Email. Kann nicht damit leben. Ohne geht es nicht. Habe ich recht?
Letztes Jahr haben wir über 2, 5 Milliarden E-Mails verschickt. Und hier sind die schlechten Nachrichten. Trotz viel Ekel wird diese Zahl voraussichtlich nur zunehmen. Das Volumen ist ein Problem, ebenso wie die Zeit, die Sie damit verbringen. Tatsächlich wird berichtet, dass Sie es ungefähr 36 Mal pro Stunde überprüfen. 36 mal. In einer Stunde.
Sobald Sie sich mit dem Inhalt Ihres Posteingangs befasst haben, dauert es ungefähr 16 Minuten, bis Sie sich wieder auf Ihre anderen Arbeiten konzentrieren können. Oh, und wenn Sie ein Dokument benötigen, das irgendwo in Ihrer E-Mail vergraben ist, brauchen Sie ungefähr zwei Minuten, um es zu finden. Rechnen Sie nach: Dies führt schnell zu einer Beeinträchtigung Ihrer Produktivität.
Sie brauchen es, um Ihre Arbeit zu erledigen. Sie können es nicht einfach wie eine schlechte Angewohnheit ablegen. In der Tat ist es zweifellos etwas, auf das Sie sich stark verlassen, um Informationen, Genehmigungen oder Antworten von Kollegen zu erhalten, damit Sie Ihre Arbeit erledigen können.
Aber wenn Sie beim Senden von E-Mails nicht genau wissen, was Sie von anderen wünschen, oder wenn Sie keine guten Fragen stellen, denken Sie daran, dass dies 36 Mal pro Stunde geschieht? Sehen Sie, wie diese Schätzung erheblich zunimmt. Ich bezweifle, dass das ansprechend klingt. Hier sind vier Tipps, mit denen Sie den Austausch minimieren und beschleunigen und besser als je zuvor kommunizieren können.
1. Klären Sie Ihre Frage
Haben Sie jemals einem Kollegen eine Idee vorgeworfen und mit „Gedanken“ geendet? Wenn Sie jemandem Anregungen zu einem dringenden Termin, einer Projektleitung oder einer Empfehlung zu Optionen geben möchten, müssen Sie ihm etwas mehr geben spezifisch für die Arbeit mit. Schließlich möchte er nicht mehr Zeit damit verbringen, Ihre Nachricht zu entschlüsseln, als Sie damit verbringen möchten, seine Antwort zu lesen.
Wenn Sie gerade einen Plan gesendet haben, der Maßnahmen erfordert, anstatt mit den offenen und vagen „Gedanken“ zu enden, stellen Sie eine spezifische Frage, wie z. B.: „Was ist erforderlich, um diesen Plan bis nächste Woche realistisch umzusetzen? ? Lassen Sie mich wissen, ob ich irgendetwas tun kann, um es so schnell wie möglich zum Laufen zu bringen. “Ihr Kollege wird in der Lage sein, schnell und direkt zu antworten, und Sie erhalten eine viel bessere Antwortqualität.
2. Schnitt zur Jagd
Sarah, das Typ-A-Projektmitglied, mit dem Sie häufig zusammenarbeiten, möchte alles Wochen im Voraus haben. Sie ist wieder dabei. Sie erhalten eine E-Mail für eine Lieferung mit einer lächerlich kurzen Frist. Sie sind frustriert und versucht zu antworten: "Können Sie mir mehr Zeit für dieses Projekt geben?", In der Hoffnung, die Frist neu zu verhandeln. Wenn Sie dies tun, werden ein halbes Dutzend weitere Antworten benötigt, um die Zeitachse alleine aufzulösen.
Sagen Sie stattdessen Ihrem Kollegen, wozu Sie in der Lage sind, und belassen Sie es dabei. „Hey Sarah, ich habe jetzt drei andere priorisierte Projekte in meiner Warteschlange. Ich werde das bis zum Ende des Tages nächsten Donnerstag erledigen. Wenn ich es früher schaffen kann, werde ich es dich wissen lassen. Vielen Dank für Ihre Geduld. “Boom. Erledigt.
3. Hören Sie auf, Fragen zu stellen
Einige Nachrichten generieren unnötige E-Mails, weil Sie unbeabsichtigt Antworten einladen. Um dies zu vermeiden, hören Sie auf zu sagen: „Ergibt das für Sie einen Sinn?“ Sagen Sie stattdessen „Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.“ Wenn der Empfänger eine Frage hat, lässt er Sie wissen. Andernfalls wird er wissen, dass keine Antwort erforderlich ist.
Sie könnten auch mit etwas wie „Lassen Sie mich wissen, wenn wir uns nicht darauf einlassen“ oder „Lassen Sie mich wissen, wenn Sie darüber weiter sprechen möchten“ schließen. Diese prägnante Sprache macht deutlich, dass das Gespräch geschlossen ist, es sei denn, es gibt eine Problem am Ende des Empfängers.
4. Vernachlässigen Sie nicht den Titel
Die Betreffzeile Ihrer Nachricht lautet efficiency gold. Nutzen Sie diese Immobilien, um Ihren Lesern mitzuteilen, wie viel Aufmerksamkeit sie wann aufwenden müssen. Übernehmen Sie die überschüssigen E-Mails beim Pass.
Verwenden Sie Ihren Titel, um die Dringlichkeit, das Ergebnis und den Zeitplan anzugeben. Ein Titel könnte beispielsweise folgendermaßen lauten: "Aktion bis Freitagmittag erforderlich. |." Das Acme-Projekt ist für nächste Woche geplant. “
Jetzt weiß Ihr Leser, dass dies einige Aufmerksamkeit erfordern wird. Sie ist sich bewusst, dass es eine Frist für die Beantwortung und Arbeit gibt, auf die sie sich konzentrieren muss, um nächste Woche fertig zu werden. Diese einzige, konkrete Aussage verhindert eine Menge Hin und Her.
In Anbetracht dessen, wie viel Zeit und Aufmerksamkeit E-Mails sowohl als Absender als auch als Empfänger erfordern, können Sie sehen, wie Sie mit ein paar einfachen Techniken Nachrichten senden können, die weniger Antworten generieren und die allgemeine Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern oder Kunden verbessern . Wäre das nicht cool? Wenn Sie Ihre Kommunikation supereffizient gestalten, haben Sie nicht nur mehr Kontrolle über Ihren Posteingang, sondern Ihre Kollegen wissen auch zu schätzen, wie effizient Sie ihnen helfen.
Denken Sie jedoch daran, dass es manchmal am besten ist, das Gespräch offline zu schalten. Als Faustregel gilt: Wenn Sie das Problem in drei E-Mail-Austauschen nicht lösen können oder aufgrund eines verrückten langen Threads eine falsche Kommunikation auftritt, schlagen Sie eine Live-Konversation vor, damit Sie die Angelegenheit schnell lösen können.
