Ich bin besessen davon, so produktiv wie nur irgend möglich zu sein, egal ob es darum geht, bessere Termine zu setzen oder den effektivsten Weg zu finden, meine Tage zu planen.
Aber mein Posteingang war immer noch sehr zeitraubend. Und der Kicker ist: Ich habe immer und immer wieder die gleichen E-Mails verschickt.
Zu diesem Zeitpunkt habe ich angefangen, vordefinierte Antworten zu verwenden. Wenn Sie mit ihnen nicht vertraut sind, können Sie eine von Ihnen erstellte Antwort speichern. Anstatt sie ständig erneut einzugeben, können Sie darauf klicken und sie in Ihre E-Mail einfügen. So sparen Sie Zeit und Mühe.
Noch nicht verkauft? Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, habe ich fünf gängige, zeitsparende Vorlagen geschrieben, die Sie davon überzeugen, dass dies sinnvoll ist. (Aber zuerst müssen Sie sich einrichten. Wenn Sie ein Google Mail-Benutzer sind, finden Sie hier Anweisungen. Wenn Sie ein Outlook-Benutzer sind, werden diese als "Quick Parts" bezeichnet und Sie können sie sehen Hier.)
1. Um die Beantwortung zu verschieben
Manchmal können Sie eine schnelle Antwort auslösen. In anderen Fällen erfordert Ihre Antwort jedoch zusätzliche Überlegungen oder Nacharbeit. Da Sie die Person in der Zwischenzeit nicht ignorieren möchten, senden Sie diese, um sie wissen zu lassen, dass Sie antworten werden, wenn Sie können. Es sieht aus wie das:
2. Eine Situation entschärfen
Sie wissen, dass eines der schlimmsten Dinge, die Sie tun können, wenn die Spannungen hoch sind, darin besteht, jemandem zu sagen, wie Sie sich über E-Mails fühlen. Verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage, um sicherzustellen, dass Sie einen für den Arbeitsplatz geeigneten Ton verwenden, anstatt dies zu riskieren, wenn die Emotionen stark sind. Es sieht aus wie das:
3. Anweisungen weitergeben
Sagen Sie den Leuten ständig, wie sie auf Ihrer Website navigieren oder Ihre Datenbank verwenden sollen? Anstatt die Anweisungen immer wieder neu einzugeben, geben Sie sie einmal ein und Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, wenn Sie gestresst oder sehr beschäftigt sind (oder die ganze Woche über Arbeit wiederholen). Es sieht aus wie das:
4. Arbeiten mit niedriger Priorität anstoßen
Hast du zu viel auf deinem Teller? Halten Sie Ihre E-Mails kurz und ehrlich und bieten Sie Alternativen an. Versuche dies:
5. Senden eines Anhangs
"Bitte anbei finden …" muss eine der häufigsten E-Mail-Antworten sein, was es zu einem perfekten Kandidaten für eine vorgefertigte Antwortvorlage macht. (Hängen Sie die Datei unbedingt an, bevor Sie auf "Senden" klicken.) Versuche dies:
Durch das Speichern von E-Mail-Antworten können Sie Ihren Posteingang und Ihre Zeit verwalten. Auf diese Weise können Sie sie schreiben, wenn Sie sich besonnen fühlen und klar denken, und sie haben sie für diesen stressigen, zeitkritischen Tag griffbereit.
Vergessen Sie schließlich nicht, dass nur, weil sie gerettet sind, sie nicht in Stein gemeißelt sind. Sie können sie bei Bedarf jederzeit ändern, damit sie auch in Zukunft für Sie funktionieren.
