine Aufgaben mit relativ geringem Aufwand, damit sie später am Tag Schwung für die größeren Aufgaben aufbaute.
Dann entdeckte sie Brian Tracys unglaublich beliebte Frosch-Methode. Sie fing an, ihre härteste Aufgabe zuerst anzugehen, was den Aufschub verringern und dafür sorgen soll, dass Sie sich super produktiv fühlen.
Die Ergebnisse waren schrecklich. Sie wurde jetzt eher gegen Mittag als gegen 17 Uhr müde. Das bedeutete, dass sie Schwierigkeiten hatte, zu den kleinen Aufgaben auf ihrer Liste zu gelangen, ganz zu schweigen davon, Meetings abzuhalten und die Hauptperson unseres Teams zu sein.
Alle waren glücklich, als sie zurückging.
Heißt das, Sie sollten Ihre größten Aufgaben bis nach dem Mittagessen speichern? Nee. Eigentlich bin ich ein großer Fan des Froschessens: Es funktioniert perfekt für mich, da meine Energie morgens am höchsten ist.
Das Mitnehmen: Wählen Sie die Methode, die Ihrem persönlichen Arbeitsstil entspricht. Der Versuch, sich in einen nicht kompatiblen Prozess zu zwingen, funktioniert nicht.
Dutzende von Produktivitätsexperimenten später habe ich gelernt, dass es am wichtigsten ist, Ihre Ergebnisse zu verfolgen. Selbst wenn ein Tipp oder Trick gut klingt (Hallo, frühes Aufwachen), passt er möglicherweise nicht zu Ihren Arbeitspräferenzen - und kann sogar Ihre Effizienz beeinträchtigen. Der einzige Weg, um sicher zu wissen, besteht darin, einen Wirbel zu geben und zu verstehen, was wirklich für Sie funktioniert.
