Auch wenn Sie nicht in einer Position sind, in der Sie viele Zahlen eingeben müssen, mussten Sie in Ihrer Karriere wahrscheinlich mindestens ein- oder zweimal Excel verwenden. Es ist eines dieser Programme, das in den verschiedenen Branchen so viele verschiedene Verwendungszwecke hat.
In einem meiner alten Jobs haben wir beispielsweise Excel nicht für die herkömmliche Berechnung von Finanzdaten oder die Erstellung von Diagrammen verwendet. Stattdessen haben wir eine Reihe von Tabellen verwendet, um die Kontaktinformationen der Mitarbeiter sowie die geplanten Fälligkeitstermine und anstehenden Projekte zu verfolgen. Und obwohl es definitiv ein nützliches Tool ist, hat es einige Einschränkungen - was mich zu meinem neuen Lieblingsersatz führt: Google Sheets.
Als ich anfing, es zu benutzen, trat ich mich selbst dafür, dass ich nicht früher gewechselt hatte. Es ist rationalisiert, einfach und mobilfreundlich. Es ist zwar kein perfekter Ersatz für Excel, aber es gibt eine Reihe von Situationen, in denen dies wahrscheinlich die bessere Option ist.
Hier ist, wenn ich empfehle, es zu Ihrer Tabelle Ihrer Wahl zu machen:
1. Sie arbeiten zusammen
In meiner früheren Position habe ich oft mit meinen Kollegen über Schaltschränke geschrien, um herauszufinden, wer die Excel-Datei, an der wir gearbeitet haben, auf ihrem Computer offen gelassen hat. Obwohl wir alle Zugriff auf die Tabelle hatten, stand es außer Frage, dass wir nicht immer Zugriff auf die aktuellste Version hatten, da immer nur eine Person sie aktualisieren konnte. Der Versuch, mehrere gespeicherte Iterationen zu sortieren, war ein enormer Aufwand - gelinde gesagt.
Also, es sei denn, Sie sind ein großer Fan von Dateien hin und her zu senden oder neue Versionen der gleichen Tabelle mehrmals am Tag zu speichern, ist Google der richtige Weg. Es ist cloudbasiert, dh, mehrere Personen können gleichzeitig auf die Datei zugreifen und sie verwenden. Alle Änderungen werden in Echtzeit wiedergegeben.
Es gibt auch die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Wenn Sie eine Frage dazu haben, warum einer Ihrer Partner eine Nummer geändert oder eine Spalte hinzugefügt hat (oder etwas wirklich), können Sie eine kurze Notiz hinzufügen. Außerdem gibt es eine Möglichkeit, den Revisionsverlauf anzuzeigen, falls Sie zu einer früheren Version zurückkehren möchten. Seine Funktionalität macht die Kommunikation zum Kinderspiel.
2. Sie ziehen Echtzeitdaten
Dies ist eine der coolsten Funktionen, die ich erst kürzlich entdeckt habe: Da das Programm von Natur aus mit Google verbunden ist, können Sie Formeln für Aktieninformationen, RSS-Feeds eingeben oder sogar die Übersetzungsfunktion von Google verwenden.
Dies bedeutet, dass Ihr Sheet automatisch Daten abrufen kann, die Sie möglicherweise zuvor manuell erfasst und kompiliert haben. Mir ist klar, dass dies eine Nischenverwendung ist, aber nehmen wir an, Sie möchten ein paar Aktien im Auge behalten. Sie müssen lediglich die Formel und den Namen des Börsentickers eingeben und voila: Sie haben einen persönlichen Tracker erstellt, der in Echtzeit aktualisiert wird (sofern Sie mit dem Internet verbunden sind).
3. Sie müssen häufig aktualisieren
Eines der ersten Dinge, für die ich Google Sheets (auf persönlicher Basis) verwendet habe, war, den Überblick über meinen Yoga-Unterricht zu behalten. Ich wollte Ort, Studio, Stunden und Anzahl der Schüler aus steuerlichen Gründen sowie für die Anhäufung von Unterrichtsstunden aufzeichnen. Blätter waren für mich am sinnvollsten, sowohl wegen der kostenlosen Funktion für mobile Apps als auch wegen des einfachen Formats.
Während die Verwendung eines Telefons für komplexe Formeln wahrscheinlich nicht ideal ist, war es perfekt für schnelle und häufige Updates, während ich unterwegs war.
Wenn Sie einen Computer herausziehen, um ein kleines Stück Daten hinzuzufügen, klingt dies wie eine lästige Arbeit. Sobald Sie die Informationen hinzugefügt haben, werden sie überall aktualisiert, nicht nur auf Ihrem Telefon.
Dies kann hilfreich sein, wenn Sie eine fortlaufende Liste von Personen führen, die Sie bei Networking-Veranstaltungen oder Kundenessen treffen. Ihr Arbeitsblatt kann Namen, Datum, Ort und alle Informationen enthalten, die Sie für Folge-E-Mails berücksichtigen möchten. Oder Sie können damit Ausgaben und Reisemeilen für Geschäftsreisen nachverfolgen.
Die Möglichkeiten, wie Sie das Programm unterwegs nutzen können, sind unbegrenzt. Im Gegensatz zu den meisten Apps (z. B. zum Budgetieren, Erstellen von Listen usw.) können Sie so viele Spalten und Zeilen erstellen, wie Sie benötigen.
4. Sie haben ein begrenztes Budget
Ich fasse mich kurz und bündig: Die Bettwäsche ist kostenlos; Excel ist nicht.
Wenn Ihr Unternehmen zahlt und Excel bevorzugt, möchten Sie dies natürlich tun (es sei denn, Sie sind in der Lage, ein klares Argument für den Wechsel zu liefern). Aber wenn das nicht der Fall ist, scheint die Wahl so klar zu sein.
Für den eingefleischten Excel-Benutzer gibt es bestimmt viele Gründe, warum Sie an Ihrem Programm festhalten - und es ist sinnvoll, daran festzuhalten, insbesondere, wenn Sie sich in einer Position als Finanz- oder Datenanalyst befinden und Tausende von Zellen verwenden Daten, die Sheets nicht verarbeiten kann.
Für einige von uns ist es jedoch einfach nicht sinnvoll, ein Desktop-basiertes Programm in einer Umgebung zu verwenden, in der die Zusammenarbeit zunimmt. Es kann Ihre Arbeit ein wenig erleichtern - und wer will das nicht?
